Beispielrechnung aus der Mineralölbranche

  • 9 Seiten
  • 549 Rechnungspositionen
  • 3 Sorten (Diesel, AdBlue, Heizöl). Alle darunterliegenden Positionen müssen in Bezug zu diesen 3 Sorten gebracht werden.

Die Erfassung dieser Rechnung dauert in agorum core nur wenige Sekunden.

Was passiert digital - ganz simpel erklärt

Rechnung auslesen
  • Rechnung geht ein
  • Rechnung durchläuft den OCR
  • Rechnung wird ausgelesen
  • Workflow startet
Rechnung verarbeiten
  • Rechnungseingang Buchhaltung
  • Fachliche Prüfung
  • Sachliche Prüfung
  • Freigabe
Rechnung an Fibu übergeben
  • Die Rechnung wird an die Finanzbuchhaltung wie z. B. DATEV, Sage, SAP, FibuNet, Diamant, CSS usw. übergeben.

Rechnungsläufe sind in jedem Unternehmen anders

Rechnungsläufe / Workflows sind mitunter tief verschachtelt und werden in agorum core immer so konfiguriert, dass sie den Prozessen des Unternehmens entsprechen. Erst dadurch wird Digitalisierung effizient.

Die 2 wichtigsten Parameter, die die Komplexität bestimmen:

1. Automatisierungsgrad

Die Möglichkeiten des Automatisierungsgrades von Rechnungen reichen vom einfachen Auslesen von wenigen Metadaten bis hin zu vollautomatisierten Prozessen. Das bedeutet positionsgenaues Auslesen und Abgleichen mit weiteren Systemen wie zum Beispiel einem ERP. Final werden die Daten an die Fibu übergeben.

2. Komplexität der Rechnungsläufe und des Freigabeprozesses

Kein Rechnungslauf gleicht dem anderen. Dahinter stecken Wenn-dann-Regeln. Ist z. B. ein Rechnungsbetrag größer als ein bestimmter Wert, muss die Rechnung zuerst von einem Abteilungsleiter freigegeben werden. Oder ein Fachbereich kann ab einem bestimmten Rechnungsbetrag eine Freigabe erst nach der Prüfung durch den Einkauf erteilen. Ein anschauliches Beispiel für einen Freigabeprozess in der Baubranche finden Sie im weiteren Verlauf dieses Blogbeitrags.

Wodurch unterscheidet sich agorum core von anderen Wettbewerbern?

Schnittstellen und Anbindungen

Das DMS/ECM agorum core ist äußerst schnittstellenfreundlich und lässt sich problemlos an ERP und Warenwirtschaftsprogramme anbinden. Das heißt, es verknüpft Informationen aus dem ERP / Einkauf oder aus einem Bestellprozess mit der Rechnungslegung. Es stellt somit das Bindeglied zwischen den Systemen dar.

Auslesen, abgleichen und verarbeiten

Dem Auslesen und Abgleichen der Rechnungen sind in agorum core kaum Grenzen gesetzt. Neben dem klassischen Abgleich der Netto- und Bruttobeträge kann auch ein Abgleich mit der Bestellung und dem Lieferschein erfolgen. Würden hier Angaben abweichen, käme vom System z. B. die Meldung "Stückzahl stimmt nicht mit Lieferschein überein". Darüber hinaus kann eine Duplikatsprüfung sicherstellen, dass die Rechnung nicht doppelt im System ist. Eine detaillierte Beschreibung finden Sie in diesem Blogbeitrag. In der Versicherungsbranche ist dieser Prozess auch unter dem Begriff Dunkelverarbeitung bekannt.

"Spezialitäten" und Individuallösungen

Jede Branche hat ihre Eigenheiten. Ein Beispiel: In der Baubranche ist es durchaus Gang und Gebe, dass Rechnungen vom Empfänger geändert werden – ohne dies mit dem Lieferant abzustimmen. Stückzahlen werden korrigiert, und der Preis entsprechend angepasst. Hierzu ein Beispiel:

Beispiel aus der Baubranche

Beispielrechnung
  1. Projektleiter erhält die Rechnung über den Workflow.
  2. Projektleiter korrigiert die Rechnungspositionen nach tatsächlichem Aufwand.
  3. Dies erfolgt ohne Rücksprache mit dem Rechnungssteller.
Beispielrechnung abgeändert:
  1. In agorum core wird mit den modifizierten Rechnungspositionen eine neue Rechnung generiert.
  2. Die Rechnung wird an die Fibu übergeben.
  3. Die Software archiviert sowohl die ursprüngliche als auch die neue Rechnung.
  4. Es wird eine automatisierte E-Mail an den Rechnungssteller erstellt, in der der neue Rechnungsbetrag mitgeteilt wird.
  • Annkatrin Göpfert

10 Vorteile des digitalen Rechnungseingangs:

  1. Fehlerfreie Erfassung der Rechnungsdaten
  2. Automatische rechnerische Kontrolle (Summen/USt)
  3. Automatischer Abgleich mit Lieferscheinen und Bestellungen
  4. Automatische Prüfung der Stamm- und Bankdaten
  5. Schnellere Verteilung der digitalen Rechnungen im eigenen Unternehmen
  6. Digitale Rechnungen können parallel bearbeitet und freigegeben werden
  7. Volle Kontrolle über den Prozess – jederzeit wissen, wie der Bearbeitungsstand ist
  8. Skontotermine und Zahlungsfristen werden sicher eingehalten
  9. Automatische, revisionssichere Ablage nach GoBD
  10. Kein kostspieliges Papierarchiv mehr nötig

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Unternehmen, die Ihre Rechnungsprozesse von analog auf digital umstellen möchten, sind herzlich zu einer Online-Demo eingeladen. Sprechen Sie mit unseren Kundenberatern und erzählen uns über ihre Branche und deren Besonderheiten. Wir freuen uns, von Ihnen zu hören.

Bitmi