Der Posteingang ist das Tor deines Unternehmens – zu Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern. Doch wenn du noch auf analoge Postverarbeitung setzt, bedeutet das eine Menge manuellen Aufwand: öffnen, sichten, verteilen. Erst dann kann die eigentliche Arbeit losgehen.
Mit einem digitalen Posteingang läuft das anders. Hier wird deine Eingangspost eingescannt, digital verteilt und automatisch an die richtigen Stellen weitergeleitet. Dank OCR-Technologie (Optical Character Recognition) wird der enthaltene Text indexiert und für die Volltextsuche verfügbar gemacht. Das bedeutet: weniger Papierchaos, schnellere Prozesse und volle Transparenz.
Digitaler Posteingang: Post und E-Mails mit Software effektiver verarbeiten
Digitalisierung ist längst kein Trend mehr, sondern eine Notwendigkeit. Ein digitaler Posteingang hilft dir, dich von zeitraubenden Papierprozessen zu verabschieden und effizientere Workflows zu etablieren.
Mit agorum core machst du Schluss mit manuellem Sortieren, Verteilen und Suchen. Stattdessen läuft der gesamte Prozess standardisiert, automatisiert und in Echtzeit ab. Das spart nicht nur Zeit und Kosten, sondern sorgt auch für Transparenz: Wer hat das Dokument gerade auf dem Tisch? Wo steckt es im Workflow? Kein Rätselraten mehr.
Auch die Sicherheit profitiert: Kein Dokument geht verloren, Fristen werden automatisch überwacht, und der Datenschutz ist durch Berechtigungsstrukturen und Löschfristen gewährleistet. Zudem kannst du deine Postprozesse individuell anpassen – so landet jedes Dokument dort, wo es hingehört.
Und das Beste: Dein Papierverbrauch sinkt drastisch. Das spart nicht nur Geld, sondern schont auch die Umwelt. Gleichzeitig unterstützt der digitale Posteingang flexible Arbeitsmodelle wie Homeoffice oder mobiles Arbeiten.
Wie läuft der digitale Posteingang ab?
- Posteingang
Eingehende Briefe werden in der Poststelle geöffnet und gescannt. - Automatische Erkennung
Das DMS erkennt Empfänger und Dokumenttyp – ob Rechnung, Vertrag oder Angebot. - Intelligente Verteilung
Über Metadaten und Workflows wird das Dokument an die richtigen Stellen geleitet. - Bearbeitung & Kollaboration
Mitarbeitende rufen Dokumente direkt im digitalen Posteingang auf und bearbeiten sie.
Kein Papierchaos, keine verlorenen Dokumente, keine unnötigen Wartezeiten.
Was brauchst du, um deine Eingangspost zu digitalisieren?
Für Papierpost brauchst du einen Scanner mit der Funktion Scan-to-file. Er legt die Scans in einem Ordner von agorum core ab. Üblich ist die Verbindung über agorum core dms drive (SMB) oder agorum core cloud share (WebDAV), alternativ geht FTP. Als Ziel dient der Zentraleingang von Archiv | Basis oder eine beliebige andere Freigabe.
Die Dokumentation empfiehlt für die Scans Graustufen, mindestens 300 DPI und geringe oder keine Komprimierung. Aus bildbasierten Dokumenten wie PDF oder TIF von Scannern und Faxgeräten liest die agorum core ocr engine Text und Barcodes aus. Sie gehört zu agorum core pro. Das ist die Grundlage dafür, dass die Dokumente in der Volltextsuche auffindbar sind und sich in Workflows einbinden lassen.
Für E-Mails gibt es den E-Mail-Adapter, der ebenfalls zu agorum core pro gehört. Er holt die Nachrichten per IMAP aus einem Postfach ab. Damit sie im Zentraleingang erscheinen, verschiebt sie ein Aktiver Ordner mit Fileworkflow dorthin. Die Einrichtung des Adapters beschreibt der Beitrag zur E-Mail-Archivierung.
Was passiert mit der Post im Zentraleingang?
Im Zentraleingang liegen alle Dokumente, die noch archiviert werden müssen, eingescannte Briefe genauso wie importierte E-Mails. Mehrere Benutzer haben darauf Zugriff, er arbeitet wie ein Sammelpostfach. Wer ein Dokument ablegt, wählt den Dokumententyp, trägt die passenden Metadaten ein und ordnet es einer Akte zu. Danach liegt es nicht mehr im Zentraleingang.
Ist ein Kollege für die Ablage zuständig, gibst du das Dokument an seinen Benutzereingang weiter, seinen persönlichen Eingang im Archiv | Basis. Auch der Rückweg ist möglich. Wer ein Dokument mangels Berechtigung nicht selbst ablegen kann oder Hilfe von Kollegen braucht, schickt es zurück in den Zentraleingang.
Hängen an einer E-Mail Anhänge, auch ZIP-Dateien, lässt du sie auf Wunsch entpacken. Die Anhänge, bei ZIP-Dateien deren Inhalt, erscheinen dann als einzelne Dokumente im Zentraleingang. Einen am Stück gescannten Papierstapel trennst du in agorum core pro mit der Funktion Trennen/Zusammenfügen in einzelne Dokumente. Dafür müssen die Module agorum core preview und agorum core preview thumbnails aktiv sein.
