10 Vorteile des digitalen Rechnungseingangs

• 9 Seiten
• 549 Rechnungspositionen
• 3 Sorten (Diesel, AdBlue, Heizöl). Alle darunterliegenden Positionen müssen in Bezug zu diesen 3 Sorten gebracht werden.

Die Erfassung dieser Rechnung dauert in agorum core nur wenige Sekunden.

Rechnung auslesen

• Rechnung geht ein
• Rechnung durchläuft den OCR
• Rechnung wird ausgelesen
• Workflow startet

Rechnung verarbeiten

• Rechnungseingang Buchhaltung
• Fachliche Prüfung
• Sachliche Prüfung
• Freigabe

Rechnung an Fibu übergeben

• Die Rechnung wird an die Finanzbuchhaltung wie z. B. DATEV, Sage, SAP, FibuNet, Diamant, CSS usw. übergeben.

Rechnungsläufe / Workflows sind mitunter tief verschachtelt und werden in agorum core immer so konfiguriert, dass sie den Prozessen des Unternehmens entsprechen. Erst dadurch wird Digitalisierung effizient.

1. Automatisierungsgrad

Die Möglichkeiten des Automatisierungsgrades von Rechnungen reichen vom einfachen Auslesen von wenigen Metadaten bis hin zu vollautomatisierten Prozessen. Das bedeutet positionsgenaues Auslesen und Abgleichen mit weiteren Systemen wie zum Beispiel einem ERP. Final werden die Daten an die Fibu übergeben.

2. Komplexität der Rechnungsläufe und des Freigabeprozesses

Kein Rechnungslauf gleicht dem anderen. Dahinter stecken Wenn-dann-Regeln. Ist z. B. ein Rechnungsbetrag größer als ein bestimmter Wert, muss die Rechnung zuerst von einem Abteilungsleiter freigegeben werden. Oder ein Fachbereich kann ab einem bestimmten Rechnungsbetrag eine Freigabe erst nach der Prüfung durch den Einkauf erteilen. Ein anschauliches Beispiel für einen Freigabeprozess in der Baubranche finden Sie im weiteren Verlauf dieses Blogbeitrags.

Das DMS/ECM agorum core ist äußerst schnittstellenfreundlich und lässt sich problemlos an ERP und Warenwirtschaftsprogramme anbinden. Das heißt, es verknüpft Informationen aus dem ERP / Einkauf oder aus einem Bestellprozess mit der Rechnungslegung. Es stellt somit das Bindeglied zwischen den Systemen dar.

Dem Auslesen und Abgleichen der Rechnungen sind in agorum core kaum Grenzen gesetzt. Neben dem klassischen Abgleich der Netto- und Bruttobeträge kann auch ein Abgleich mit der Bestellung und dem Lieferschein erfolgen. Würden hier Angaben abweichen, käme vom System z. B. die Meldung "Stückzahl stimmt nicht mit Lieferschein überein". Darüber hinaus kann eine Duplikatsprüfung sicherstellen, dass die Rechnung nicht doppelt im System ist. Eine detaillierte Beschreibung finden Sie in diesem Blogbeitrag. In der Versicherungsbranche ist dieser Prozess auch unter dem Begriff Dunkelverarbeitung bekannt.

Jede Branche hat ihre Eigenheiten. Ein Beispiel: In der Baubranche ist es durchaus Gang und Gebe, dass Rechnungen vom Empfänger geändert werden – ohne dies mit dem Lieferant abzustimmen. Stückzahlen werden korrigiert, und der Preis entsprechend angepasst. Hierzu ein Beispiel:

1. In agorum core wird mit den modifizierten Rechnungspositionen eine neue Rechnung generiert.
2. Die Rechnung wird an die Fibu übergeben.
3. Die Software archiviert sowohl die ursprüngliche als auch die neue Rechnung.
4. Es wird eine automatisierte E-Mail an den Rechnungssteller erstellt, in der der neue Rechnungsbetrag mitgeteilt wird.

1. Fehlerfreie Erfassung der Rechnungsdaten
2. Automatische rechnerische Kontrolle (Summen/USt)
3. Automatischer Abgleich mit Lieferscheinen und Bestellungen
4. Automatische Prüfung der Stamm- und Bankdaten
5. Schnellere Verteilung der digitalen Rechnungen im eigenen Unternehmen
6. Digitale Rechnungen können parallel bearbeitet und freigegeben werden
7. Volle Kontrolle über den Prozess – jederzeit wissen, wie der Bearbeitungsstand ist
8. Skontotermine und Zahlungsfristen werden sicher eingehalten
9. Automatische, revisionssichere Ablage nach GoBD
10. Kein kostspieliges Papierarchiv mehr nötig

Unternehmen, die Ihre Rechnungsprozesse von analog auf digital umstellen möchten, sind herzlich zu einer Online-Demo eingeladen. Sprechen Sie mit unseren Kundenberatern und erzählen uns über ihre Branche und deren Besonderheiten. Wir freuen uns, von Ihnen zu hören.