Open Source Dokumentenmanagement

Alles, was Sie zur Umsetzung Ihrer Digitalisierungsstrategie benötigen, in einem zentralen System vereint.

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Jahre Erfahrung

Kennen Sie das?

  • Ich habe keinen Überblick mehr, was gerade in meinem Unternehmen los ist.
    Laufend rufen mich Kunden an und beschweren sich darüber, dass sie keine Antwort erhalten.
  • Wir haben so viele Systeme im Einsatz und werden trotzdem nicht effizienter.
    Alles ist verstreut und mehrfach vorhanden. Ich habe gar keine Kontrolle mehr über die Daten meines Unternehmens. Außerdem kosten die Systeme unheimlich viel Geld und Zeit, um sie einzeln zu warten.
  • Wo befindet sich das Dokument oder die E-Mail noch mal?
    Auf dem Fileserver? In einem E-Mail-Anhang? Ausgedruckt auf dem Schreibtisch eines Kollegen?
  • Arbeite ich gerade wirklich mit der aktuellsten Version?
    Oder hat jemand anderes das Dokument geändert und woanders gespeichert?
  • Wie ist der Stand zum aktuellen Vorgang?
    Welcher Kollege ist da grad dran und wer hat was bisher wann gemacht?
  • Auf welchem Schreibtisch liegt die Akte des Kunden gerade?
    Ich muss ganz dringend eine Kundenanfrage bearbeiten.
  • Wie soll ich diese große Datei an den Kunden schicken?
    Mein E-Mail-Programm lässt nur 10 MB zu.
  • Was wurde mit dem Kunden abgesprochen?
    Ich habe keinen Überblick, weil alles in zig Systemen verteilt ist.
  • Ich brauche Zugriff auf die Akte, bin aber im Homeoffice.
    Leider liegt die Akte in Papierform auf meinem Schreibtisch im Büro.
  • Wo finde ich den Vertrag von vor 10 Jahren?
    Muss ich jetzt in den Keller gehen und im Archiv herumkramen?
  • Der Kunde ruft an und will wissen, was mit seiner Anfrage ist.
    Die liegt schon seit 3 Wochen beim Kollegen, der aber leider gerade krank ist.
  • Laufend fragen mich die Kollegen, wo was zu finden ist.
    Das Suchen und Auskunft geben kostet so unendlich viel Zeit.
  • ... und viele weitere Herausforderungen, die es zu meistern gilt!

Erlangen Sie die Kontrolle über Ihre Unternehmens-daten und -prozesse

Mit dem Open Source Dokumentenmanagement agorum core bündeln Sie alle Ihre Unternehmensinformationen und -prozesse digital in einem zentralen System und machen diese über zahlreiche Schnittstellen überall in Ihrem Unternehmen verfügbar.

In einer Live-Demo zeigen wir Ihnen gerne, wie die Zukunft der Digitalisierung Ihres Unternehmens aussehen kann. Kostenfrei und unverbindlich.

Das erwartet Sie

Stellen Sie sich vor, Sie benötigen nur noch ein einziges System, um alle Herausforderungen in Ihrem Unternehmen zu meistern.

Völlig egal mit welcher Schnittstelle oder über welchen Prozess, alle arbeiten immer mit den gleichen Daten. Konsistent und stets nachvollziehbar.

Erleben Sie Ihre digitale Zukunft in einer Live-Demo. Kostenfrei und unverbindlich.

  • Machen Sie alles zentral verfügbar.
    Alle Daten und Unternehmensprozesse sind in einem System gebündelt und konsistent überall verfügbar.
  • Bilden Sie Ihre Unternehmensprozesse digital ab.
    Egal ob Rechnungsverarbeitung, Posteingang oder Urlaubsantrag – jede Art von Prozess ist digital abbildbar.
  • Automatisieren Sie lästige und wiederkehrende Aufgaben.
    Entlasten Sie Ihre Mitarbeiter und minimieren Sie Fehler bei häufig wiederkehrenden Aufgaben.
  • Finden Sie alles mit der zentralen Suche.
    Finden Sie mit einer einzigen Suchanfrage genau das, was Sie benötigen. Mit der leistungsstarken Suche von agorum core finden Sie alles: Dokumente, E-Mails, Anhänge, Vorgänge usw.
  • Setzen Sie auf Open Source.
    Behalten Sie die volle Kontrolle über Ihre Daten. Machen Sie sich nicht von anderen abhängig.
  • Sparen Sie bei Wartung und Schnittstellen.
    Viele Systeme bedeuten hohe Wartungs- und Betriebskosten. Zudem entstehen enorme Kosten aufgrund der vielen Schnittstellen zwischen den Systemen, weil sie ggf. erst mühsam angepasst werden müssen.
  • Bleiben Sie updatefähig – jetzt und in Zukunft.
    Setzen Sie auf ein standardisiertes System, das trotz seiner Anpassungsfähigkeit immer updatefähig bleibt.
  • Bleiben Sie flexibel.
    Die Konfigurierbarkeit ist Bestandteil der DNA von agorum core – hochgradig an Ihre individuellen Bedürfnisse anpassbar und dennoch updatefähig.
  • Nutzen Sie die Vielfalt an Schnittstellen.
    agorum core besitzt eine Vielzahl an Standardschnittstellen, sodass Sie das System überall in Ihrem Unternehmen einsetzen können.
  • ... und viele weitere Vorteile!

