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Dunkelverarbeitung mit einem Dokumentenmanagement-System (DMS)

Dunkelverarbeitung mit dem DMS/ECM agorum core

“Dunkelverarbeitung” ist ein Begriff aus der Versicherungswirtschaft und beschreibt einen automatisierten Prozess, der ohne menschliches Zutun oder Eingreifen abläuft. Dafür braucht es automatisierte Prozesse und Vorgänge, die das steuern. Eine Spezialität des  DMS/ECM agorum core. Die “Dunkelverarbeitung” ist bei dem Großteil aller über 500 agorum-Kunden im Einsatz. Weit über die Versicherungsbranche hinaus. Wir berichten. 

Dunkelverarbeitung bedeutet Automatisierung

Es geht also um die Automatisierung von Vorgängen und die damit einhergehende Arbeitserleichterung. Die Versicherungsbranche hat den Begriff “Dunkelverarbeitung” geprägt, aber genau das selbe Prinzip ist in der Baubranche, bei Pflegediensten, in der Energiewirtschaft oder in Patentanwaltskanzleien im Einsatz. Die Liste liese sich endlos erweitern.

Welche Prozesse können automatisiert werden?

Prozesse, die “im Dunkeln” ablaufen können, gibt es zuhauf. Da wären etwa routinemäßig anfallende Tätigkeiten wie die automatische Rechnungsprüfung oder das automatische Erstellen und Versenden von Mahnungen. Aber auch Aufgaben, die nicht häufig auftreten, bei denen ein definierter Standard aber sinnvoll ist, können dunkel verarbeitet werden. Einladungen für Messen eignen sich beispielsweise wunderbar dafür, automatisiert an Kontakte verschickt zu werden. Die Einsatzmöglichkeiten der Dunkelverarbeitung erstrecken sich über alle Abteilungen in einem Unternehmen oder einer Institution. Hier nur ein paar Beispiele:

Die Vorteile der Dunkelverarbeitung

Schnelle Durchlaufzeiten und Steigerung der Effizienz

Durch die Automatisierung verkürzen Sie die Durchlaufzeiten Ihrer Vorgänge um ein Vielfaches und erhöhen zugleich deren Effizienz. Und da Zeit bekanntlich Geld ist, sparen Sie letztendlich Kosten ein. Die Fehlerquote wird deutlich geringer, und durch die automatisierten Prozesse können Sie zum Beispiel auch die Qualitätssicherung lückenlos gewährleisten. Das ist vor allem für ISO-zertifizierte Unternehmen wichtig.

Fachkräftemangel entgegenwirken und der jüngeren Generation Rechnung tragen

Fachkräfte sind heiß umworben und werden händeringend gesucht. Und die junge Generation fordert moderne, softwaregestützte Prozesse regelrecht ein. Mit staubigen Archiven wie zu Opas Zeiten werden Unternehmen ins Hintertreffen kommen. Aber umgekehrt wird die Arbeit mehr und muss mit weniger Ressourcen gemeistert werden.

Deshalb ist die Dunkelverarbeitung zum Beispiel in der Finanzabteilung mit ihren wiederkehrenden Routineaufgaben das beste Beispiel. Vollautomatisierte Prozesse erfassen Rechnungen, lesen alle Rechnungsdaten aus und legen sie am richtigen Ort und Stelle ab. Die Rechnungen werden im Workflow dem Sachbearbeiter zur Freigabe “vorgelegt” und anschließend an die Finanzbuchhaltung zur Buchung übergeben. Stimmt mal eine Rechnung nicht mit der Bestellung überein, meldet die Software eine Abweichung. Hier sind der Automatisierung kaum Grenzen gesetzt. Lesen Sie hierzu auch diesen Blogbeitrag. Durch die Dunkelverarbeitung sind die Prozesse mit deutlich weniger Ressourcen zu bewerkstelligen.

Automatisierte Prozesse machen weniger Fehler

Zudem erhöhen Sie ganz nebenbei auch Ihre Datenqualität, denn durch IT-gestützte Prozesse schleichen sich weniger Fehler ein. Ein Programm, welches Daten überträgt oder sie auf Korrektheit und Plausibilität prüft, arbeitet immer mit derselben Genauigkeit; es ermüdet nicht, es macht keine Fehler beim Abtippen. Außerdem sind die Möglichkeiten, wie Sie Daten digital erfassen und auch auswerten können, schier unendlich. Dies ist beim manuellen Bearbeiten allein schon vom zeitlichen Aspekt nicht leistbar. 

