Wie viel Potential verschenken Sie in Ihrer Ablage?

Stundenlang tippen Ihre Mitarbeiter die Eingangspost ab, Abgleiche zwischen Rechnungen und Angeboten müssen von Hand durchgeführt werden und am Ende sind trotzdem nicht alle Informationen da, wo sie gebraucht werden. Täglich kostet Sie Ihre Ablage Zeit, Geld und Nerven.

Warum automatisieren Sie Ihre Dokumentenerfassung nicht einfach? Sie behalten den Überblick und nutzen alle Informationen optimal. Das bringt Ihr Unternehmen wirklich weiter.

Machen Sie mehr aus Ihrem Posteingang

Anstatt wirklich arbeiten zu können, sind Ihre Mitarbeiter endlos lange mit der Digitalisierung des Posteingangs beschäftigt. Bis Rechnungen zur zuständigen Zahlungsstelle durchgedrungen sind, ist an die Skontofrist schon gar nicht mehr zu denken. Eingescannte Dokumente sind später kaum mehr wiederzufinden. Ihre Ablage gleicht einem mehr oder weniger kontrollierten Chaos. Dabei verlieren Sie täglich nicht nur Geld, sondern auch unzählige Informationen. 

Wie schön wäre es, wenn sich all das automatisieren lassen würde? Tippfehler und Zahlendreher würden der Vergangenheit angehören. Ihre Mitarbeiter könnten sich endlich auf ihre eigentliche Arbeit konzentrieren. Die unzähligen Informationen Ihres Posteingangs würden nicht einfach verstauben, sondern Ihrem Unternehmen wirklich weiterhelfen.

Dokumente automatisch erfassen

Wir haben uns gefragt: Warum müssen wir täglich soviel Zeit mit eingehenden Dokumenten verschwenden? Und warum nutzen wir die Informationen nicht, die sowieso schon da sind? Deshalb haben wir uns eine Lösung ausgedacht, mit der wir uns lästige Arbeitsschritte sparen und das Beste aus unserem Posteingang herausholen.

agorum core docform hilft Ihnen dabei, die enthaltenen Daten vollautomatisch aus Ihren Dokumenten herauszuziehen und sinnvoll abzulegen. Landet zum Beispiel eine Rechnung im Postfach, registriert die Texterkennung nach dem Einscannen alle wichtigen Angaben. Rechnungsnummer, Datum, Preis – Sie bestimmen, was erfasst wird. Alle Informationen werden gemeinsam mit dem Dokument abgelegt. Auf diese Weise können Sie die Rechnung später ganz einfach finden, wenn Sie nach der Rechnungsnummer oder einem beliebigen anderen erfassten Element suchen.

Alles am richtigen Ort

Außerdem können Sie festlegen, wohin docform die Dokumente speichert. Lieferscheine einer bestimmten Firma lassen Sie beispielsweise direkt in die zugehörige Zuliefererakte ablegen. So sorgen Sie dafür, dass alle Mitarbeiter immer die Informationen zur Verfügung haben, die sie für ihre Arbeit brauchen.

Das Beste dabei? Sie sind nicht auf Dokumente in Papierform beschränkt. Mit docform automatisieren Sie Ihren digitalen Posteingang direkt mit.

Einzelpositionen im Blick

Wenn Sie es genauer wissen müssen, lassen Sie sogar Einzelpositionen von docform positions digitalisieren. Bei langen und unübersichtlichen Stücklisten oder Rechnungen mit unzähligen Einzelpositionen behalten Sie damit den Überblick.
Da Sie bestimmen, wo die Informationen gespeichert werden, sind alle Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen immer auf dem neusten Stand. Zum Beispiel wird Ihre Kostenstelle über jede neue Rechnung benachrichtigt und kann diese ohne Zeitverlust freigeben

Trainieren Sie nur einmal

Anders als im Sport müssen Sie docform nur einmal trainieren, um es dauerhaft leistungsfähig zu machen. In der grafischen Trainingsoberfläche zeigen Sie mit der Maus einfach, wo auf dem Dokument die Informationen stehen, die Sie erfassen möchten. Das reicht aus, um die Erfassung in Zukunft ohne Eingriff Ihrer Mitarbeiter zu erledigen.

Warum wir keine künstliche Intelligenz zur Dokumentenerfassung nutzen? Weil diese Systeme im Moment nicht zuverlässig genug sind. Durch ständige Fehler und Korrekturen verlieren Sie sehr viel Zeit. Dank docform training müssen Sie nur einmal aktiv werden, um eine dauerhaft zuverlässige Dokumentenerkennung nutzen zu können. 

Sie behalten die Kontrolle

Manchmal kann es vorkommen, dass docform ein Dokument nicht korrekt auslesen kann. Damit keine fehlerhaften Daten in Ihr Unternehmen gelangen, gibt es das docform audit. Hier finden Sie zentral alle Dokumente, die noch überprüft werden müssen. Auf einen Blick sehen Sie alle notwendigen Informationen und können gegebenenfalls Korrekturen mit wenigen Klicks vornehmen.

Automatische Prüfung

Selbst die zeitraubenden Kontrolle Ihrer Eingangspost können Sie Ihren Mitarbeitern in Zukunft abnehmen. docform verify rechnet sofort nach, ob alle Einzelpositionen korrekt verrechnet, die Mehrwertsteuer richtig ausgewiesen, oder die abgerechneten Leistungen auch den Angaben auf dem Lieferschein entsprechen. Stimmt etwas nicht, werden auch diese Dokumente ins audit verschoben.

Dokumente schnell trennen

Wenn Sie sehr viele Dokumente einscannen müssen, unterstützt docform Sie dabei. Sie scannen beispielsweise alle eingegangenen Rechnungen auf einem Stapel. Zwischen den einzelnen Dokumenten müssen Sie nur eine Trennseite plazieren oder den Beginn einer neuen Rechnung markieren. Nach dem Einscannen erkennt docform automatisch, welche Seiten zusammengehören. In der Nutzeroberfläche kontrollieren Sie nur noch, ob alles in Ordnung ist. Die Trennung von Hand sparen Sie einfach.

Gehen Sie einen Schritt weiter

Anstatt Ihre Eingangspost nach dem Einscannen einfach vergammeln zu lassen, nutzen Sie das gesamte Potential der vorhandenen Dokumente. Anfallende Kosten können live überwacht werden, Ihre Mitarbeiter haben alle nötigen Informationen immer sofort zur Hand und wichtige Dokumente lassen sich jederzeit einfach wiederfinden. Damit verschaffen Sie sich einen echten Vorsprung.