Referenz agorum core

Software für die Baubranche: SCHLÜTER+THOMSEN setzt auf agorum core

Die Ingenieurgesellschaft SCHLÜTER+THOMSEN mit Sitz in Neumünster, Hamburg und auf Sylt besteht aus Spezialisten im Bereich der Technischen Gebäudeausrüstung (TGA), Licht- und Brandschutzplanung. Bei der digitalen Verwaltung der großen Bauprojekte setzt das Unternehmen auf das Dokumentenmanagementsystem (DMS) agorum core.

Kenner kennen SCHLÜTER+THOMSEN

SCHLÜTER+THOMSEN steht seit über 40 Jahren für solides Ingenieurhandwerk. Was sie tun, ist ab und zu sichtbar, aber oft im Verborgenen. Über 40 Spezialisten ihres Fachgebiets sorgen für reibungslose Technik in Gebäuden und Liegenschaften. Ein Blick in die Referenzliste spricht für sich. Ihre Auftraggeber sind das Who’s who der Bauherren, Planungsbüros und Architekten für Gebäude im Norden. Die Holstenhalle Neumünster, der Norwegenkai in Kiel oder Dockland in Hamburg: überall ist SCHLÜTER+THOMSEN inside.

Wir stellen vor:

Tim Cantzler | SCHLÜTER+THOMSEN
Jeanette Süßer | agorum Software

Aufseiten von SCHLÜTER+THOMSEN leitete Tim Cantzler das Projektteam, erarbeitete intern Workflows und Userstorys und gab Testergebnisse an Jeanette Süßer weiter, die das Projekt bei agorum betreute. Die Projektentwicklung erfolgte agil, das heißt in kleinen Sprintzyklen. Jede noch so kleine Funktion wurde so justiert, dass die Software maximal effizient ist und den realen Prozessen entspricht. Im Beitrag lesen Sie oft den O-Ton der Projektbeteiligten über den Einsatz des DMS in der Praxis. 

Kunde seit 2011 – zur Historie

SCHLÜTER+THOMSEN setzte zu Beginn das DMS agorum core zur Projektverwaltung ein. Es erfüllte seinen Zweck und funktionierte über die Jahre hinweg wie eine gut geschmierte Maschine. Aber wie mit allem, was in die Jahre kommt, wurden Funktionalitäten vermisst, beispielsweise das schnelle Suchen und Finden von Informationen. 

Wie auch in ihren Bauprojekten gingen die Ingenieur*innen analytisch vor: Es wurde eine Mitarbeiterbefragung durchgeführt sowie nach Pro und Contra gefragt. Es wurde ermittelt, welche Funktionen für die tägliche Arbeit wichtig wären etc. Der Weg führte über die Sichtung von zwei Wettbewerber-Produkten, und fündig wurden sie erneut bei agorum core. Das neueste Release hatte bereits viele Funktionen “serienmäßig”, und die Konfiguration wurde so realisiert, dass die Software das Tagesgeschäft höchstmöglich unterstützt. 

Digitale Verwaltung von komplexen Projekten

Ein zentraler Schwerpunkt beim Einsatz des DMS ist die Verwaltung der Projekte. SCHLÜTER+THOMSEN betreut beachtliche Bauvorhaben. Um die Komplexität plastisch zu beschreiben, ein Beispiel: der Neu- und Umbau des CITTI-PARK LÜBECK. Dort war S+T für die gesamte TGA-Planung sowie für Ingenieurleistungen im vorbeugenden Brandschutz zuständig. Die Projektlaufzeit ging über vier Jahre, und die Anzahl der Projektbeteiligten ist schwer zu schätzen, zählt man alle In- und Externen zusammen. Diese Parameter lassen erahnen, welche Datenmengen pro Projekt zu verwalten sind.

Die Rahmenbedingungen bei der Projektverwaltung:

  • SCHLÜTER+THOMSEN umfasst 3 Gesellschaften:
    • SCHLÜTER+THOMSEN Ingenieurgesellschaft mbH & Co. 
    • SCHLÜTER+THOMSEN Brandschutz GmbH & Co. KG
    • SCHLÜTER+THOMSEN Ingenieure für Elektrotechnik GmbH & Co. KG
  • Mitarbeiter*innen können für jede Gesellschaft tätig sein.
  • Projektteams umfassen mehrere Beteiligte aus interdisziplinären Bereichen: Planung, Zeichnern, Backoffice, Koordination, Buchhaltung, etc.
  • Viele und komplexe Projekte
  • E-Mails mit Informationen von hoher Relevanz (Prüfprotokolle, Abnahmen, Freigaben, Mängelberichte, Angebote, Rechnungen, etc.)
  • Korrespondenz mit großen Dateianhängen
  • Sicherstellung, dass die gesetzlichen Vorgaben zur Verarbeitung und Speicherung nach DSGVO und GoBD erfüllt werden.
  • Dokumentation der Projekte muss lückenlos und nachvollziehbar sein.
  • Informationen müssen zu jedem Zeitpunkt schnell gefunden und abgerufen werden.