Highlights

agorum core Überblick

Eine Rechnung kurz mal von unterwegs freigeben?

Egal ob Homeoffice oder mobiles Arbeiten: Dank eines zentralen Systems haben Sie alle Informationen an einem Ort digital verfügbar. Alle Aufgaben, die bisher nur im Büro bearbeiten werden konnten, erledigen Sie jetzt bequem von unterwegs.

Jetzt mobil arbeiten

Gestalten Sie digitale Geschäftsprozesse individuell und visuell. Leiten Sie digitale Dokumente, Informationen und Aufgaben effizient durch Ihr Unternehmen und behalten Sie so die Kontrolle und den Überblick

Mit dem agorum core workflow 3.0 bilden Sie sämtliche Unternehmensprozesse digital im Dokumentenmanagement-System ab und ermöglichen problemlos ein modernes Arbeiten, auch im Homeoffice.

Jetzt Geschäftsprozesse optimieren

Alle Dokumente und Daten liegen gebündelt im zentralen elektronischen Dokumentenmanagement-System. Deshalb finden Ihre Mitarbeiter mit einer einzigen leistungsstarken Volltextsuche alles auf Knopfdruck, was sie für ihre Arbeit benötigen.

Alles durchsuchbar machen

Ihre Mitarbeiter finden alle Informationen zu Projekten und Kunden immer gebündelt in der zentralen Dokumentenmanagement-Software. Mit übersichtlichen Dashboards sind alle wichtigen Dokumente und Daten auf einen Blick verfügbar. Das erspart die Suche in verschiedenen Systemen und verbessert Ihren Kundenservice.

Demo vereinbaren

Ihre Teams diskutieren immer direkt an der betreffenden Aufgabe, E-Mail, Dokument oder Projekt. Alle Unterhaltungen werden als Chatverlauf übersichtlich und nachvollziehbar gespeichert und sind jederzeit wieder auffindbar.

Die Social Collaboration-Funktion können Sie an allen Objekten nutzen.

Teamchats jetzt einführen

Ganz gleich, ob Ihre Mitarbeiter direkt in agorum core, mittels Explorer oder auf dem Smartphone arbeiten: Die Daten sind immer dieselben. Die Suche nach der aktuellsten Version hat sich damit ebenso erledigt wie der aufwendige händische Transfer von Dateien in verschiedene Systeme.

Demo vereinbaren

Live erleben

Kostenlose Live-Demo, basierend auf Ihren Anforderungen.

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Was unsere Kunden sagen

Was bedeutet digitale Unabhängigkeit?

Stellen Sie sich vor, Sie haben Ihre gesamten Unternehmensprozesse und Daten auf einer der Cloud-Plattformen der bekannteren Hersteller aufgebaut. Der Krux daran: Sie begeben sich in eine komplette Abhängigkeit zu diesen Herstellern, und Ihr gesamtes Unternehmen ist der Kontrolle dieser Plattformen unterlegen. Was tun, wenn dieser Hersteller seine Plattform so abändert, dass Ihre Prozesse nicht mehr so funktionieren, wie sie sollten? Was passiert dort genau mit Ihren sensiblen Unternehmensdaten? Was ist, wenn Sie die Daten und Prozessabläufe wieder zu sich holen möchten? Das ist schlichtweg nicht möglich, außer Sie fangen ganz von vorne an.

Mit einer Open-Source-Plattform behalten Sie Ihre “digitale Unabhängigkeit”. Sie sind Herr über Ihre eigenen Daten und Unternehmensprozesse. Im Gegensatz zu gängigen Cloud- Lösungen prominenter Hersteller haben Sie die volle Kontrolle über die Software, die Sie für Ihre digitale Unternehmensstrategie einsetzen. Sie wissen genau, was mit Ihren Daten passiert und wie diese verwendet werden. So sichern Sie die Zukunft Ihres Unternehmens.

