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Digitale Projektakte: Projektdokumentation automatisieren

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Die digitale Projektakte mit automatisierten Prozessen macht Teams schnell, flexibel und unabhängig im Arbeiten. Alle Daten und Informationen sind transparent für alle einsehbar und sicher archiviert. Warum es sich lohnt, mit digitalen Projektakten zu arbeiten, beschreiben wir in diesem Blogbeitrag.

Projektdokumentation nach DIN

Der Begriff Projektdokumentation wird im Alltagsgebrauch sehr vieldeutig verwendet. Es gibt die normierte Definition nach DIN 69901, wonach der Begriff als “Zusammenstellung ausgewählter, wesentlicher Daten über Konfiguration, Organisation, Mitteleinsatz, Lösungswege, Ablauf und erreichte Ziele des Projektes” definiert ist. Aber auch die laufende Prozessdokumentation, wonach alle wesentlichen Schritte eines Projekts protokolliert und nachvollziehbar archiviert werden, wird häufig als Projektdokumentation bezeichnet. Wie Sie die laufende Dokumentation Ihrer Projekte mit einem Dokumentenmanagement-System automatisieren und daraus einen Projektabschlussbericht erstellen, beschreiben wir in 6 Punkten:

1.) Laufende Projektdokumentation mit einem Dokumentenmanagement-System

Die Herausforderung bei der Dokumentation von Projekten ist es, alle relevanten Informationen und Dokumente so abzulegen, dass Sie und die verantwortlichen Projektteilnehmer bei Bedarf schnell darauf zurückgreifen können. Da Sie oft vorher nicht wissen, welche Informationen später wieder benötigt werden, ist es sinnvoll, alles zu archivieren, was mit dem Projekt zu tun hat. An der Stelle verziehen Sie vielleicht das Gesicht, weil Sie denken, dass das viel zu unübersichtlich und zu kompliziert ist. Das mag mit herkömmlichen Methoden richtig sein, aber nicht mit digitalen Projektakten in einem Dokumentenmanagement-System (DMS). Ein leistungsfähiges DMS unterstützt Sie bei der Ablage in den digitalen Akten, hilft Ihnen über ausgeklügelte Suchfunktionen, alle wichtigen Informationen schnell wiederzufinden, und protokolliert alle Änderungen mit.

2.) Digitale Projektakten zur zentralen Ablage aller Informationen

Mit einer digitalen Projektakte in einem DMS archivieren Sie alle Dokumente und Informationen, inklusive aller E-Mails und Anhänge an einer einzigen zentralen Stelle. Der Zugriff darauf erfolgt bei modernen Dokumentenmanagement-Systemen über unterschiedliche Schnittstellen. Viele bieten webbasierte Oberflächen an, mit denen Sie über einen herkömmlichen Browser auf die digitalen Projektakten zugreifen und mit ihr arbeiten können. Der Vorteil gegenüber Clients, die Sie installieren müssen: Sie benötigen lediglich einen Rechner und einen Browser. Zudem gibt es meist eine App für Smartphones und Tablets, mit der Sie auch mobil Zugriff auf die Projektakte haben.

Wo die Daten liegen, können Sie oft selbst bestimmen. Die meisten Hersteller bieten eine Lösung an, bei der Sie Ihre Daten auf Ihren eigenen Servern inhouse ablegen können. Bei vielen gibt es aber auch die Möglichkeit, das DMS in der Cloud zu hosten.

3.) Projektdokumente automatisiert ablegen

Ein DMS kann viele Dokumente von alleine völlig automatisiert an den richtigen Stellen ablegen und Sie so bei der Projektdokumentation unterstützen. Die einzige Voraussetzung: Es muss irgendein Merkmal geben, anhand dessen das DMS das Dokument identifizieren kann. Das können bei einem Projekt eine Projektnummer, E-Mail-Adressen und andere Merkmale, wie Kundenname oder Lieferantennummern sein. Taucht eines dieser Merkmale in einem Dokument auf, wird es automatisch an der richtigen Stelle in der Projektakte archiviert. Zum Beispiel E-Mails in einem Verzeichnis für alle E-Mails, Rechnungen bei Belegen, Protokolle in Dokumentation usw.

Die Struktur der Projektakte ist flexibel anpassbar. Sie können beispielsweise feste Strukturen vorgeben, die beim Anlegen eines neuen Projekts automatisch im DMS erzeugt werden und die Sie dann flexibel erweitern und anpassen können.

Kann ein Dokument nicht eindeutig zugeordnet werden, unterstützt Sie das DMS mit einer komfortablen Suchfunktion bei der Suche nach der richtigen Projektakte. Sie geben den Projektnamen oder die Projektnummer ein und ziehen das Dokument per Drag-and-drop in die vom DMS geöffnete Projektakte.

Ins DMS kommen die Dokumente, indem Sie E-Mails per IMAP automatisch abholen lassen, Dokumente direkt ins DMS speichern, per Drag-and-drop auf die Oberfläche ziehen oder direkt in das System scannen. Gescannte Dokumente werden im DMS mit einer Texterfassungssoftware erfasst und durchsuchbar gemacht.

4.) Informationen schnell wiederfinden

Für die Projektdokumentation ist es wichtig, die benötigten Inhalte schnell zu finden. Alle Dokumente, die im DMS abgelegt werden, werden indexiert und im Volltext durchsuchbar gemacht. Zusätzlich zur Volltextsuche können Sie sehr gezielt über sogenannte Metadaten wie Datumsbereich, Projektnummer, Rechnungsbetrag oder Dokumententyp (z. B. Protokoll, E-Mail, Rechnung, Lieferschein) suchen, sodass Sie sehr gezielt und sehr schnell die benötigten Informationen zu jedem Projekt finden.

5.) Protokollierung und Projektmanagement über das DMS

In einem DMS werden alle Bearbeitungsschritte im Lebenszyklus eines Dokuments protokolliert. Bei jeder Änderung wird genau festgehalten, wer etwas mit dem Dokument gemacht hat und wann das passiert ist. Zusätzlich wird nach jedem Bearbeitungsschritt eine Version des Dokuments angelegt, sodass jederzeit auf frühere Bearbeitungsstände zurückgegriffen werden kann. Sie können also im Rahmen Ihrer Projektdokumentation jederzeit genau nachvollziehen und nachweisen, was geschehen ist.

Manche Dokumentenmanagement-Systeme bieten noch wesentlich mehr. Ein Beispiel finden Sie in diesem Blogartikel: Projektmanagement mit einem Dokumentenmanagement-System. Hier ist das Projektmanagement direkt in das DMS integriert. Sie können damit ganz einfach Projekte initiieren, planen, ausführen, überwachen, abschließen und mit den Projektteilnehmern kommunizieren. Ein schönes Beispiel für den Einsatz eines DMS im Projektmanagement lesen Sie im Referenzbericht über Schlüter+Thomsen.

6.) Abschließende Projektdokumentation erstellen

Für die abschließende Projektdokumentation stehen Ihnen mit einer digitalen Projektakte lückenlos alle Informationen schnell zur Verfügung. Sie stellen einfach alle dafür notwendigen Dokumente in einem Verzeichnis zusammen und erstellen anhand der vorhandenen Daten Ihren Abschlussbericht. Zahlen und Informationen, die Sie benötigen, finden Sie im Handumdrehen über die Suchfunktionen des DMS.

FAZIT

Ein Dokumentenmanagement-System erleichtert Ihnen das Protokollieren und Zusammenstellen der Informationen für Ihre Projektdokumentation.

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