„Das Update war ein Quantensprung“

So Jeanette Süßer. Bei SCHLÜTER+THOMSEN war das DMS von Anfang an für die Projektverwaltung im Einsatz. Es basierte auf der mittlerweile längst überholten desk4web-Technologie, bei der aufgrund des großen Technologiesprungs ein Update nicht so einfach möglich war. Dass es sich gelohnt hat, lesen Sie nachfolgend:

Vorher

  • agorum core war langsam und basierte auf Technologie, die zwischenzeitlich neun Jahre Weiterentwicklung zurücklag.
  • Aufgrund des “alten” Stands der Technik war das DMS fehleranfällig und die Anbindung an andere Systeme nicht gewährleistet.
  • Funktional konnten die Highlights, wie z. B. das information center, für das schnelle Suchen und Finden nicht genutzt werden.
  • Anwender*innen arbeiteten überwiegend über das Laufwerk.
  • Mobiles Arbeiten war nicht möglich.
Nachher
  • Es wurde eine leistungsstarke Infrastruktur implementiert: Datenbankbereinigung und Einführung Storage
  • Umstieg von Lucene auf Solr
  • Update auf das Release agorum core 9.4.0. 
  • Anwender*innen arbeiten überwiegend über die Module, wie zum Beispiel das information center, und nicht mehr über das Laufwerk.
  • Automatisierte Workflows unterstützen die Prozesse.
  • Mobiles Arbeiten und Zugriff auf die digitalen Projektakten ist möglich.

Jeanette Süßer | agorum:
SCHLÜTER+THOMSEN ist ein gutes Beispiel, dass es sich lohnt, Updates zu machen. Die Weiterentwicklungen, die zwischen der alten und neuen Version liegen, sind ein Quantensprung. Die gesamten Workflows und Prozesse haben wir agil und in engem Austausch entwickelt. Das Team von SCHLÜTER+THOMSEN hat vorbildlich getestet, und das Ergebnis floss in die Entwicklung ein. Heute vergibt die Projektkonfiguration automatisch Projektnummern und je nach Projekttyp  entsprechende Templates. Es besteht die Möglichkeit der Verknüpfung von Brandschutz- und TGA-Projekten. Aber ich glaube, die beliebteste Funktion ist das information center. Darüber werden Informationen enorm schnell gefunden. Was früher mühselig über das Laufwerk T durch das Anklicken von Ordnerstrukturen gesucht werden musste, ist heute mit wenigen Mausklicks auf dem Bildschirm. Das können sich viele gar nicht vorstellen.”

Beispiele, wie heute gearbeitet wird

1. Projekt-E-Mail-Adressen

Für jedes Projekt wird eine eigene Projekt-E-Mail-Adresse generiert. Das System erkennt diese und ordnet alle Mails diesem Projekt zu. Um den Kunden höchstmöglichen Service zu bieten, wird das Projektteam informiert, wenn es neue Nachrichten gibt. Damit ist sichergestellt, dass auch in Urlaubszeiten oder bei Terminen außer Haus Mails nicht unbeantwortet bleiben. Jede E-Mail, die innerhalb des Projektes verschickt oder empfangen wird, ist in der Projektakte abgelegt und archiviert. Nicht wie häufig verbreitet in persönlichen Postfächern.

Tim Cantzler | S+T: 
“Im Grunde genommen ist genau das eines der wichtigsten Bestandteile. Wir kommunizieren innerhalb der Projekte nur über unsere Projekt-E-Mail-Adressen, agorum ordnet diese automatisch den Projekten zu, und die entsprechenden Mitarbeiter bekommen eine Benachrichtigung. Da immer mehrere Mitarbeiter in einem Projekt gelistet sind, gibt es keine Abwesenheitsnotizen etc. mehr. SCHLÜTER+THOMSEN ist immer für die Projektpartner erreichbar, auch wenn sich jemand im Urlaub befindet.”