Holen Sie Ihre Mitarbeiter ins Boot

Achten Sie beim Definieren der Prozesse, die dunkel verarbeitet werden sollen, darauf, Ihre Mitarbeiter von Anfang an einzubeziehen. Durch die tägliche Arbeit wissen Sie am besten, wo Optimierungspotenziale schlummern. Schaffen Sie auch regelmäßige Austauschmöglichkeiten für die Mitarbeiter, die die gleichen oder ähnlichen Aufgaben erledigen. Sammeln Sie Best-Practice-Lösungen für bisherige, aber auch für zukünftige Kunden- oder Bearbeitungsprobleme. So bündeln Sie das individuelle Wissen von Einzelnen aktiv für alle Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen und erlauben eine stetige Verbesserung Ihrer Vorgänge. 

Steigerung der Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit

Die Beschleunigung Ihrer Bearbeitungszeiten sowie die genau auf den Kunden abgestimmten Informationen werden sich schon nach kurzer Zeit in Ihrer Kundenzufriedenheit wiederspiegeln. Außerdem können Sie ebenso gut zielgruppengenaue Marketingmaßnahmen automatisieren. Viele Kundenprobleme eignen sich ferner dazu, bestehende Prozesse zu hinterfragen und durch Workflows zu optimieren. Somit kommen Sie Reklamationen proaktiv zuvor und tun all Ihren Kunden etwas Gutes. Und: Sie werden zum Löser von Problemen, bevor diese bei Ihren Kunden auftreten. 

So arbeitet ein Dokumentenmanagement-System

Physische Prozesse werden durch automatisierte ersetzt

Im Einsatz bewährt haben sich Dokumentenmanagement-Systeme (DMS). Entstanden sind diese Systeme aus dem Antrieb heraus, Dokumente gezielt zu verwalten und zu steuern. Heute können sie allerdings schon wesentlich mehr als das. Vereinfacht dargestellt, liefern sie jedem Mitarbeiter im Unternehmen die richtigen Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort in der richtigen Form und im richtigen Kontext. Dazu strukturieren sie Daten, verarbeiten diese weiter und werten sie aus. 

Dreh- und Angelpunkt sind Metadaten

Ein DMS liest alle Dokumente in Ihrer Datenbank inklusive ihrer Metadaten aus – angefangen bei Ihren E-Mails über Vertragsunterlagen bis hin zu CAD-Zeichnungen. Anhand der erfassten Metadaten können die Dokumente sofort nach unterschiedlichsten Kriterien durchsucht bzw. gefiltert werden. Das System überprüft auch die Inhalte Ihrer Dokumente automatisch und reichert sie mit Zusatzinformationen an. Hierzu ein kleines Beispiel: Stellen Sie sich eine Rechnung vor. Beim Auslesen wird erkannt, dass die entsprechende Projektnummer nicht darauf angegeben wurde. Um diese Rechnung richtig zuzuordnen, fordert das DMS einen entsprechenden Mitarbeiter zur Eingabe der Nummer auf. Dieser tut wie ihm geheißen und der Workflow geht weiter; die Rechnung landet in der Buchhaltung. Hier wird eine weitere Zusatzinformation angereichert, nämlich das Metadatum “Rechnung offen”, das nach der vollzogenen Buchung automatisch in “Rechnung bezahlt” geändert wird. 

Das DMS/ECM kommuniziert mit anderen System und ist das Archiv

Doch damit nicht genug. Auch das Abspeichern nimmt Ihnen Ihr DMS ab – entsprechend der gesetzlichen Vorgaben und im richtigen Ordner – und verlinkt es auch selbstständig an relevanten Stellen. Über Schnittstellen werden die Daten zudem an Ihre bestehenden Drittprogramme wie ERP, CRM, etc. übertragen. Wiedervorlagefunktionen erinnern Sie automatisch daran, Verträge vor Ablauffristen zu verlängern oder zu kündigen, neue Kundentermine zu vereinbaren oder zu einem ausstehenden Angebot nachzuhaken. Ihre komplette Eingangspost steuert das DMS von selbst; weist sie Mitarbeitern oder Workflows zu. 

FAZIT

Sie sehen, ein DMS nimmt Ihnen durch automatisierte Vorgänge ziemlich viel Arbeit ab. So arbeiten Sie unternehmensweit effizient und produktiv. Das spart am Ende nicht nur Zeit, sondern vor allem auch Geld.

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Unternehmen, die auf der Suche nach einer DMS/ECM-Lösung sind und den Anspruch haben, Prozesse in der Dunkelverarbeitung abzubilden, sind herzlich zu einer Online-Demo eingeladen. Schicken Sie uns Ihre Terminanfrage hier.

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