Rechnungen hat privat wohl niemand gern im Briefkasten. Und auch für Unternehmen bedeuten eingehende Rechnungen neben den damit zusammenhängenden Ausgaben vor allem auch viel Aufwand. Mit einem digitalen Rechnungseingang kann dieser minimiert und damit die Prozesse optimiert werden.
Inhaltsübersicht
Was macht eine gute Rechnungseingang-Software aus?
In vielen Unternehmen ist die nicht-digitale Rechnungsverarbeitung auch heute noch mit einem hohen manuellen Aufwand verbunden. Oft kommen analoge Rechnungen per Post in das Unternehmen, wo sie händisch geprüft und anschließend manuell zur Bezahlung freigegeben werden. Dieser Aufwand lässt sich mit einem digitalen Posteingang und einem digitalen Rechnungseingang deutlich verringern.
Hierbei werden die eingehenden Rechnungen automatisch ausgelesen und die vorhandenen Daten direkt an die betreffende Abteilung weitergeleitet. Durch Einscannen der Papierrechnungen kann in der weiteren Rechnungsbearbeitung mithilfe eines digitalen Rechnungseingangs auf Papier und damit auf ein großes Stück manueller Arbeit verzichtet werden. Im Optimalfall senden Lieferanten Ihre Rechnungen auch schon in digitaler Form zu, was den gesamten Prozess zusätzlich erleichtert.
Dank der Optical-Character-Recognition (OCR), die beim Einscannen zum Einsatz kommt, kann nicht nur das Dokument als solches, sondern auch der Inhalt der Rechnung automatisch erfasst und ausgelesen werden. Somit ermöglicht ein digitaler Rechnungseingang das Erfassen und Zugänglichmachen von Metadaten der einzelnen Rechnungen im System. Es können also positionsgenaue Abgleichungen beispielsweise mit dem Bestell- oder Lieferschein automatisiert erfolgen. Die in dem digitalen Rechnungseingang vorhandenen Daten können anschließend direkt in weitergehende Systeme wie beispielsweise Buchhaltungsprogramme wie DATEV eingespeist werden. Dort ist es dann ebenfalls möglich, Rechnungen digital zu archivieren.
Ein guter digitaler Rechnungseingang ist außerdem in der Lage, die eingespielten Prozesse im eigenen Unternehmen möglichst genau abzubilden. So lassen sich beispielsweise vordefinierte Freigabegrenzen einrichten, bei deren überschreiten die Rechnungen automatisch in den Workflow des jeweils Berechtigten weitergeleitet werden.
Video: Vorstellung des Plug-ins agorum core invoice
Das bringt Ihnen ein digitaler Rechnungseingang
Ein digitaler Rechnungseingang kann Ihrem Unternehmen erhebliche Vorteile bringen. Einer der größten ist dabei, dass die Rechnungsläufe beschleunigt und teilweise automatisiert werden können. So müssen keine Stapel von Papierrechnungen mehr von einer Stelle zur anderen gebracht werden, da diese Tätigkeiten durch schlanke digitale Prozesse ersetzt werden.
In Verbindung mit einem unternehmensweiten Dokumentenmanagementsystem können mithilfe eines digitalen Rechnungseingangs gleichzeitig transparente Workflows generiert werden, die es erlauben, den Bearbeitungsstatus einer Rechnung jederzeit einzusehen. So kann zu jedem Zeitpunkt eine valide Aussage zum aktuellen Stand der Rechnung getroffen werden.
Die Prüfung von Rechnungen nimmt einen Großteil der Bearbeitungszeit ein. Dabei geht es vor allem um die inhaltliche Überprüfung im Hinblick auf gelieferte Artikel, Stückzahlen und Rechnungsbeträge, aber auch um die formale Prüfung in Bezug auf das Einhalten der gesetzlichen Pflichtangaben für Rechnungen. Innerhalb eines digitalisierten Rechnungslaufs lässt sich mithilfe eines digitalen Rechnungseingang ein Großteil der Rechnungsprüfungen automatisieren.
In Verbindung mit einem unternehmensweiten Enterprise-Content-Management-System (ECM-System) wie agorum core kann ein digitaler Rechnungseingang Ihre Rechnungsdaten direkt mit den Daten von Bestellmengen oder Lieferscheinen automatisiert abgleichen. Eine manuelle Prüfung und Freigabe der Rechnung müssen dann nur noch bei durch das System erkannten Abweichungen erfolgen. Durch diese Automatisierung des Rechnungslaufes können Sie auch in Ihrem Unternehmen erheblich Arbeitsaufwand einsparen.
Durch den Verzicht auf die Arbeit mit Papierrechnungen können die Arbeitsprozesse mithilfe eines digitalen Rechnungseingangs außerdem nachhaltiger gestaltet werden. Papier sowie Druckertinte für unzählige Kopien kann eingespart und wichtige Ressourcen somit geschont werden. Die digitale Verfügbarkeit der Rechnungen unterstützt zudem moderne Arbeitsmodelle wie das Homeoffice oder ortsunabhängiges Arbeiten. Dies führt zu einer gesteigerten Mitarbeiterzufriedenheit, welche dazu beitragen kann, Fachkräfte für Ihr Unternehmen anzuziehen und zu behalten.
Zudem macht ein digitaler Rechnungseingang Ihr Geschäft zukunftssicher. Für Rechnungen in der Zusammenarbeit mit Bund, Ländern und Kommunen in Deutschland gelten bereits seit November 2020 die elektronischen Rechnungsformate ZUGFeRD und XRechnung als Pflicht. Papierrechnungen werden im Zuge der Digitalisierung in Zukunft immer weiter verschwinden.
Setzen Sie daher auf moderne Lösungen und digitalisieren Sie Ihre Eingangsrechnungen.
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Wie komme ich zu einem digitalen Rechnungseingang?
Mit der Entscheidung für agorum core, haben Sie mehrere Möglichkeiten, wie Sie den elektronischen Rechnungseingang umsetzen können: Als Out of the Box Lösung, als Rundum Sorglos-Paket über unsere agorum-Partner oder ein individualisierter Rechnungseingang. Je nachdem, was die Lösung alles können muss.
Als Standard
Für alle, die eine Lösung suchen, die schnell implementierbar ist und trotzdem alle wichtigen Prozessschritte beinhaltet, ist das Plug-in agorum core invoice ideal geeignet. Im Video oben erläutert es unsere IT-Trainerin ausführlich. Wir beraten Sie gerne.
Über agorum-Partner
Die agorum-Partner bieten ebenfalls interessante Lösungen für den digitalen Rechnungseingang. Zum Beispiel unser agorum-Partner GODYO mit ihrem standardisierten InvoiceWorkflow. Die Besonderheit: er kann angepasst werden und ist mandantenfähig. Darüber hinaus unterstützen sie ihre Kunden auch beim Thema Hardware und Infrastruktur. agorum-Partner sind immer eine gute Adresse.
Als Individuallösung
Unternehmen, die ganz spezielle Anforderungen an den digitalen Rechnungsprozess haben, bieten wir die Möglichkeit, diesen softwareseitig so abzubilden, dass er genau den Prozessen im Unternehmen entspricht. agorum core ist dafür prädestiniert und praxiserprobt. Wir beraten Sie gerne.
Verschiedenen Modelle zum Rechnungseingang
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