2. E-Mail-Signaturen, die sich flexibel anpassen

Die Mitarbeiter*innen können je nach Bauvorhaben in unterschiedlichen Funktionen tätig sein. Zum Beispiel für den Bereich der Ingenieurgesellschaft, des vorbeugenden Brandschutzes oder der Elektrotechnik. Deshalb werden zu Beginn bei der Anlage des Projektteams diese Spezifikationen hinterlegt. Das DMS generiert im Vorgang immer automatisch die richtige E-Mail-Signatur mit der jeweiligen GmbH.

Tim Cantzler | S+T:
“Unsere Signaturen werden automatisch angepasst. Das bedeutet, dass die Signatur korrekt dargestellt wird, egal ob es ein Elektro-, Brandschutz- oder Ingenieurgesellschafts-Projekt ist. Die Signaturen werden zentral verwaltet, sodass auch hier immer alles auf dem neuesten Stand ist. Die agorum-E-Mail-Funktion nähert sich immer mehr der bekannten Office-Version an und ist somit fast intuitiv zu bedienen. Unsere Projektstruktur ist innerhalb der agorum-Oberfläche dargestellt. Unsere Oberfläche ist unterteilt in Firmierung, Jahreszahl und eine fortlaufende Nummer. Innerhalb des Projektes ist es egal, in welchem Unterordner man sich befindet, es wird immer automatisch der korrekte Absender generiert. Das Versenden von falschen Absender-E-Mail-Adressen und Signaturen ist so auf ein absolutes Minimum reduziert.”

3. Interne Kommunikation über Notizen

Tim Cantzler | S+T: 
Die interne Kommunikation erfolgt zu 95 Prozent papierlos und über die Funktion ,Notizen‘Ein Beispiel: Die Planungsabteilung arbeitet auf PDF-Basis vor, das Dokument wird dann via Notizfunktion an die Zeichner übergeben. Das hat den Vorteil, dass intern keine Mails versendet werden und der aktuelle Projektstatus für alle einsehbar ist. Ein Blick in die Projektakte genügt, um zu sehen, dass die Kollegen den überarbeiteten Plan bekommen haben. Oder das Gegenteil, dass es noch gemacht werden muss. Ein weiterer großer Vorteil: Dadurch dass keine unnötigen Mails über den Mailserver verschickt werden, spart es große Speicherkapazitäten.” 

4. Suchfunktion über das information center

Mit dem Update auf agorum core 9.4.0 können alle Informationen, die im DMS über Metadaten erfasst sind, auch über eine Suchfunktion gefunden werden. Das kann man sich vorstellen wie bei der Google-Suche, nur noch viel dezidierter. Es ist der “Joker” bei der Suche nach Informationen, Daten, Dokumenten oder E-Mails. Wir können viel darüber schreiben, aber lesen Sie hier die Originalantwort des Projektleiters Tim Cantzler. 

Tim Cantzler | S+T: 
“Die Suchfunktion wird sehr viel und gern genutzt! Durch die Vielzahl unserer Projekte ist es mit einer normalen Windows-Suche kaum möglich, in einer angemessenen Zeit E-Mails, Dokumente, Zeichnungen etc. zu finden. Teilweise müssen wir nach Jahren, z. B. wenn es einen Erweiterungsbau gibt oder kurz vor Ablauf der Gewährleistungsfrist der Nachunternehmer, Dokumente suchen und finden. Selbstverständlich sind diese zwar in der Struktur abgelegt, jedoch nicht immer zu 100 Prozent gut benannt bzw. schnell auffindbar. Die agorum-Suche bietet durch die Vielzahl von Filtern eine sehr gute Möglichkeit, die Suche schnell einzugrenzen und so das Gesuchte zu finden. Diese Funktion erspart uns sicherlich mehrere Stunden Arbeit pro Jahr.”

5. Verwalten von Zeichnungen

Technische Zeichnungen sind Dreh- und Angelpunkt

Das Handling von Planungsdaten ist enorm wichtig: Sicherung, Versionierungen, Status müssen immer eindeutig sein, sowohl im Tagesgeschäft als auch bei längst abgeschlossenen Projekten. Dieser Prozess zwischen Planern und dem Zeichenbüro, auch Planlauf genannt, ist so konzipiert, dass es immer eindeutig ist, welches der aktuelle Plan ist und was wann wie versendet wurde.

Tim Cantzler | S+T:
„Zeichnungen, Pläne, Angaben oder Vorgaben durch externe Planungsbeteiligte und/oder andere Fachdisziplinen werden direkt im Projekt abgelegt. Auch hier haben wir intern eine vorgegebene Struktur, wie die Ablage zu erfolgen hat.

