Angebote, Aufträge, Rechnungen und andere Unterlagen – in Unternehmen aller Branchen kommen teilweise Unmengen an Papieren zusammen. Bei diesen den Überblick und eine effektive Ordnung zu behalten, erfordert eine Menge Aufwand und auch Zeit. Mit einem effizienten DMS kann dieser minimiert und die internen Prozesse optimiert werden.

Inhaltsübersicht

Was versteht man unter einem Dokumentenmanagementsystem (DMS)?

Ein Dokumentenmanagementsystem – kurz DMS – bezeichnet eine Plattform, auf der alle im Unternehmen anfallenden Dokumente digital abgelegt, geordnet und erreichbar gemacht werden können. Durch die digitale Dokumentenablage entfallen analoge Arbeitsschritte für die Erstellung, Bearbeitung, Archivierung und Suche nach Dokumenten. Dank eines Dokumentenmanagementsystems, können alle im Unternehmen genutzten Dokumente digital verwaltet werden.

Durch die Speicherung der Dateien an einem zentralen Ort können die Daten und Informationen zudem jederzeit ortsunabhängig verfügbar gemacht werden. So wird die tägliche Arbeit und der Umgang mit Dokumenten durch die Nutzung einer effizienten DMS Software vereinfacht. Dadurch können Arbeitsschritte beschleunigt und Prozesse verschlankt werden. Gleichzeitig lassen sich einzelne Arbeitsschritte wie die Archivierung oder Löschung einzelner Dokumente automatisieren.

Was bringt ein Dokumentenmanagementsystem?

Die digitale Transformation des Dokumentenhandlings kann für Unternehmen aber auch Privatpersonen allerlei Vorteile mit sich bringen. Das Hauptziel dabei ist es, den Arbeitsaufwand zu verringern und dadurch wertvolle Arbeitszeit einzusparen. In Kombination mit einem digitalen Posteingang und einer automatisierten Rechnungslegung lassen sich Arbeitsprozesse weiter verschlanken.

Die einheitliche Archivierung und Ablage aller Dokumente an einem zentralen Ort erleichtert es Mitarbeitern nicht nur, diese am richtigen Ort abzuspeichern. Gleichzeitig wird auch die Suche nach Dokumenten vereinfacht. Dabei lässt sich nicht nur nach dem Namen eines Dokumentes suchen, sondern auch die Suche nach Metadaten und eine Volltextsuche sind möglich. Zudem arbeiten alle Mitarbeiter immer mit der aktuellsten Version eines Dokumentes, da dieses zentral verwaltet wird. Dank der automatischen Versionierung von Dokumenten können vorangegangene Änderungen an einem Dokument dennoch jederzeit eingesehen werden.

Ein weiterer Vorteil einer zentralen Dokumentenmanagement Software ist der rechtssichere und Compliance-konforme Umgang mit Dokumenten aller Art. Eine revisionssichere Archivierung der Dokumente im Unternehmen ist spätestens seit Einführung der DSGVO ein wichtiger Punkt in jedem Unternehmen. Vor allem sensible und personenbezogene Daten lassen sich durch die integrierte Berechtigungsvergabe innerhalb eines Dokumentenmanagementsystems rechtskonform verarbeiten.

Auch moderne Arbeitsmodelle wie das Home Office oder ortsunabhängiges Arbeiten lassen sich mit einer effizienten Dokumentenmanagementsoftware problemlos umsetzen. Auf die zentral abgelegten Dokumente lässt sich von nahezu jedem Ort problemlos zugreifen. Dadurch kann die Mitarbeiterzufriedenheit erhöht werden, wodurch Fachkräfte leichter gefunden und gehalten werden können.

„Sparen Sie zehn Schritte am Tag für zwölftausend Mitarbeiter. Damit erhalten Sie 50 Meilen an überflüssiger Handarbeit und vergeudeter Energie, die eingespart werden können“,
sagte schon Henry Ford.

Sie sind sich unsicher, ob ein Dokumentenmanagementsystem Ihre Unternehmensperformance verbessert?
Wir beraten Sie gerne.

Integration eines DMS im Unternehmen – das gilt es zu beachten

Die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems in Unternehmen kann mitunter aufwendig sein. Dafür ist die spätere Arbeitserleichterung umso größer. Um alle wesentlichen Punkte im Zuge der DMS Integration zu beachten, empfiehlt es sich, einen Digitalisierungsbeauftragten zu bestimmen. Dieser kümmert sich um alle Belange rund um die Einführung des digitalen Dokumentenmanagements.

Gleichzeitig sollten die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen aller Abteilungen frühzeitig über die bevorstehenden Veränderungen informiert werden. Mit der Einführung der neuen Software bedarf es zudem einer ausreichenden Qualifizierung der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen durch entsprechende Schulungen. Der Aufwand zur Integration alter Dokumente, welche ausschließlich in Papierform vorliegen, in das neue System sollte dabei nicht unterschätzt werden.e System sollte dabei nicht unterschätzt werden.

So managen Sie Ihre Dokumente erfolgreich mit agorum core

Mit agorum core erhalten Sie nicht nur ein effizientes Dokumentenmanagementsystem für Ihr Unternehmen. Vielmehr bietet Ihnen agorum core ein ganzheitliches Enterprise-Content-Management-System. Solche ECM-Systeme gehen noch einen Schritt weiter als bloße DMS. Neben Dokumenten lassen sich mit einem ECM-System wie agorum core auch sämtliche anderen Unternehmensinformationen speichern und verarbeiten.

Das DMS ist dabei einer von vielen weiteren Bausteinen des gesamten Systems, welche nahtlos ineinandergreifen. Neben dem Dokumentenmanagement beinhaltet agorum core als ganzheitliche All-in-one-Lösung unter anderem auch ein Mailarchiv, einen automatisierten Posteingang sowie eine automatisierte Rechnungslegung und die Möglichkeit zur Erstellung automatisierter Workflows. Damit lassen sich nicht nur Dokumente, sondern alle Daten und Prozesse eines Unternehmens sicher, ortsunabhängig und kollaborativ bearbeiten.

Dabei setzt agorum core auf eine Open-Source-basierte Software. Diese bietet eine höchstmögliche Datensicherheit und macht Ihr Unternehmen gleichzeitig unabhängig von Herstellern, Sicherheitslücken, Backdoors und Folgekosten.

Überzeugen Sie sich selbst von den Vorteilen von agorum core als ganzheitliches ECM-System mit integriertem DMS. Nehmen Sie dazu einfach Kontakt mit uns auf. Wir beraten Sie gern zu allen Möglichkeiten und Vorteilen, die agorum core Ihrem Unternehmen bieten kann.

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Wir beraten Sie gerne auf Ihrem Weg zum Management digitaler Dokumente. Volltextsuche, Workflows und automatische Archivierung sind nur wenige Klicks entfernt.