Das Archiv ist das Langzeitgedächtnis deines Unternehmens.
Patentanwaltskanzleien sind wie andere Unternehmen auch dazu verpflichtet, Daten wie Schutzrechte revisionssicher zu archivieren. Bedenkt man die langen Aufbewahrungsfristen der sensiblen Daten, wird die Anforderung an das digitale Archiv klar: Es muss groß, sicher und hochverfügbar sein.
Unser Dokumentenmanagement agorum core übernimmt diese verantwortungsvolle Aufgabe deutschlandweit in vielen Patentanwaltskanzleien. Zusammen mit der IP-Management-Software PatOrg sind die beiden Applikationen ein eingespieltes Team. Ebenso wie die Entwicklungsabteilungen von agorum Software und Brügmann Software.
Ein DMS alleine reicht nicht aus
Branchenunabhängig gilt dieselbe Regel für alle: Ein Dokumentenmanagement „alleine“ reicht nicht aus, um die Revisionssicherheit abzubilden. Der Gesetzgeber verlangt mehr. Die revisionssichere Archivierung bedingt folgende 3 Bereiche:
- Dokumentenmanagement mit digitale
- Abnahme des eigenen Systems durch einen Wirtschaftsprüferm Archiv
- Verfahrensdokumentation
Unser Open Source Dokumentenmanagement agorum core wird in regelmäßigen Abständen von einem unabhängigen Wirtschaftsprüfer abgenommen. Es bietet bei sachgerechter Anwendung die Grundlage für die revisionssichere Archivierung. Für mehr Informationen schau gerne in unseren aktuellen Prüfbericht. Die Verfahrensdokumentation, in der alle Abläufe dazu dokumentiert werden, ist der zweite Punkt. Finaler Schritt ist die Abnahme durch einen Wirtschaftsprüfer.
Zusammenarbeit von PatOrg und dem DMS agorum core
Die Arbeitsteilung der beiden Systeme ist klar: Wenn es um die Verwaltung von gewerblichen Schutzrechten geht, ist PatOrg der führende Hersteller in Deutschland. Die Patentverwaltungssoftware übernimmt die zentrale Administration der Schutzrechte mit dem großen Thema der Fristenüberwachung und -steuerung.
Das Pendant dazu ist das Dokumentenmanagement agorum core. Es ist zuständig für die revisionssichere Archivierung und stellt sicher, dass Daten auch nach 30 Jahren oder länger verfügbar sind. Der zweite wichtige Punkt sind automatisierte Prozesse, über die die Akten der Patentverwaltungssoftware und die Korrespondenz gesteuert werden.
Die Zusammenarbeit der beiden Systeme ist flexibel und wird so abgebildet, wie es den tatsächlichen Arbeitsprozessen in den Kanzleien und IP-Abteilungen entspricht. Ziel ist es, dass die beiden Applikationen, Patentverwaltungssoftware und Dokumentenmanagementsystem, den Anwendern im Tagesgeschäft effizient zuarbeiten. Das bedeutet das Ablösen von papierbasierten hin zu digitalen Prozessen.
Welche Vorteile bietet die revisionssichere Archivierung per Software?
Für eine digitale Archivierung per Software müssen also zahlreiche Faktoren berücksichtigt werden. Aber warum umstellen, bei all den Anforderungen? Die Antwort: weil es sich rechnet. Die Archivierung von Dokumenten gehört wohl sehr selten zu den beliebtesten Arbeitsaufträgen im Betrieb. „Notwendiges Übel“ ist schon eher die ehrliche Antwort von Mitarbeitern zum Thema „Revisionssichere Archivierung“. Diese Einstellung wirkt sich häufig auch auf die Gewissenhaftigkeit der tagtäglichen Umsetzung von Datenschutz aus. Nutzen Sie jedoch eine passende ECM-Software, erledigt sich die Archivierung nebenbei von allein. Denn ein Enterprise-Content-Management-System geht in seinen Funktionen über reine Archivierungssoftware weit hinaus. Für die Aufbewahrung von Unterlagen bietet eine ECM-Software zahlreiche Benefits.