Unser Fazit:
  • Alle Mitarbeiter können so immer auf den aktuellen Stand der Planungen und Unterlagen zurückgreifen,
  • Historien sind transparent und nachvollziehbar, 
  • die Kommunikation ist zu 95 Prozent papierlos und
  • die Datensicherung ist redundant und so gesichert, dass nichts schiefgehen kann.”

6. Zeiterfassung innerhalb eines Projektes

Tim Cantzler | S+T:
Eine weitere Funktion ist die Zeiterfassung innerhalb eines Projektes. Es gibt Projekte, die nach Stunden abgerechnet werden. Damit die Mitarbeiter sehen, dass ein Projekt auf Stundenbasis zu bearbeiten ist, wird dies bereits beim Anlegen des Projektes farblich markiert. Somit ist die erste Hürde schon einmal genommen. Über eine kleine Eingabemaske können dann die geleisteten Stunden unter Angabe des Mitarbeiters, der Anzahl der Stunden, des Datums und einer kurzen Tätigkeitserläuterung in eine schreibgeschützte csv-Datei geschrieben werden.”

7. Mobiles Arbeiten von der Baustelle aus

Die Mitarbeiter*innen von SCHLÜTER+THOMSEN sind regelmäßig auf den Baustellen vor Ort. Früher mit den relevanten Plänen und Ordnern unterm Arm. Aber wie es so ist, war dann etwa das letzte Abnahmeprotokoll nicht dabei. D. h. man musste schnell die Kollegen im Büro anrufen, um die Planungsdaten abzustimmen. 

Als langjähriger agorum-Kunde wussten die Mitarbeiter*innen von S+T schon früh über die bevorstehende App-Entwicklung des agorum boost Bescheidder mobiles Arbeiten möglich macht. Deshalb waren die Ingenieur*innen die treibende Kraft, damit die Entwicklung vonseiten agorum auf Prio 1 gesetzt wurde.

Heute ist die gesamte Belegschaft für die App freigeschaltet. Auf den Baustellen können Fotos gemacht und direkt im Projekt abgelegt werden. Es können E-Mails empfangen und beantwortet werden. Vor Ort genauso wie im Büro und alles DSGVO-konform.

Tim Cantzler | S+T: 
Auch alle Dokumente aus der Datenbank lassen sich mobil öffnen; wir haben damit quasi unser Büro immer in der Hosentasche. Das hat bereits zu Neid auf der Baustelle geführt, wenn andere Gewerke sehen, wie einfach das geht …”

8. IT-Sicherheit spielt eine große Rolle

Das gilt sowohl beim Thema Datensicherung als auch für die eingesetzten Systeme. Dabei wurde und wird bis heute größter Wert darauf gelegt, dass keine Daten – in diesem Fall die gesamten Projektdaten – in Quellen gelangen, die außerhalb der Kontrolle von SCHLÜTER+THOMSEN sind. Es war auch eine bewusste Entscheidung für die Open-Source-Technologie, auf der agorum core basiert. Outlook wurde auf Projektebene abgelöst, und E-Mails werden über agorum core versendet und empfangen. 

Da war es nur konsequent, dass auch die App-Anwendung für das mobile Arbeiten zwingend eine DSGVO-konforme Lösung sein musste.

Jeanette Süßer | agorum: 
Das gesamte Projektwesen ist sicher und datenschutzkonform organisiert.”

„Wir müssen auch nach 20 Jahren den Überblick zu einem Projekt haben“

Schlüter und Thomsen Referenz agorum core

"Die technischen Daten sind das planerische Herzstück von Gebäuden. Für uns ist es essenziell wichtig, dass wir zu jedem Zeitpunkt Zugriff darauf haben. Auch Jahrzehnte nach Fertigstellung."

Sönke Reimers | Geschäftsführer

Der Gegend und dem runden Leder verbunden

Tief im Inneren des Stadions und des Nachwuchs-Leistungszentrums des KSV Holstein Kiel steckt die Expertise aus dem Hause SCHLÜTER+THOMSEN. Die innovativen S+T-Konzepte im Bereich Elektrotechnik und vorbeugender Brandschutz sorgen für die Sicherheit der Fans und Spieler*innen. S+T ist sogar Sponsor des Zweitligisten. Für das bevorstehende DFB-Pokalspiel gegen den FC Bayern München drücken wir fest die Daumen. Für Holstein Kiel!

14.01.2021 Nachtrag

Das Daumen drücken hat sich gelohnt. Gestern hat der Zweitligist Holstein Kiel den Rekordmeister FC Bayern München geschlagen. Zu dieser Spitzenleistung unsere herzlichsten Glückwünsche!

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