„Digital“, „Digitalisierung“ oder „digitale Transformation“ sind zentrale Buzzwords unserer Zeit. Insbesondere für Unternehmen ist es wichtig, sich mit digitalisierenden Maßnahmen auseinanderzusetzen. Aufwendiges Suchen von Akten im Keller und händische Notizen auf Faxnachrichten sollten schon lange der Vergangenheit angehören. Für Unternehmen heißt das, offen für Veränderungen zu sein und Chancen zu nutzen. Denn schon mit wenigen Schritten lassen sich Prozesse unkompliziert in das digitale Zeitalter überführen.

Eine Sache wollen wir jedoch gleich klarstellen: Die Frage „Wie kann ich mein Unternehmen digitalisieren?“ bildet nur einen kleinen Teil der Möglichkeiten ab und ist längst nicht mehr zeitgemäß genug. Schließlich kann Digitalisierung auch einen so banalen Vorgang wie das Einscannen eines physischen Dokuments bedeuten. Vielmehr sollte die Frage lauten: „Wie kann digitale Transformation erfolgreich umgesetzt werden?“ Auf dieser Seite erhalten Sie alle zentralen Antworten zu den meistgestellten Fragen zur digitalen Transformation im Unternehmen:

Inhaltsübersicht

Was ist digitale Transformation und was bringt sie?

Digitale Transformation im Unternehmen umschreibt einen fortlaufenden Veränderungsprozess– quasi einen Wandel durch den Einsatz digitaler Mittel. Während Digitalisierung konkrete Maßnahmen umfasst, wie beispielsweise analoge Rechnungen digital zu archivieren, geht die digitale Transformation einen Schritt weiter. Die digitale Transformation in Unternehmen zielt darauf ab, langfristig und strategisch umzudenken bzw. eine kontinuierliche Entwicklung, die moderne Prozesse als übergeordnetes Ziel hat, voranzutreiben. Der Weg dorthin führt über die Summe der digitalen Maßnahmen, wie eine digitale Archivierung oder die Einführung von Tools zum kollaborativen Arbeiten. Dabei ist es unerheblich, ob es sich um den Wandel eines jungen Start-ups oder die digitale Transformation in Mittelstand und Industrie handelt: Unabhängig von den einzelnen Maßnahmen ist es wichtig, dass der digitale Fahrplan der kommenden Jahre strategisch geplant ist. Mehr zur Unterscheidung der Begrifflichkeiten erfahren Sie hier.

Digitalisierung:
„Ich wähle Insellösungen um Probleme ad hoc zu lösen. Für Chats die Software von Anbieter X, für mein DMS Anbieter Y, für mein Filesharing Anbieter Z. Leider kann ich Dokumente aus Y nicht über Z sharen, dazu brauchen wir noch…”
Digitale Transformation vs. Digitalisierung: Wie kann ich mein Unternehmen digitalisieren?
Digitale Transformation vs. Digitalisierung: Wie kann ich mein Unternehmen digitalisieren?
Digitale Transformation:
„Ich will ein strategisches Vorgehen in meiner digitalen Transformation. Ich wähle eine Lösung aus einer Hand, damit Programme problemlos miteinander arbeiten. Mit dem modularen Aufbau stelle ich mir meine nötigen Lösungen zusammen.“

Insgesamt ergeben sich zahlreiche Vorteile durch die digitale Transformation. Unternehmerische Geschäftsmodelle sollen eine moderne und sichere Zukunft gewährleisten. Softwarelösungen erleichtern beispielsweise die Archivierung, beschleunigen die Kommunikation und gestalten das Arbeiten abteilungsübergreifend flexibler. Geschäftsprozesse zu automatisieren führt sogar dazu, dass lästige Arbeitsschritte wie der manuelle Rechnungsversand entfallen. Die Mitarbeiter können sich dann wichtigeren Aufgaben zuwenden.

Digitale Transformation vs. Digitalisierung: Wie kann ich mein Unternehmen digitalisieren?

Was passiert, wenn ich die digitale Transformation ignoriere?

Sollten Sie sich dafür entscheiden, die digitale Transformation in Ihrem Unternehmen nicht aktiv anzugehen, heißt das nicht, dass Ihre Konkurrenz es Ihnen gleichtut. Ihre Mitbewerber werden die Chancen durch die digitale Transformation für sich nutzen und entscheidende Wettbewerbsvorteile erlangen. Digitale Verarbeitung von Bestellungen, automatisierte Versendung von Rechnungen oder kollaboratives Arbeiten: Diese Prozesse haben einen großen Einfluss auf die Wirtschaftlichkeit Ihres Business. Zudem zieht es auch qualifiziertes Personal bevorzugt dorthin, wo ein moderner Arbeitsplatz vorzufinden ist.