Beispiel: Ausgehende E-Mail mit einem Anschreiben an einen Mandanten
Das Prinzip einfach beschrieben:
- Anschreiben wird in PatOrg erzeugt
- Datei wird als Anhang an eine E-Mail angehängt
- E-Mail-Versand an Mandant
- E-Mail wird in agorum core archiviert
- Per CMIS-Schnittstelle wird die generierte E-Mail an PatOrg "gemeldet”
Software zur Patentverwaltung: Automatisierte Prozesse
Das mobile Arbeiten hat in der vergangenen Zeit neu an Bedeutung gewonnen, vor allem weil aus dem Homeoffice der Zugriff auf Akten nicht möglich war. Da hatten Kanzleien mit papierbasierten Arbeitsabläufen das Nachsehen. Mit der digitalen Unterschriftenmappe zur Integration in der Patentverwaltungssoftware PatOrg, der E-Akte im gewerblichen Rechtsschutz und dem digitalen Posteingang sind Kanzleien hingegen gut aufgestellt. Speziell die digitale Unterschriftenmappe eignet sich ideal für den Einstieg und schafft gute Voraussetzungen für das Roll-out.
Die Anwender können ganz flexibel zwischen den beiden Systemen agieren und finden Akten mit wenigen Mausklicks.
Die Vorteile des Erfolgsteams PatOrg und des DMS agorum core
Die über viele Jahren gewachsene Zusammenarbeit von Brügmann und agorum hat die Kombination der beiden Systeme zu Hightech-Software im Patentwesen gemacht. Der Datenaustausch erfolgt über eine CMIS-Schnittstelle, und egal, welche Information zu einem Aktenzeichen vom Anwender benötigt wird, erhält er diese in Echtzeit.
- Dokumentenautomatisierung und -Erkennung: wichtig Informationen zum Beispiel von Amtsschreiben werden erkannt und dienen zur Steuerung der Arbeitsprozesse
- Signifikanter Zeitgewinn in der Postverarbeitung
- Ressourcensparende digitale Archivierung: Daten werden in Blöcken sortiert und dedupliziert, sodass identischer Content nur einmal abgelegt wird
- Zeitlich und örtlich unabhängiges Arbeiten
- Offline arbeiten zum Beispiel vom Gericht aus
- Schnelles Suchen & Finden über das agorum core information center
- OCR-Texterkennung bis hin zu durchsuchbaren PDF-Dateien
- Aktenteile zuordnen und über Filtermöglichkeiten sortieren
Anne Klein | CFO
Unser System ist deutschlandweit in vielen Kanzleien in Einsatz. Bisher wurde die Software immer individuell an die Prozesse in den Kanzleien angepasst. Auf Grund der großen Nachfrage nach standardisierten Modulen, die schnell implementiert werden können, haben wir gemeinsam mit Brügmann Software ein 3-Stufen-Modell entwickelt. Dadurch können Kanzleien klein starten und schrittweise ausbauen.
Das 3-Stufen-Modell von PatOrg und agorum core
Ursprungsidee für das 3-Stufen-Modell war ein Archiv für die Anbindung an PatOrg als Standardlösung. Im Idealfall schnell implementierbar und ein sicherer Aufbewahrungsort für die wertvollen Schutzrechte. Entstanden sind drei Umsetzungsmöglichkeiten, die ideal aufeinander aufbauen.
Schneller Einstieg, bequemer Umstieg und auf lange Sicht ausgelegt
Das Modell ist in der basic-Version in der lizenzfreien Version agorum core open als Plug-in integriert. Sinn und Zweck ist es, alle Daten aus PatOrg in das Archiv von agorum core zu übertragen. Das ist mit wenig Aufwand verbunden und schnell realisierbar.
Die weiteren Ausbaustufen unterscheiden sich neben höheren Funktionstiefen im Wesentlichen durch einen Wartungsvertrag mit Anspruch auf Support. Bei der Verwaltung von so sensiblen Daten wie Schutzrechten, die über 30 Jahre sicher aufbewahrt werden müssen, ist dies empfohlen. Tritt ein Ernstfall ein, bekommen Sie schnell Hilfe.
agorum core PatOrg basic
Das digitale Zuhause für geistiges Eigentum. Das Einsteigermodell richtet sich an Kanzleien, die eine Archivlösung suchen, die schnell an PatOrg angebunden werden kann.
- PatOrg übernimmt das Setzen der Metadaten
- 30-jährige revisionssichere Ablage
- Das Plug-in ist Bestandteil der agorum core open-Version (lizenzfrei, ohne Wartung und Support
- agorum core open installiert werden.
Das Plugin kann eigenständig mit agorum core open installiert werden. Unsere Dokumentation hilft Ihnen Schritt für Schritt dabei. PatOrg-Kunden dürfen sich direkt an Ihren Kundenberater bei Brügmann Software wenden.