Ist Digitalisierung notwendig?

Wenn Ihr Unternehmen auch in Zukunft noch Bestand haben soll, dann müssen Sie nicht nur über das Thema “Digitalisierung” nachdenken, sondern es auch umsetzen.

Die Digitalisierung sorgt dafür, dass Prozesse schlanker und nachvollziehbarer ablaufen. Aber Achtung: Digitalisierung bedeutet nicht, dass Sie jetzt mit blindem Aktionismus zig Systeme einkaufen oder sich “schnell” in die Abhängigkeit einer oder mehrerer Cloud-Plattformen begeben. Digitalisierung muss wohlbedacht und strategisch umgesetzt werden.

Was ist digitale Prozessoptimierung?

Jedes Unternehmen hat viele interne Prozesse, die eingehalten werden müssen, damit alles reibungslos läuft. Von der Bearbeitung einer Kundenanfrage bis hin zur Abwicklung einer Reklamation oder der Freigabe einer Rechnung ist alles dabei.

Oftmals geraten diese Prozesse ins Stocken, weil beteiligte Personen entweder nicht verfügbar sind (krank, im Urlaub, im Homeoffice) oder wichtige Dinge im Alltag einfach untergehen oder zu lange liegen bleiben. Oftmals werden Themen auch zwischen Tür und Angel erledigt und sind dann überhaupt nicht mehr nachvollziehbar.

Die digitale Prozessoptimierung sorgt für Transparenz im Prozess. Jederzeit ist nachvollziehbar, wo und bei wem ein Prozess gerade liegt. Digitale Prozesse sind auch überall verfügbar, egal ob im Büro, im Homeoffice oder von unterwegs. Im Falle eines personellen Ausfalls kann ein Kollege problemlos die Arbeit genau da aufnehmen, wo der ausgefallene Kollege aufgehört hat und jederzeit nachvollziehen, was seither passiert ist und gemacht wurde.

Digitalisierung macht Homeoffice nachvollziehbar

Viele Unternehmer haben in der heutigen Zeit ein Problem mit dem Thema “Homeoffice”. Das liegt zum einen daran, dass die notwendige Daten-Infrastruktur fehlt und wichtige Informationen im Homeoffice einfach nicht zur Verfügung stehen; zum anderen aber vor allem am mangelnden Vertrauen gegenüber den Mitarbeitern.

Im Büro hat man noch das vermeintliche Gefühl der Kontrolle. Zumindest sind die Mitarbeiter anwesend. Allerdings spielt auch das keine Rolle, weil alleine Anwesenheit keinerlei Aussage darüber trifft, ob jemand sinnvolle Arbeit verrichtet oder nicht. Dieses “Gefühl” fehlt im Homeoffice jedoch gänzlich.

Durch die Digitalisierung von Prozessen werden Aufgaben nachvollziehbarer. Dabei geht es nicht um die Kontrolle von Mitarbeitern, sondern darum, dass im Rahmen der Prozesse jeder Mitarbeiter genau weiß, was er wann zu tun hat und die Dinge im Rahmen der Prozesse auch zeitnah erledigt. Durch die digitale Abbildung werden die einzelnen Bearbeitungsschritte so transparent, dass diese statistisch ausgewertet werden können. So kann ein Unternehmer genau sehen, wie es um die Performance in seinem Unternehmen bestellt ist und gezielt an den notwendigen Stellschrauben drehen und optimieren.

Digitalisierung macht attraktiv

Sie suchen gut ausgebildete Fachkräfte und möchten gleichzeitig Ihre vorhandenen Fachkräfte behalten?

Das schaffen Sie nur mit einem modernen Arbeitsplatz. Gerade der Nachwuchs möchte ungern bei einem Unternehmen arbeiten, bei dem der Arbeitsalltag ausschließlich aus Notizzetteln und Papierblöcken besteht. Auch das Thema “Homeoffice” spielt eine immer wichtigere Rolle. Niemand hat Lust, Arbeiten zu erledigen, die stumpf sind und sich wiederholen.

Die Digitalisierung hilft Ihnen, einen attraktiven Arbeitsplatz zu gestalten und wiederkehrende, langweilige Aufgaben zu automatisieren. Auch Themen wie “Homeoffice” sind dann kein Problem mehr.

Was ist Dokumentenmanagement?

Dokumentenmanagement ist weitaus mehr, als der Begriff vermuten lässt. Es geht nicht nur um das “Managen” von Dokumenten. Oftmals spricht man an dieser Stelle auch von Enterprise Content Management (ECM) oder Enterprise Information Management (EIM).

