Die Bearbeitung des Posteingangs kann in Unternehmen mitunter sehr zeitaufwendig sein. Mit einem digitalen Posteingang kann dieser Aufwand minimiert und somit wertvolle Zeit eingespart werden. Erfahren Sie, wie das umgesetzt werden kann und welche Vorteile sich daraus für Ihr Unternehmen ergeben können.

Inhaltsübersicht

Wie funktioniert ein digitaler Posteingang?

Der Posteingang bildet die Schnittstelle eines jeden Unternehmens zu externen Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern. Die analoge Bearbeitung des Posteingangs erfordert dabei einen hohen manuellen Aufwand. Eingangspost muss geöffnet, gesichtet und anschließend im Unternehmen an die richtigen Stellen verteilt werden, wo sie dann erst weiterbearbeitet werden kann.

Ein digitaler Posteingang hingegen übernimmt diese Aufgaben, indem die Eingangspost eingescannt und digital im Betrieb verteilt wird. Dank der digitalisierten Postverteilung wird der Prozess in einem digitalen Posteingang also standardisiert und kann damit verschlankt werden. Analoge Post und deren Inhalt wird digital zugänglich gemacht, indem der enthaltene Text während des Einscannens per OCR (Optical Character Recognition) indiziert und somit auch für die Volltextsuche zugänglich gemacht wird.

Digitaler Posteingang: Post und E-Mails mit Software effektiver verarbeiten

Was bringt ein digitaler Posteingang?

Der digitale Posteingang ist ein entscheidender Baustein im Zuge der digitalen Transformation im Unternehmen. Dank der digital zugänglichen Poststücke können nachgelagerte Prozesse beschleunigt und zum Teil auch automatisiert werden. Gleichzeitig entfallen zeitraubende Arbeitsschritte wie die manuelle Verteilung der Post im Betrieb. Zudem wird durch den digitalen Posteingang Transparenz geschaffen, da dank der automatisierten Weiterleitung der Post in entsprechende Workflows jederzeit nachvollzogen werden kann, an welcher Stelle ein Dokument zurzeit bearbeitet wird.

Neben der Erleichterung der Prozesse können diese durch eine automatisierte Verteilung der Eingangspost auch standardisiert werden. Dabei können die Kriterien für die automatische Behandlung der Eingangspost individuell an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst und voreingestellt werden. So wird sichergestellt, dass die eingegangene Post auch an den richtigen Stellen zur Weiterverarbeitung landet.

Durch einen digitalen Posteingang können die Bearbeitungsprozesse zudem sicherer gemacht werden. Das erleichtert die Ordnung am Arbeitsplatz, da Dokumente nicht mehr verlegt oder übersehen werden können. So lassen sich Fristen und Deadlines einfacher einhalten. Gleichzeitig ist die datenschutzkonforme Behandlung der Dokumente durch die entsprechend hinterlegte Berechtigungsstruktur sowie automatische Löschfristen gesichert. In Verbindung mit einem effektiven Dokumentenmanagementsystem lässt sich die Eingangspost auch im Nachgang von allen berechtigten Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen einsehen und bearbeiten.

Zusätzlich zur Verschlankung und Optimierung der unternehmensinternen Prozesse sorgt der digitale Posteingang auch für eine Reduzierung des Papierverbrauchs. Das senkt zum einen die Kosten und trägt zum anderen auch zu einem nachhaltigen Umgang mit den begrenzten Ressourcen unseres Planeten bei. Da die Daten und Dokumente nicht mehr nur auf Papier, sondern digital verfügbar sind, werden zudem moderne Arbeitsmodelle wie ortsunabhängiges Arbeiten oder die Arbeit aus dem Home Office unterstützt.

Ein digitales Postsystem bietet viele Vorteile und Verbesserungen für Ihr Unternehmen. Sie sind sich dennoch unsicher, ob eine Software zur Verarbeitung vom Briefverkehr in Ihrem Unternehmen Unterstützungsarbeit leisten kann? Sprechen Sie mit uns. Unsere Berater helfen Ihnen gerne unverbindlich weiter. Nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf.

Integration eines DMS im Unternehmen – das gilt es zu beachten

Der digitale Posteingang kann im Unternehmen in bestehende Prozesse integriert werden. Sein volles Potenzial kann insbesondere im Zusammenspiel mit einem effektiven Dokumentenmanagementsystem, besser noch einem Enterprise-Content-Management-System genutzt werden. Wie bei allen betrieblichen Veränderungen sollten Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, insbesondere Führungskräfte und Schlüsselpositionen von Beginn an in den Veränderungsprozess mit eingebunden werden.

So können der tatsächliche Bedarf und die dafür optimalen Lösungen von Beginn an berücksichtigt werden. Ergänzt mit weiteren digitalisierten Prozessen wie einer elektronischen Belegerfassung oder der automatisierten Rechnungslegung können Prozesse so ganzheitlich optimiert werden. Dadurch kann das volle Potenzial des digitalen Posteingangs ausgeschöpft werden, indem auch die nachgelagerten Prozesse im Unternehmen digital transformiert werden.

Wichtig ist dabei vor allem, dass der digitale Posteingang über entsprechende Schnittstellen zu den in den einzelnen Abteilungen genutzten Programmen verfügt. Nur so können die Informationen und Daten aus dem Posteingang sinnvoll nutzbar gemacht werden. Am besten eignet sich hierzu eine modulare All-in-one-Plattform wie agorum core. Neben dem digitalen Posteingang sind bereits weitere innovative Funktionen enthalten, welche dank des modularen Aufbaus individuell genutzt werden können.

Im Vergleich zu Insellösungen mit einzelnen Programmen für verschiedene Anwendungen oder speziell programmierte Individuallösungen erhalten Sie mit einer All-in-one-Lösung nicht nur ein perfekt aufeinander abgestimmtes System, sie behalten auch die Kontrolle über die eigenen Firmendaten. Zudem lässt sich agorum core dank des modularen Aufbaus leicht anpassen und erweitern. So können Sie flexibel auf veränderte Anforderungen reagieren.

Um sich von den Vorteilen eines digitalen Posteingangs in Verbindung mit einem ganzheitlichen ECM-System für Ihr Unternehmen zu überzeugen, nehmen Sie Kontakt mit uns auf. Gerne zeigen wir Ihnen, welche Möglichkeiten und Wettbewerbsvorteile die digitale Transformation des Posteingangs, Dokumentenmanagementsystems und weiterer Anwendungen sich für Ihr Unternehmen ergeben können.

Die Vorteile eines digitalen Posteingangs sind nur einen Klick entfernt. Sie haben weitere Fragen zum Thema „Postsendungen digitalisieren“? Nehmen Sie Kontakt zu uns auf. Gerne beantworten wir unverbindlich Ihre Fragen und helfen Ihnen, die richtige Lösung zu finden.