Wo dies nicht der Fall ist, werden Fachkräfte mit der Zeit abwandern. Zudem erschwert ein veralteter Arbeitsplatz das Finden von neuem Personal. Denn an die Annehmlichkeiten Software gewöhnt man sich schnell. Eine Rückkehr zu Stift, Block und Brief wird schwierig. Auch moderne Arbeitsmodelle wie Homeoffice oder die Erarbeitung neuer digitaler Geschäftsmodelle wie eines verstärkten Onlinehandels bleiben Unternehmen verwehrt. Das Unternehmen verliert als Arbeitgeber und Branchenanbieter zunehmend an Relevanz und die Performance stagniert. Ein Unternehmen, das die Vorteile der digitalen Transformation nicht nutzt, ist langfristig nicht wirtschaftlich – egal wie gut das Produkt ist.

Welches sind die größten Fehler bei der Umsetzung von digitaler Transformation?

Die digitale Transformation kann einfach von der Hand gehen, birgt jedoch auch einige Fehler, die es von Anfang an zu vermeiden gilt. Die technische und digitale Modernisierung macht Probleme, wenn keine strategische Vorgehensweise vorhanden ist. Klare Visionen und strategisches Denken helfen dabei, die richtigen Mittel und Investitionen für Ihr Unternehmen zu filtern und zu erschließen.

Digitale Lösungen für Beiläufigkeiten wie das digitale Buchführen über das Ausleihen von Poolfahrzeugen in Ihrem Unternehmen bringen Sie nicht zum gewollten Return on Investment. Die Digitalisierung verursacht Probleme im Unternehmen, wenn statt eines klar kalkulierten Fahrplans blinder Aktionismus herrscht. Heißt im Klartext: Digitalisieren Sie nicht um der Sache willen, sondern mit Verstand und Weitsicht.

Der größte Benefit der digitalen Transformation und ihrer Maßnahmen sind Zeitersparnisse. Nur wenn Maßnahmen aufeinander abgestimmt sind, kann dieser Benefit vollständig ausgeschöpft werden. Viele unterschiedliche Insellösungen helfen wenig, wenn sie nicht miteinander kompatibel sind. Gleichzeitig sollten sich Unternehmen nicht zu abhängig von Providern und Anbietern machen.

Bestimmen Sie einen geeigneten Digitalisierungsbeauftragten

Die Digitalisierung bereitet den Unternehmen auch dann Probleme,wenn kein internes Know-how aufgebaut wird und die Verantwortlichkeiten nicht klar verteilt sind. Wenn niemand eindeutig für die Etablierung digitaler Prozesse zuständig ist, werden Fehler wahrscheinlicher. Bestimmen Sie also einen Digitalisierungsbeauftragten, der Expertise auf dem Gebiet entwickelt und die digitale Transformation mit Weitblick intern steuert. Ein zentraler Ansprechpartner kann Fehlerquellen erkennen, bevor sie zum Problem der Digitalisierung im Unternehmen werden. Darüber hinaus hilft er Mitarbeitern auf dem Weg zur neuen Routine – Stichwort „Change-Management“. Wählen Sie hier jemanden, der nicht nur plant, sondern auch bereit ist, die geplanten Schritte anzupacken und umzusetzen.

Welches sind die Herausforderungen der digitalen Transformation und wie meistere ich sie?

Die digitale Transformation ist ein großes und wichtiges Projekt. Verantwortliche stehen zu Beginn vor denselben Herausforderungen wie bei anderen langfristigen Aufgaben: Es fehlt an Zeit, an Erfahrung und an Motivation. Dieser Herausforderung der digitalen Transformation mit einer Lösung zu begegnen, ist nicht immer einfach. Wichtig ist es zunächst, die „Machen-wir-schon-immer-so“-Mentalität auszublenden. Bei der digitalen Transformation handelt es sich um eine Wandlung und positive Modernisierung des Business. Angst vor Veränderung ist dafür kein hilfreicher Begleiter.