Die Papieroriginale vernichtest du erst, wenn dein Scanverfahren die Voraussetzungen für das ersetzende Scannen erfüllt und das digitale Dokument als revisionssicher gesetzt ist. Welche Voraussetzungen das sind, erklärt die Seite zur Verfahrensdokumentation nach GoBD.
Wie automatisierst du den Posteingang?
Wer die Ablage nicht von Hand erledigen will, richtet in agorum core pro einen Aktiven Ordner ein. Ein Prozess überwacht den Ordner, prüft jede Minute auf neue Dokumente und reicht sie weiter, je nach Konfiguration an agorum core docform, an ein JavaScript oder an einen agorum core fileworkflow.
Das Modul docform liest aus Dokumenten Werte wie Rechnungsnummer oder Rechnungsdatum aus und speichert oder archiviert sie. Ein JavaScript kann zum Beispiel eine Notiz verschicken, ein Systemflag setzen oder einen Workflow starten. Stapelscans trennt agorum core docform split automatisiert anhand von Trennseiten oder Barcodes. Dafür trainierst du das System vorher und prüfst das Ergebnis.
Vorab planst du, welche Post wohin gehört und wie sie verarbeitet wird. Die Einrichtung übernehmen in der Regel Administrator und Entwicklung, neue Konfigurationen gehören zuerst in eine Testumgebung. Wie sich solche Regeln beschreiben lassen, zeigt die Seite zum Anwendungsfall Digitaler Posteingang.
Automatische Postverteilung: Effizienter, sicherer, transparenter
Ein digitaler Posteingang kann noch mehr:
- Urlaubsvertretung & Krankheitsausfälle
Kein Chaos mehr, wenn jemand ausfällt. Dokumente werden automatisch an die Vertretung weitergeleitet. - Keine verpassten Fristen
Skonto-Fristen und Rechnungszahlungen laufen automatisiert. Mahngebühren? Nicht mit uns! - Sicherer Dokumentenaustausch
Mit dem agorum core dataroom teilst du Dateien per Mausklick – sicher und nachvollziehbar. - Interne Kommunikation direkt am Dokument
Der agorum core Messenger ersetzt zeitraubende E-Mails. Nachrichten, Notizen und Kommentare bleiben direkt im Dokument. So bleibt alles chronologisch dokumentiert und nachvollziehbar.
Die Vorteile auf einen Blick:
- Chronologische und rechtssichere Dokumentation
- Schneller Zugriff für alle Berechtigten
- Kein Datenchaos mehr – jeder arbeitet mit der richtigen Version
Integration eines DMS im Unternehmen – worauf kommt es an?
Ein digitaler Posteingang entfaltet seine volle Power erst im Zusammenspiel mit einem Enterprise-Content-Management-System (ECM). Mit agorum core kannst du nicht nur deine Postprozesse digitalisieren, sondern auch Rechnungen automatisieren, Verträge verwalten und Workflows optimieren. Damit du das Maximum aus deinem digitalen Posteingang herausholst, solltest du von Anfang an dein Team in den Veränderungsprozess einbinden.
Nur wenn alle wissen, wie der neue Workflow funktioniert, kann er sein volles Potenzial entfalten. Ebenso wichtig sind nahtlose Schnittstellen zu den bestehenden Programmen – sei es DATEV, Outlook oder branchenspezifische Software. Ein weiteres Muss: Flexibilität. Dein Unternehmen entwickelt sich weiter – und deine Software sollte das auch tun. Statt auf starre Insellösungen oder komplizierte Eigenentwicklungen zu setzen, bietet dir agorum core ein flexibles All-in-one-System, das mit dir wächst.
Vertretung bei Krankheit und Urlaub
Ein digitaler Posteingang zeigt seinen Wert dann, wenn jemand ausfällt. Liegt die Post in einer elektronischen Akte statt in einem Fach auf dem Schreibtisch, übernimmt die Vertretung ohne Übergabe. Du gibst den Zugriff frei, und der Vorgang läuft weiter.
Dasselbe gilt für verteiltes Arbeiten. Wer die Eingangspost digital bekommt, braucht dafür nicht im Büro zu sein. Standort und Anwesenheit entscheiden nicht mehr darüber, ob ein Beleg bearbeitet wird.
Fazit: Dein Posteingang, dein Tempo, deine digitale Zukunft
Mit agorum core holst du das Maximum aus deinem Posteingang raus:
- Schneller – Keine Wartezeiten, keine verlorenen Dokumente
- Intelligenter – Automatische Erkennung, strukturierte Abläufe
- Sicherer – Datenschutz, Nachvollziehbarkeit, Verfügbarkeit
- Nachhaltiger – Weniger Papier, weniger Kosten
Wissen auf Abruf – ohne Umwege
Lass uns gemeinsam herausfinden, wie du deine Prozesse optimieren kannst. Nimm Kontakt auf – wir zeigen dir, was möglich ist!
Bevor du in KI investierst, lohnt eine Standortbestimmung. Der Check prüft acht Dimensionen von der Datenbasis bis zum Betrieb und zeigt dir, wo der Engpass für den sicheren KI-Einsatz liegt. Kein Wissensquiz, 18 Fragen, Auswertung direkt im Anschluss. KI-Reifegrad ermitteln