Es geht dabei um die Verwaltung sämtlicher Inhalte, die in einem Unternehmen vorkommen (Dokumente, E-Mails, Kundeninformationen usw.), und darum, diese sinnvoll zu verknüpfen sowie in Prozessen verfügbar zu machen. Auch die Abbildung der Prozesse selbst ist Bestandteil eines solchen Systems.

Es geht darum, Dinge zu automatisieren, die seither mühsam von Hand erledigt wurden. Beispielsweise das Erfassen einer Rechnung mit all ihren Positionen und das Prüfen und Freigeben eben solcher.

Digitalisierung sorgt für gesundes Wachstum

Setzen Sie auf digitalisierte Geschäftsprozesse und Automatisierung von immer wiederkehrenden Aufgaben, haben Sie die Grundlage für ein gesundes Wachstum Ihres Unternehmens erreicht.

Sie vermeiden dadurch, dass das Durchführen von wichtigen Aufgaben in Ihrem Unternehmen von dem Wissen weniger Mitarbeiter abhängt. Das Wissen steckt dann quasi in der Definition der Prozessautomatisierung.

Neue Mitarbeiter sind sofort produktiv, weil eine digitale Prozessteuerung sie an die Hand nimmt und selbst durch komplexeste Abläufe führt. Auch bei einem Personalwechsel geht das Wissen nicht verloren.

Durch die digitale Abbildung Ihrer Geschäftsprozesse ist es auch nicht mehr notwendig, dass die beteiligten Personen zeitgleich und am gleichen Ort verfügbar sein müssen. Auf diese Weise können Sie Ihr Unternehmen weltweit problemlos skalieren.

Was passiert, wenn Sie nicht digitalisieren?

Wenn Sie sich der Digitalisierung Ihres Unternehmens verweigern, dann hat das fatale Folgen für die Zukunft Ihres Unternehmens. Dazu gehören beispielsweise:

  • Fähige Mitarbeiter werden sich nach einem attraktiveren Arbeitgeber umsehen, und neue Mitarbeiter zu finden wird zunehmend schwieriger. Themen wie “Homeoffice” können Sie nicht anbieten, weil die Bearbeitung der Prozesse eine Anwesenheit voraussetzt.
  • Kunden erwarten eine schnelle Bearbeitung ihrer Bedürfnisse. Sei es eine Bestellung, eine Reklamation oder anderes. Verzichten Sie auf Digitalisierung und Automatisierung, geht das stark zu Lasten Ihrer Performance und auch Nachvollziehbarkeit.
  • Sie können nicht wachsen (skalieren). Je mehr Mitarbeiter Sie einstellen, desto mehr wird sich der Reibungsverlust von händischen Prozessen und nicht nachvollziehbaren Abläufen zeigen. Vieles hängt von Einzelpersonen ab, die dann immer weiter belastet werden.

Über 20 Jahre Erfahrung

Unsere Digitalisierungsexperten stehen Ihnen gerne zur Seite und helfen Ihnen zu Ihrem erfolgreichen Digitalisierungsprojekt.

Dokumentenmanagement leicht gemacht – dank Open-Source-System

Bürokratie ist der Feind eines jeden effektiv arbeitenden Unternehmens. Ein effektives System zum Dokumentenmanagement ist daher einer der Grundpfeiler für ein effizientes Unternehmen. Erfahren Sie, wie agorum core Ihnen dabei hilft, Rechnungen, Angebote, Belege und alle sonstigen Dokumente im eigenen Unternehmen übersichtlich zu managen und jederzeit bereitzustellen.

Warum ein System zum Dokumentenmanagement wichtig ist

Im Unternehmensalltag fallen allerlei Dokumente an. Angefangen von Angeboten an Kunden, Lieferbelege, Rechnungen bis hin Buchungsbelegen im Finanzwesen. All diese gilt es effizient zu managen, damit keine wertvolle Zeit verloren geht. Dabei arbeiten auch heute noch viele Unternehmen mit einfachen Windows-Ordnern, in denen die betreffenden Dokumente abgelegt werden.

Daraus können sich zahlreiche Probleme ergeben, wie zum Beispiel:

  • Langes Suchen nach den richtigen Dokumenten
  • Unübersichtliche Ordnerstruktur
  • Zeitintensive Einarbeitung neuer Mitarbeiter

In manchen Unternehmen geht es gar so weit, dass jeder Mitarbeiter sein eigenes Ablagesystem für Dokumente verfolgt. Vor allem in Fällen von Krankheitsvertretungen oder dem Ausscheiden der entsprechenden Mitarbeiter stehen nicht nur die Kollegen, sondern das ganze Unternehmen vor einem großen Problem.

