DMS mit automatischer Dokumentenerfassung

Software zeigt digitalisierte Rechnung der RE Bäcker Schill GmbH im Dokumentenmanagement System. Einzelpositionen wie Brezeln sind erfasst.

Alle Daten automatisch erfassen – mit agorum core docform

Mit agorum core docform erfasst dein DMS automatisch alle relevanten Daten aus deinen Dokumenten – intelligent, effizient und präzise.

Ein Beispiel: Eine Rechnung landet im Postfach. Die Texterkennung analysiert nach dem Einscannen alle wichtigen Angaben wie Rechnungsnummer, Datum und Preis. Du entscheidest, welche Informationen erfasst werden. Diese Daten werden als Metadaten mit dem Dokument verknüpft, sodass du es später in Sekunden wiederfindest – sei es über die Rechnungsnummer oder ein anderes erfasstes Element.

Mit agorum core docform automatisierst du deine Dokumentenerfassung, reduzierst manuelle Eingaben und beschleunigst deine Workflows erheblich.

Ablage nach deinen Vorgaben – vollautomatisch & flexibel

Mit agorum core docform bestimmst du selbst, wo und wie deine Dokumente abgelegt werden. Lieferscheine einer bestimmten Firma? Direkt in der passenden Zuliefererakte. Rechnungen? Automatisch in den richtigen Buchhaltungsordner.

Individuelle Ablagestruktur – exakt nach deinen Anforderungen
Automatische Zuordnung & Speicherung – weniger manuelle Arbeit
Nicht nur für gescannte Dokumente – auch digitale Eingänge werden erfasst

Egal, ob Papierdokumente oder digitale Dateien – docform übernimmt die Erfassung und legt alles dort ab, wo du es brauchst. Einfach, effizient, automatisiert.

Das Bild zeigt die automatische Dokumentenerfassung im Dokumentenmanagement-System (DMS) mit einer Beispielrechnung für die Musterfirma Grundlagen GmbH.

Einzelpositionen im Blick – präzise & automatisiert

Mit agorum core docform positions digitalisierst du auch einzelne Positionen aus Rechnungen, Stücklisten oder anderen umfangreichen Dokumenten – schnell, strukturiert und fehlerfrei.

Automatische Erfassung jeder Einzelposition – kein manuelles Abtippen mehr
Klare Übersicht bei langen Rechnungen & Stücklisten
Direkte Benachrichtigung der Kostenstelle – für schnellere Freigaben
Skontofristen einhalten & Zahlungsprozesse optimieren

So sparst du Zeit, reduzierst Fehler und beschleunigst deine Workflows – für eine effiziente Buchhaltung und eine optimale Kostenkontrolle.

DMS agorum core docform zeigt die automatische Erfassung und Verknüpfung von Dokumentendaten wie Rechnungsnummer, Datum und Preis.

Einmal trainieren – dauerhaft automatisieren

Im Gegensatz zum Sport musst du agorum core docform nur einmal trainieren, um es für die Zukunft maximal leistungsfähig zu machen. In der grafischen Trainingsoberfläche markierst du mit der Maus einfach die relevanten Informationen auf einem Dokument – und schon lernt das System, diese automatisch zu erkennen.

Einfache Einrichtung ohne Programmierkenntnisse
Dauerhafte Automatisierung nach einmaligem Training
Individuell für jeden Dokumententyp anpassbar

So sparst du langfristig Zeit, eliminierst manuelle Erfassungsfehler und profitierst von vollautomatischen Workflows.

DMS agorum core docform zeigt eine Rechnung mit automatischer Datenerfassung und Zuordnung von Metadaten.

Volle Kontrolle – fehlerfreie Daten dank docform audit

Auch die beste Automatisierung braucht eine Sicherheitsinstanz. Falls agorum core docform ein Dokument einmal nicht korrekt auslesen kann, sorgt docform audit dafür, dass keine fehlerhaften Daten ins System gelangen.Integrierter Fileserver

Zentrale Übersicht aller zu überprüfenden Dokumente
Schnelle Korrekturen mit nur wenigen Klicks
Maximale Datenqualität & Fehlervermeidung

So bleibt dein Datenfluss präzise und zuverlässig, während du jederzeit die volle Kontrolle über dein Dokumentenmanagement behältst.

Das Bild zeigt die Benutzeroberfläche des Dokumentenmanagement-Systems mit einer automatischen formellen Prüfung von Rechnungen.

Automatische formelle Prüfung – schneller, fehlerfrei, effizient

Die zeitaufwendige manuelle Kontrolle von Rechnungen und Lieferscheinen gehört mit agorum core docform verify der Vergangenheit an. Die Software prüft sofort nach Eingang, ob alle Einzelpositionen korrekt berechnet, die Mehrwertsteuer richtig ausgewiesen und die abgerechneten Leistungen mit den Angaben auf dem Lieferschein übereinstimmen. Falls Unstimmigkeiten auftreten, werden die betreffenden Dokumente automatisch ins docform audit verschoben, sodass sie gezielt überprüft und korrigiert werden können. Damit stellst du sicher, dass nur fehlerfreie und geprüfte Belege ins System gelangen – ohne manuellen Aufwand, aber mit maximaler Sicherheit.

Dokumentenmanagement-System agorum core docform trennt automatisch mehrere Dokumente wie Rechnungen und Lieferscheine beim Scannen.

Dokumente schnell & automatisch trennen

Das manuelle Sortieren von Dokumentenstapeln kostet Zeit – mit agorum core docform erledigt sich das nahezu von selbst. Beim Scannen mehrerer Dokumente in einem Stapel erkennt die Software automatisch die richtigen Trennstellen, sobald eine Trennseite eingefügt oder der Beginn eines neuen Dokuments markiert wird.

Nach dem Scan identifiziert docform eigenständig, welche Seiten zusammengehören, und speichert sie entsprechend. In der Nutzeroberfläche kannst du die Trennung schnell überprüfen und bei Bedarf korrigieren – für eine effiziente, fehlerfreie und automatisierte Dokumentenverarbeitung.