Patentanwaltskanzleien sind wie andere Unternehmen auch dazu verpflichtet, Daten wie Schutzrechte revisionssicher zu archivieren. Bedenkt man die langen Aufbewahrungsfristen der sensiblen Daten, wird die Anforderung an das digitale Archiv klar: Es muss groß, sicher und hochverfügbar sein.

Unser Dokumentenmanagement agorum core übernimmt diese verantwortungsvolle Aufgabe deutschlandweit in vielen Patentanwaltskanzleien. Zusammen mit der IP-Management-Software PatOrg sind die beiden Applikationen ein eingespieltes Team. Ebenso wie die Entwicklungsabteilungen von agorum Software und Brügmann Software.

Inhaltsübersicht

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Jahre Erfahrung

Beim Thema revisionssicher archivieren gilt: Ein DMS alleine reicht nicht aus

Branchen unabhängig gilt dieselbe Regel für alle: Ein Dokumentenmanagement „alleine“ reicht nicht aus, um die Revisionssicherheit abzubilden. Der Gesetzgeber verlangt mehr. Die revisionssichere Archivierung bedingt folgende 3 Bereiche:

  • Dokumentenmanagement mit digitalem Archiv
  • Verfahrensdokumentation
  • Abnahme des eigenen Systems durch einen Wirtschaftsprüfer

Unser Open Source Dokumentenmanagement agorum core wird in regelmäßigen Abständen von einem unabhängigen Wirtschaftsprüfer abgenommen. Es bietet bei sachgerechter Anwendung die Grundlage für die revisionssichere Archivierung. Für mehr Informationen schauen Sie gerne in unseren aktuellen Prüfbericht. Die Verfahrensdokumentation, in der alle Abläufe dazu dokumentiert werden, ist der zweite Punkt. Finaler Schritt ist die Abnahme durch einen Wirtschaftsprüfer.

Zusammenarbeit von PatOrg und dem DMS agorum core

Die Arbeitsteilung der beiden Systeme ist klar: Wenn es um die Verwaltung von gewerblichen Schutzrechten geht, ist PatOrg der führende Hersteller in Deutschland. Die Patentverwaltungssoftware übernimmt die zentrale Administration der Schutzrechte mit dem großen Thema der Fristenüberwachung und -steuerung.

Das Pendant dazu ist das Dokumentenmanagement agorum core. Es ist zuständig für die revisionssichere Archivierung und stellt sicher, dass Daten auch nach 30 Jahren oder länger verfügbar sind. Der zweite wichtige Punkt sind automatisierte Prozesse, über die die Akten der Patentverwaltungssoftware und die Korrespondenz gesteuert werden.

Die Zusammenarbeit der beiden Systeme ist flexibel und wird so abgebildet, wie es den tatsächlichen Arbeitsprozessen in den Kanzleien und IP-Abteilungen entspricht. Ziel ist es, dass die beiden Applikationen, Patentverwaltungssoftware und Dokumentenmanagementsystem, den Anwendern im Tagesgeschäft effizient zuarbeiten. Das bedeutet das Ablösen von papierbasierten Prozessen hin zu digitalen.

Dazu ein Beispiel
Ausgehende E-Mail mit einem Anschreiben an einen Mandanten

Das Prinzip einfach beschrieben: 

  1. Anschreiben wird in PatOrg erzeugt 
  2. Datei wird als Anhang an eine E-Mail angehängt 
  3. E-Mail-Versand an Mandant  
  4. E-Mail wird in agorum core archiviert 
  5. Per CMIS-Schnittstelle wird die generierte E-Mail an PatOrg “gemeldet”

Software zur Patentverwaltung: Automatisierte Prozesse

Das mobile Arbeiten hat in der vergangenen Zeit neu an Bedeutung gewonnen, vor allem weil aus dem Homeoffice der Zugriff auf Akten nicht möglich war. Da hatten Kanzleien mit papierbasierten Arbeitsabläufen das Nachsehen. Mit der digitalen Unterschriftenmappe zur Integration in der Patentverwaltungssoftware PatOrg, der E-Akte im gewerblichen Rechtsschutz und dem digitalen Posteingang sind Kanzleien hingegen gut aufgestellt. Speziell die digitale Unterschriftenmappe eignet sich ideal für den Einstieg und schafft gute Voraussetzungen für das Roll-out.

Die Anwender können ganz flexibel zwischen den beiden Systemen agieren und finden Akten mit wenigen Mausklicks.

Die Vorteile des Erfolgsteams PatOrg und des DMS agorum core

Die über viele Jahren gewachsene Zusammenarbeit von Brügmann und agorum hat die Kombination der beiden Systeme zu Hightech-Software im Patentwesen gemacht. Der Datenaustausch erfolgt über eine CMIS-Schnittstelle, und egal, welche Information zu einem Aktenzeichen vom Anwender benötigt wird, erhält er diese in Echtzeit. 

Die Vorteile für Kanzleien:
  • Dokumentenautomatisierung und -Erkennung: wichtig Informationen zum Beispiel von Amtsschreiben werden erkannt und dienen zur Steuerung der Arbeitsprozesse
  • Signifikanter Zeitgewinn in der Postverarbeitung
  • Ressourcensparende digitale Archivierung: Daten werden in Blöcken sortiert und dedupliziert, sodass identischer Content nur einmal abgelegt wird.
  • Zeitlich und örtlich unabhängiges Arbeiten
  • Offline arbeiten zum Beispiel vom Gericht aus
  • Schnelles Suchen & Finden über das agorum core information center
  • OCR-Texterkennung bis hin zu durchsuchbaren PDF-Dateien
  • Aktenteile zuordnen und über Filtermöglichkeiten sortieren
DMS-Laufwerk in agorum core

Unser System ist deutschlandweit in vielen Kanzleien in Einsatz. Bisher wurde die Software immer individuell an die Prozesse in den Kanzleien angepasst. Aktuell arbeiten wir gemeinsam mit Brügmann Software an einem 3-Stufen-Modell das Standards in unterschiedlichen Ausbaustufen ermöglicht. Dadurch können Kanzleien klein starten und schrittweise ausbauen.

Indra Cloet | Consultant / Senior Project Manager

Software zur Patentverwaltung: Lernen Sie das DMS agorum core kennen

Patentanwaltskanzleien und IP-Management-Abteilungen, die ihre Softwarearchitektur erweitern möchten, sind eingeladen, unser DMS agorum core im Rahmen einer Online-Demo kennenzulernen. Sprechen Sie vorab mit unseren technischen Kundenberatern und schildern uns Ihre Vorhaben. Insofern Sie eine Anbindung an PatOrg wünschen, teilen Sie uns bitte Ihre aktuelle Version mit.

Wir beraten Sie gerne.

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Rolf Lang