Mit einem effektiven Dokumentenmanagement-System schaffen Sie eine klare Struktur im eigenen Unternehmen. Das bringt nicht nur Übersicht und einfach zu vervielfältigende Standards mit sich, auch wertvolle Zeit kann dadurch eingespart werden. So lassen sich die internen Arbeitsprozesse effektiver gestalten.

Was ist agorum core?

agorum core bietet Ihnen ein effizientes Dokumentenmanagement auf Open-Source-Basis. Einmal installiert, spiegelt das System die eigene Arbeitsweise wider. Dabei liegen die einzelnen Daten nicht irgendwo verstreut auf der Festplatte herum, sondern befinden sich geordnet im agorum core-System. Gleichzeitig sind sie weiterhin über die gebräuchlichen Wege als Fileserver jederzeit abrufbar.

agorum core operiert als Fileserver. Dadurch lässt es sich problemlos mit bereits vorhandenen Systemen verknüpfen.

So haben Sie nicht nur alle relevanten Dokumente an einem Platz, es lassen sich auch verschiedene Daten einzelner Belege auslesen. Beispielsweise können Sie auf mehreren Rechnungen Metadaten oder einzelne Rechnungspositionen, deren Menge und Einzelpreise auslesen, filtern und für die weitere Auswertung aufbereiten.

Was macht agorum core so besonders?

Der wichtigste Punkt eines jeden Dokumentenmanagement-Systems ist die dadurch gewonnene Zeitersparnis. Mit agorum core müssen Sie nicht mehr in drei, fünf oder mehr einzelnen Systemen nach den gewünschten Dokumenten suchen. Von der E-Mail über Angebote bis hin zur Rechnung sind alle relevanten Dokumente zu einzelnen Geschäftsvorgängen in einem System miteinander verknüpft.

Dadurch kann innerhalb Ihrer Organisation wertvolle Zeit eingespart werden, die Sie und Ihre Mitarbeiter für die Konzentration auf das eigentliche Tagesgeschäft viel effektiver einsetzen können. Über 2,4 Millionen agorum-User und über 500 aktive Kunden von agorum core bestätigen diese Erfahrung über die Erleichterung des eigenen Arbeitsalltags.

agorum core open vs. agorum core pro – lohnt sich die Pro-Version?

Das zentrale Dokumentenmanagement-System agorum core können Sie in der Open-Version kostenlos nutzen. Doch nicht nur der Preis unterscheidet die Open- und die Pro-Version voneinander. Für agorum core pro gibt es einige schlagende Argumente, welche die Arbeit in Ihrem Unternehmen noch effizienter machen können:

1. agorum core open arbeitet mit Standardprozessen. In Ihrem Unternehmen setzen Sie jedoch eigene Standards. In der Pro-Version von agorum core bestimmen Sie selbst, wie der Standard aussieht, und erhalten ein auf Ihre Arbeitsweise angepasstes System, das sich damit perfekt in die bestehenden Unternehmensprozesse einfügen lässt.

2. Als agorum core pro-Kunde erhalten Sie gleichzeitig einen individuellen Wartungsvertrag für Ihr System. Sobald sich Fehler im Programm auftun oder Sie Unterstützung benötigen, sind wir für Sie da. Im Gegensatz zur Open-Version müssen Sie also nicht erst warten, bis eine neue Version gelauncht wird.

3. agorum core pro bietet Ihnen zahlreiche Module zur Erweiterung und Möglichkeiten der individuellen Anpassung des Systems auf Ihre eigenen Bedürfnisse.

Außerdem lassen sich in der Pro-Version von agorum core zahlreiche Automatismen einrichten, mit denen manueller Aufwand im Arbeitsalltag eingespart werden kann und somit mehr Zeit für die wesentlichen Dinge im Unternehmen bleibt.

Der Umstieg von der kostenlosen Open-Version ist dabei durch ein einfaches System-Update erledigt. Damit bleiben Ihre Daten und die gewohnte Bedienung erhalten, und die zusätzlichen Funktionen können umgehend genutzt werden.

Kontaktieren Sie uns am besten noch heute, um schnellstmöglich von einem effektiven Dokumentenmanagement-System in Ihrem Unternehmen profitieren zu können!

Live-Demo

In einer Live-Demo zeigen wir Ihnen gerne, wie die Zukunft der Digitalisierung Ihres Unternehmens aussehen kann. Kostenfrei und unverbindlich.