Das basic- Modell eignet sich ideal dafür, das Archiv mit den Daten aus PatOrg zu befüllen und schafft die besten Voraussetzungen für ein Update auf das classic-Modell, mit Anspruch auf Wartung und Support.
agorum core PatOrg classic
Ihr Wegbegleiter für unterwegs - Die zweite Ausbaustufe, das classic-Modell, setzt auf Flexibilität. Durch die „Aktenkoffer-Funktionalität“ ermöglicht es den lokalen Zugriff auf Akten außerhalb der Kanzlei. Die wichtigsten Funktionalitäten:
- Lokaler Zugriff auf Akten
- OCR-Erkennung
- 30-jährige revisionssichere Ablage nach dem Prüfungsstandard IDW PS 880
- Wartung und Support
Das Plug-in ist Bestandteil von agorum core pro, die Lizenzen erhalten Sie bei agorum. Es kann eigenständig installiert und in Betrieb genommen werden. Die Dokumentation hilft Ihnen Schritt für Schritt dabei.
PatOrg-Kunden dürfen sich für die Einrichtung direkt an ihren Kundenberater bei Brügmann Software wenden.
agorum core PatOrg advanced
Individualität zu Ende gedacht - Mit dem advanced-Modell entscheiden Sie sich für die Premium-Lösung. In dieser Ausbaustufe wird die Software exakt nach den Prozessen in der Kanzlei oder der IP-Management-Abteilung konfiguriert. Der Automatisierung sind hier kaum Grenzen gesetzt. Das Arbeiten wird flexibel, egal ob vom Homeoffice oder aus dem Büro. Die beiden Systeme sind durch eine CMIS-Schnittstelle verbunden und kommunizieren bidirektional.
In der strategischen Umsetzung verfolgen wir das Ziel, möglichst schnell und in kleinen Schritten produktiv zu gehen. Anwender bekommen dadurch Routine im Umgang mit der Software und sammeln wichtige Erfahrungen.
Zunächst ist der Status quo Ihres Datenbestands wichtig: Welche Daten liegen bereits digital vor und welche noch in Papierform? Wie sehen die Prozesse in der Kanzlei aus? Das alles wird in einem Workshop erarbeitet und eine Software-Architektur entwickelt, die exakte die Prozesse der Kanzlei abbildet.
agorum® FAQ Schutzrechte sichern – warum ein Wartungsvertrag auf lange Sicht wichtig ist
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Verfügbarkeit von Dokumenten
Dazu folgendes Beispiel: Das Archiv ist aus welchen Gründen auch immer nicht mehr erreichbar. Das bedeutet, Anwender können zwar in PatOrg ein Schutzrecht sehen, haben aber keinen Zugriff auf die Dokumente und können nur eingeschränkt arbeiten. Damit es nicht zu Versäumnissen kommt, etwa bei der Verlängerung von Fristen, ist eine zeitnahe Behebung wichtig.
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Performance
Das Datenwachstum in Kanzleien ist exponentiell, und ein immer wiederkehrendes Supportthema ist ein unzureichender Datenspeicher. Die Auswirkungen reichen von einem langsamen System bis zu einem Stillstand und damit verbunden Ausfallzeiten der Anwender. Neben der raschen Fehlerbehebung ist eine Ursachenforschung angezeigt. Damit die Ressourcen Datenbanken und Storage auf lange Sicht optimal ausgelastet sind, bietet das Modul agorum core storage die Möglichkeit, die Datenmengen auf verschiedene Speichermedien zu verteilen. Durch Deduplizierung erkennt es Datenblöcke, die bereits im System sind, und legt diese nicht doppelt ab.
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Backup
Ein valides Backup ist die elementarste Absicherung des Datenbestands. Aus der Praxis können wir sagen, dass regelmäßig Worst-Case-Szenarien vorkommen und Daten nicht konsistent persistiert gesichert werden. Die Ursachen können verschiedene Gründe haben. Bei der Wiederherstellung muss geprüft werden, welche die letzte valide Version ist, die wieder auf die Datenbank gespielt werden muss. Auch hier ist höchste Eile und Expertise gefragt.
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Automatisierungen
Bei automatisierten Prozessen in agorum core pro, etwa der E-Akte oder der digitalen Unterschriftenmappe, können Sonderfälle auftauchen, etwa ein fehlerhaftes Dokument, das nicht der Weiterverarbeitung zugeführt wird, sondern im Audit verbleibt. Für die Behebung ist mitunter spezielles Know-how erforderlich, damit die digitalisierten Prozesse wieder reibungslos laufen.
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