Patentverwaltungssoftware – agorum core und PatOrg für Kanzleien und IP-Abteilungen

Patentanwaltskanzleien sind wie andere Unternehmen dazu verpflichtet, Daten wie Schutzrechte revisionssicher zu archivieren. Angesichts der langen Aufbewahrungsfristen für sensible Daten ist die Anforderung an das digitale Archiv klar. Es muss groß, sicher und hochverfügbar sein und die Daten über 30 Jahre oder länger zuverlässig vorhalten.

agorum core übernimmt diese verantwortungsvolle Aufgabe deutschlandweit in vielen Patentanwaltskanzleien. Zusammen mit der IP-Management-Software PatOrg von der Brügmann Software GmbH bilden die beiden Anwendungen ein eingespieltes Team. Ein reines Dokumentenmanagement allein reicht für die Revisionssicherheit nicht aus. Der Gesetzgeber verlangt drei Bausteine, nämlich ein Dokumentenmanagement mit digitalem Archiv, eine Verfahrensdokumentation und die Abnahme durch einen Wirtschaftsprüfer. agorum core wird regelmäßig von einem unabhängigen Wirtschaftsprüfer abgenommen. Details dazu stehen im aktuellen GoBD-Prüfbericht.

Die Arbeitsteilung der beiden Systeme ist klar. Geht es um die Verwaltung gewerblicher Schutzrechte, ist PatOrg der führende Hersteller in Deutschland. Die Patentverwaltungssoftware übernimmt die zentrale Administration der Schutzrechte samt Fristenüberwachung und -steuerung. agorum core ist zuständig für die revisionssichere Archivierung und automatisierte Prozesse, über die Akten und Korrespondenz gesteuert werden.

Der Datenaustausch erfolgt über eine CMIS-Schnittstelle. Egal, welche Information zu einem Aktenzeichen benötigt wird, sie steht in Echtzeit bereit. Ein einfaches Beispiel aus dem Alltag zeigt das Zusammenspiel bei einer ausgehenden E-Mail an einen Mandanten.

1. Das Anschreiben wird in PatOrg erzeugt.
2. Die Datei wird als Anhang an eine E-Mail gehängt.
3. Die E-Mail wird an den Mandanten versendet.
4. Die E-Mail wird in agorum core revisionssicher archiviert.
5. Per CMIS-Schnittstelle wird die E-Mail an PatOrg gemeldet.

So finden Anwender Akten mit wenigen Mausklicks und wechseln flexibel zwischen beiden Systemen. Weitere Praxistipps liefert unser Beitrag zur E-Akte im gewerblichen Rechtsschutz.

Alle Stufen sind updatefähig und nahtlos upgradefähig. Du wechselst von Basic bis Ultimate jederzeit, ohne Datenverlust und ohne Strukturbruch.

Die revisionssichere Archivierung ist selten die beliebteste Aufgabe im Büro. Mit der passenden ECM-Software erledigt sie sich nebenbei. Ein Enterprise-Content-Management-System geht dabei weit über reine Archivierungssoftware hinaus und bringt für Kanzleien und IP-Abteilungen zahlreiche Vorteile.

• Dokumentenerkennung: Amtsschreiben werden erkannt und steuern Arbeitsprozesse
• Signifikanter Zeitgewinn in der Postverarbeitung
• Ressourcensparende Archivierung durch Deduplizierung
• Zeitlich und örtlich unabhängiges Arbeiten
• Offline arbeiten, zum Beispiel vom Gericht aus
• Schnelles Suchen und Finden über das information center
• OCR-Texterkennung bis hin zu durchsuchbaren PDF-Dateien
• Aktenteile zuordnen und über Filter sortieren

Wie sich Eingangspost automatisiert erfassen und sortieren lässt, zeigt unser Beitrag zum elektronischen Posteingang im Patentwesen. Praktische Hinweise zum Scannen findest du außerdem im Artikel Papierstapel scannen und automatisiert sortieren.

Eine Patentverwaltungssoftware verwaltet Schutzrechte. Eine KI-gestützte Plattform versteht die Dokumente dahinter. Genau hier setzt ALBERT | AI in agorum core pro an. Die KI ist direkt in die Plattform eingebaut und arbeitet immer im Rechtekontext deiner Mitarbeitenden. Niemand sieht mehr, als er sehen darf, und jede Aktion ist lückenlos protokollierbar. Gerade bei sensiblen Schutzrechtsdaten ist das entscheidend.

Im Alltag bedeutet das konkrete Entlastung. Die manuelle Klassifizierung eines Dokuments kostet 3 bis 10 Minuten. ALBERT | AI erledigt sie, bevor die E-Mail überhaupt geöffnet ist. Eine Fachkraft liest sich durchschnittlich 30 Minuten in einen komplexen Vorgang ein. ALBERT | AI fasst ihn in Sekunden zusammen. Das eingesetzte KI-Modell ist dabei jederzeit wechselbar, denn ALBERT | AI ist Multi-LLM. Dein Unternehmenswissen und deine Prozesse bleiben unverändert.

Der Einstieg gelingt schrittweise. Besonders bewährt hat sich der Start mit einzelnen, klar abgegrenzten Bausteinen, die schnell Wirkung zeigen und die Akzeptanz im Team erhöhen.

1. Mit PatOrg IP Basic kostenfrei starten und PatOrg-Dokumente strukturiert archivieren.
2. Die digitale Unterschriftenmappe einführen, sie eignet sich ideal für den Einstieg.
3. Den digitalen Posteingang aktivieren, damit Eingangspost von Anfang an digital läuft.
4. Bei Bedarf auf PatOrg IP Professional erweitern, für geprüfte Revisionssicherheit und OCR.
5. Individuelle Workflows mit PatOrg IP Ultimate umsetzen, gemeinsam im agorum® Workshop.

Ein besonderer Vorteil liegt darin, dass deine Mitarbeitenden wie gewohnt über das Laufwerk weiterarbeiten. Dokumente werden dabei gleichzeitig revisionssicher archiviert, per OCR erfasst und für die KI nutzbar gemacht. Das sorgt für hohe Akzeptanz und geringen Schulungsaufwand. Wie ein zentraler digitaler Ablageort im Alltag funktioniert, zeigt auch unser Beitrag zum digitalen Aktenschrank.

Überzeugend ist am Ende der Praxiseinsatz. Eine Bewertung aus einem OMR-Review bringt den Nutzen auf den Punkt.

• Schneller Zugriff auf Akten in digitaler Form und schnelle Suche nach Dokumenten über alle Akten hinweg.
• Digitaler Posteingangsworkflow und revisionssichere Ablage von Dokumenten.
• Effizienteres Arbeiten mit der digitalen Akte, sowohl für Patentanwaltsfachangestellte als auch für Anwälte.

Diese Einschätzung stammt aus einer OMR-Review-Bewertung der Kanzlei Peterreins Schley Patent- und Rechtsanwälte. Sie zeigt, dass sich der Umstieg auf digitale, revisionssichere Prozesse im Tagesgeschäft auszahlt.