Um diese auch der Belegschaft zu nehmen, ist es wichtig, offen und transparent zu kommunizieren. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter: Welche digitalisierenden Maßnahmen kommen auf sie zu? Welche positiven Aspekte entstehen für ihren Arbeitsalltag? Welches sind die strategischen Ziele? Mit Antworten zu diesen Fragen werden die Mitarbeiter den geplanten Maßnahmen mit einer positiven Einstellung begegnen. Verdeutlichen Sie zudem, dass digitale Transformation nicht Rationalisierung bedeutet, sondern Modernisierung. Es geht nicht darum, Jobs obsolet zu machen. Im Gegenteil: Es gilt, Personal zu qualifizieren und weiterzuentwickeln. Offiziell verantwortlichen Mitarbeitern muss zudem die Zeit für die Umsetzung eingeräumt werden. Da eine gelungene Unternehmenstransformation Strategie, Weitblick und eine Reihe passender Maßnahmen benötigt, ist Zeit für Recherche und Meetings wichtig. Dazu sind für die digitale Transformation auch eine Beratung durch Dritte oder Erfahrungsberichte von anderen Unternehmen hilfreich. Vergessen Sie nie: Blinder Aktionismus führt langfristig zu mehr Chaos als Lösungen. Stimmen Sie digitale Technologien und Software abteilungsübergreifend aufeinander ab und durchdenken Sie die benötigten Schritte für Ihre strategischen Ziele.

Wie starte ich mit der Digitalisierung meines Unternehmens?

Das Unternehmen sollte einen Mitarbeiter bestimmen, der für die digitale Transformation zuständig ist. Der Digitalisierungsbeauftragte entwickelt Konzepte, plant mit den Entscheidern und Controllern im Unternehmen Lösungen und treibt deren Umsetzung voran. Auch wenn Sie für den digitalen Wandel in Ihrem Unternehmen zuständig sind, sollte der Prozess nicht hinter verschlossenen Türen stattfinden. Da der Beauftragte nicht mit allen Kollegen sprechen kann, sollte er wichtige Schlüsselpersonen ins Boot holen, wie Abteilungsleiter oder langjährige Mitarbeiter. So bekommt der Verantwortliche ein Feedback zu den geplanten Schritten. Auch im Rahmen der Umsetzung hat der Mitarbeiter darüber hinaus Ansprechpartner, bei denen er Informationen über den aktuellen Stand abfragen kann. Digitalisierungsbeauftragte brauchen zudem Zeit, um die neue Aufgabe neben den eigentlichen Arbeiten gewissenhaft erledigen zu können. Die strategische Planung ist zwar ein zentraler Aspekt für die richtigen digitalisierenden Maßnahmen, dennoch darf sie nicht die eigentliche Implementierung blockieren. Durchdachtes und richtiges Umsetzen ist das Grundprinzip von erfolgreichem und agilem Handeln.

Mit Open Source zur digitalen Transformation

Setzen Sie auf eine flexible, zukunftsfähige und durchgängige Plattform, also Lösungen, die möglichst „aus einer Hand“ stammen. Schließlich gilt es nicht einfach nur, digitale Lösungen zu finden, die den Arbeitsalltag erleichtern. Sie müssen auch leicht verwaltet und gepflegt werden können. Viele Einzelsysteme nehmen daher auch viel Zeit für Wartung und Updates in Anspruch. Das Gegenteil, eine komplett eigens konzipierte und maßgeschneiderte Softwarelösung, ist nach der Fertigstellung jedoch auch häufig ein starres Gehäuse, das schwer erweiterbar und nicht updatefähig ist. Entsprechend umständlich kann es sein, die digitale Transformation fortlaufend zu gestalten und neue Mitarbeiter in die teure Maßanfertigung einzuarbeiten. Eine Lösung sind All-in-one-Plattformen mit modularem Aufbau. Wie bei einem Kinder-Baukasten können die verschiedenen Bauteile miteinander kombiniert und zusammengesteckt werden. Die Kombination wird an die Kundenwünsche angepasst und ist auch im Nachhinein einfach veränderbar und erweiterbar.

Geschlossene, maßgeschneiderte LösungModulare All-In-One-Plattform
Allein für Kundenwunsch entwickeltModule für alle Anforderungen verfügbar, Auswahl ist auf Kundenwünsche abgestimmt
Traditionelle IT mit CodeNo-Code-Plattform mit grafischen Elementen
Kopie von ähnlichen vorangegangenen SystemenReady-to-use-Bausteine, die auf standardisiertem System beruhen, aber individuelle Lösungen ermöglichen
Schwierig updatebarIndividuelle Module werden für alle Kunden upgedatet
Tiefes IT-Verständnis oder enge, durchgängige Zusammenarbeit mit Entwicklerteam nötigBausteinprinzip erleichtert Umsetzung, da nur technisches Grundverständnis nötig ist

Welche Vorteile bietet eine zentrale All-in-one-Plattform?

