Der digitale Rechnungseingang: Kaum ein Bereich in der Digitalisierung hat einen größeren Effekt hinsichtlich Einsparungen wie die digitale Rechnungsverarbeitung. Geringere Fehlerquoten, die Einhaltung von Fristen und die revisionssichere Archivierung sind ausschlaggebende Argumente, warum es sich lohnt, diesen Bereich zu digitalisieren. Welche Vorteile das hat, erklären wir ganz praxisnah an Beispielen.
Digitaler Rechnungseingang
Er gehört sicher mit zu den häufigsten Einsatzbereichen unserer Software agorum core. In dem Modul, das die Rechnungen verarbeitet, stecken 20 Jahre Entwicklung, und es ist heute so ausgereift, dass wir ganz selbstbewusst sagen: es ist State of the Art.
Unter allen Digitalisierungsthemen ist die Rechnungsverarbeitung mit die effizienteste Umstellung von analog auf digital. Jedem ist bewusst, dass der Rechnungsprozess teuer ist: Personal, hohe Zeitaufwände für die Erfassung und Verarbeitung und Platz für die Archive, denken wir nur an die Aufbewahrungsfristen.
Beispiel aus der Mineralölbranche
Beispielrechnung
- 9 Seiten
- 549 Rechnungspositionen
- 3 Sorten (Diesel, AdBlue, Heizöl). Alle darunterliegenden Positionen müssen in Bezug zu diesen 3 Sorten gebracht werden.
Die Erfassung dieser Rechnung dauert in agorum core nur wenige Sekunden.
Was passiert digital - ganz simpel erklärt
Rechnung auslesen
- Rechnung geht ein.
- Rechnung durchläuft den OCR.
- Rechnung wird ausgelesen.
- Workflow startet.
Rechnung verarbeiten
- Rechnungseingang Buchhaltung
- Fachliche Prüfung
- Sachlliche Prüfung
- Freigabe
Rechnung an Fibu übergeben
- Die Rechnung wird an die Finanzbuchhaltung wie z. B. DATEV, Sage, SAP, FibuNet, Diamant, CSS usw. übergeben.
Rechnungsläufe sind in jedem Unternehmen anders
Rechnungsläufe / Workflows sind mitunter tief verschachtelt und werden in agorum core immer so konfiguriert, dass sie den Prozessen des Unternehmens entsprechen. Erst dadurch wird Digitalisierung effizient.
Die 2 wichtigsten Parameter, die die Komplexität bestimmen:
1. Automatisierungsgrad
Die Möglichkeiten des Automatisierungsgrades von Rechnungen reichen vom einfachen Auslesen von wenigen Metadaten bis hin zu vollautomatisierten Prozessen. Das bedeutet positionsgenaues Auslesen und Abgleichen mit weiteren Systemen wie zum Beispiel einem ERP. Final werden die Daten an die Fibu übergeben.
2. Komplexität der Rechnungsläufe / Freigabeprozesses
Kein Rechnungslauf gleicht dem anderen. Dahinter stecken Wenn-dann-Regeln. Ist z. B. ein Rechnungsbetrag größer als ein bestimmter Wert, muss die Rechnung zuerst von einem Abteilungsleiter freigegeben werden. Oder ein Fachbereich kann ab einem bestimmten Rechnungsbetrag eine Freigabe erst nach der Prüfung durch den Einkauf erteilen. Ein anschauliches Beispiel für einen Freigabeprozess in der Baubranche finden Sie im weiteren Verlauf dieses Blogbeitrags.
Wodurch unterscheidet sich agorum core von anderen Wettbewerbern?
Schnittstellen und Anbindungen
Das DMS/ECM agorum core ist äußerst schnittstellenfreundlich und lässt sich problemlos an ERP und Warenwirtschaftsprogramme anbinden. Das heißt, es verknüpft Informationen aus dem ERP / Einkauf oder aus einem Bestellprozess mit der Rechnungslegung. Es stellt somit das Bindeglied zwischen den Systemen dar.
Auslesen, abgleichen und verarbeiten
Dem Auslesen und Abgleichen der Rechnungen sind in agorum core kaum Grenzen gesetzt. Neben dem klassischen Abgleich der Netto- und Bruttobeträge kann auch ein Abgleich mit der Bestellung und dem Lieferschein erfolgen. Würden hier Angaben abweichen, käme vom System z. B. die Meldung “Stückzahl stimmt nicht mit Lieferschein überein”. Darüber hinaus kann eine Duplikatsprüfung sicherstellen, dass die Rechnung nicht doppelt im System ist. Eine detaillierte Beschreibung finden Sie in diesem Blogbeitrag. In der Versicherungsbranche ist dieser Prozess auch unter dem Begriff Dunkelverarbeitung bekannt.
"Spezialitäten" und Individuallösungen
Jede Branche hat ihre Eigenheiten. Ein Beispiel: In der Baubranche ist es durchaus Gang und Gebe, dass Rechnungen vom Empfänger geändert werden – ohne dies mit dem Lieferant abzustimmen. Stückzahlen werden korrigiert, und der Preis entsprechend angepasst. Hierzu ein Beispiel:
Beispiel aus der Baubranche
Beispielrechnung
- Projektleiter erhält die Rechnung über den Workflow.
- Projektleiter korrigiert die Rechnungspositionen nach tatsächlichem Aufwand.
- Dies erfolgt ohne Rücksprache mit dem Rechnungssteller.
Beispielrechnung abgeändert:
- In agorum core wird mit den modifizierten Rechnungspositionen eine neue Rechnung generiert.
- Die Rechnung wird an die Fibu übergeben.
- Die Software archiviert sowohl die ursprüngliche als auch die neue Rechnung.
- Es wird eine automatisierte E-Mail an den Rechnungssteller erstellt, in der der neue Rechnungsbetrag mitgeteilt wird.
Das Beispiel aus der Baubranche, wo Änderungen an der Rechnung nicht mit dem Rechnungssteller abgesprochen werden, hat selbst uns erstaunt. Aber es ist ein gutes Beispiel, und es zeigt, dass Workflows bei jedem Unternehmen und Branchen anders aufgebaut sind.
10 Vorteile des digitalen Rechnungseingangs:
- Fehlerfreie Erfassung der Rechnungsdaten
- Automatische rechnerische Kontrolle (Summen/USt)
- Automatischer Abgleich mit Lieferscheinen und Bestellungen
- Automatische Prüfung der Stamm- und Bankdaten
- Schnellere Verteilung der digitalen Rechnungen im eigenen Unternehmen
- Digitale Rechnungen können parallel bearbeitet und freigegeben werden
- Volle Kontrolle über den Prozess – jederzeit wissen, wie der Bearbeitungsstand ist
- Skontotermine und Zahlungsfristen werden sicher eingehalten
- Automaische, revisionssichere Ablage nach GoBD
- Kein kostspieliges Papierarchiv mehr nötig
Buchen Sie jetzt eine Online-Demo
Unternehmen, die Ihre Rechnungsprozesse von analog auf digital umstellen möchten, sind herzlich zu einer Online-Demo eingeladen. Sprechen Sie mit unseren Kundenberatern und erzählen uns über ihre Branche und deren Besonderheiten. Wir freuen uns, von Ihnen zu hören.