Die Vorteile einer All-in-one-Plattform bestehen darin, dass alle Lösungen in einem zentralen System integriert sind. Der Kunde kann nach seinen Wünschen entscheiden, welche Module er für seine Arbeit benötigt, und kann diese bei Bedarf ergänzen. Die Lösung wird somit individuell und von einem Hersteller auf den Kunden zugeschnitten. Updates und Services an einzelnen Bausteinen finden durch die modulare Struktur für alle Kunden statt – egal welche Geschäftsmodelle verfolgt werden. Entsprechend bleibt das System up to date und sicher. Im Gegensatz zu inkompatiblen Insellösungen, sind die verschiedenen Module einer All-in-one-Plattform aufeinander abgestimmt, egal ob Dokumentenmanagementsystem, Filesharing oder Personalakten. Eine Open-Source-basierte Software wie agorum core bietet zudem den Vorteil, dass alle Daten im System hinterlegt bleiben. Der Kunde behält die Kontrolle über seine Informationen und Dateien und kann diese problemlos in andere Systeme übernehmen.

Somit macht er sich unabhängig von Anbietern und schützt gleichzeitig seine Daten. Sollte etwa ein Anbieter plötzlich wegfallen oder eine andere ungeplante Entwicklung im Unternehmen auftreten, ist der Umzug problemlos möglich, ohne unternehmensrelevante Dateien zu verlieren. Ein weiterer nicht zu unterschätzender Vorteil ist die Zugänglichkeit einer All-in-one-Plattform. Auch älteres oder weniger technikaffines Personal muss in der Lage sein, die Neuerungen umzusetzen. Eine All-in-one-Plattform folgt vom Layout und Aufbau der verschiedenen Bausteine der gleichen Logik. Das System wird mit zunehmender Anwendungsdauer auch für technikscheue Kollegen intuitiver und leichter zu bedienen als verschiedene Lösungen von verschiedenen Herstellern.

Mit No-Code-Programmierung digital transformieren

Die Programmierung mit No-Code ermöglicht es dem Kunden, mit rudimentärem technischem Verständnis per Drag-and-Drop über visuelle Elemente Workflows zu erstellen. Fristerinnerungen einstellen, Aufgaben delegieren und Arbeitsabläufe überwachen sind keine großen Herausforderungen mehr. Die Möglichkeiten mit einer All-in-one-Plattform sind vielseitig. Über die Volltextsuche lassen sich etwa Dokumente finden, ohne dass deren Namen bekannt sein müssen. Ein einziges Stichwort des Fließtextes genügt. E-Mails und deren Anhänge können automatisch archiviert und in entsprechende Kundenprojekte eingeordnet werden. Integrierte Chat-Plattformen und Notizen, die direkt an gemeinsamen Projekten und Dokumenten stehen, ermöglichen kollaboratives Arbeiten. Durch hohe Sicherheitsstandards und Versionierung von Texten können Änderungen in Dokumenten konform mit Regeln der Compliance eingesehen werden.

Wer kann mir helfen?

Wenn das Know-how oder die Ressourcen für die Konzeption der eigenen digitalen Transformation nicht vorhanden sind, bieten bestimmte Partner Hilfe bei der Digitalisierung. Beratung anzunehmen ist bei Digitalisierung bzw. digitaler Transformation kein Zeichen von Unwissenheit, sondern ein richtiger Schritt für ein strategisches Handeln. Dazu muss keine kostspielige Unternehmensberatung für Digitalisierung beauftragt werden. Viele Anbieter von entsprechender Software wie agorum helfen auch gerne mit Beratung im frühen Stadium der digitalen Transformation weiter. So erhalten Sie in einer kostenlosen Online-Demo Informationen über agorum core und dessen passende Lösungsansätze für Ihr Unternehmen. In Workshops kann das Anforderungsprofil dann vertieft und die potenzielle Digitalisierung zahlreicher Geschäftsprozesse erläutert werden. Solche praxisnahen Beratungen helfen mit ihrem Softwarebezug dabei, das Ausmaß des Problems und die Anzahl der sinnigen Lösungen zu überblicken. Auch der Kontakt zu anderen Unternehmen, die neue Technologien in ihrer Organisation digital etablieren, kann hilfreich sein.

Checkliste: Wie weit sind Sie auf dem Weg der digitalen Transformation?

Anbei finden Sie eine kurze Checkliste, die Ihnen hilft festzustellen, wo Sie auf dem Weg zum digital transformierten Unternehmen stehen. Zudem sehen Sie, welche Schritte noch vor Ihnen liegen.

Planungsphase
Vorbereitungsphase
Implementierungsphase
Eine vollumfängliche Checkliste zur Unterstützung Ihrer digitalen Transformation erhalten Sie hier.

Sie möchten Ihr Unternehmen digital transformieren und für die Zukunft vorbereiten? Dabei kann es viele Fragen und Stolpersteine geben. Wir von agorum helfen Ihnen gerne kostenlos und unverbindlich weiter auf Ihrem Weg zum modernisierten Unternehmen.