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Software zur Archivierung im Patentwesen: DMS agorum core

Petra Kayser

Software zur Archivierung im Patentwesen nimmt mit dem Umstieg auf E-Akten und digitalisierten Prozessen eine immer wichtigere Rolle ein. agorum core und PatOrg sind in diesem Kontext erprobte Teamplayer. Die beiden Systeme verwalten die Schutzrechte digital, von der Aktenanlage bis zur Archivierung und Bereitstellung.

Software zur Archivierung im Patentwesen

Software zur Archivierung im Patentwesen

Das Archivierungskonzept von agorum Software setzt bei der Archivierung auf ausgereifte Technologie und smarte Softwarelösungen. Das ist im Patentwesen wichtig, weil das Datenwachstum exponentiell ist und nur wenn es intelligent archiviert ist, auch schnell wieder abgerufen werden kann. Hier zählt Geschwindigkeit.

Wie archiviert das DMS agorum core?

Datenbanken

agorum core arbeitet datenbankbasiert und wird im Standard mit einer MySQL-Datenbank ausgeliefert. Das Open-Source-Produkt ist im produktiven Betrieb vergleichsweise wartungsarm, zuverlässig und performant. Neben der MySQL-Datenbank können auch PostgreSQL, MS SQL, Oracle und MariaDB angebunden werden. Unsere Erfahrungen zu den einzelnen Datenbanken finden sie in unserem Hardware-Dokument kompakt beschrieben.

Intelligentes Storage-Konzept

Im Patentwesen sind die zu verarbeitenden Datenmengen überproportional groß – bedingt durch die langen Aufbewahrungsfristen der Schutzrechte von mindestens 30 Jahren. Damit die Datenbanken und das Storage auch auf längere Sicht sinnvoll ausgelastet werden, setzen wir das Modul agorum core storage ein, das die Datenmengen auf unterschiedliche Speichermedien verteilt und auslagert. Hochverfügbare Daten, die oft abgerufen werden, werden auf schnellen Speichern gehostet. Daten, die seltener benötigt werden, auf langsameren Ressourcen. Ein wichtiger Part des Moduls stellt die Deduplizierung dar: Es erkennt Datenblöcke, die bereits im System sind, und legt diese nicht doppelt ab, sondern verweist auf die schon vorhandenen. Dadurch wird die Datenbank entlastet, und das System bleibt performant. Ausführliche Informationen zum Thema Storage finden Sie in diesem Beitrag.

Revisionssicherheit

Je nachdem, wie automatisiert und individualisiert die Konfiguration von agorum core zum Einsatz kommt, gibt es viele Möglichkeiten, wann und an welcher Stelle die revisionssichere Archivierung gesetzt wird. Auch in der technischen Umsetzung gibt es unterschiedliche Wege: über einen Cronjob oder Worker, über den Workflow oder im Fileworkflow. In der agorum core open-Version muss das Flag manuell gesetzt werden.

Eine häufige Frage, die uns von Kanzleien im Patentwesen erreicht, ist die Frage, was nach Ablauf der 30 Jahre mit der E-Akte passiert. Auch das kann individuell konfiguriert werden, sodass etwa eine Benachrichtigung auf den Ablauf der Frist hinweist.

Bei der revisionssicheren Archivierung ist noch wichtig zu wissen, dass ein Dokumentenmanagement-System allein nicht ausreicht. “Brief und Siegel” gibt es erst, wenn eine Verfahrensdokumentation und die finale Abnahme durch einen Wirtschaftsprüfer erfolgt ist. Ausführlich haben wir das im Beitrag “Revisionssicher Archivieren nach GoBD” beschrieben.

Suchen und Finden

Weit über 20.000 Patente und 19.000 Marken werden von einer Kanzlei, die agorum core im Einsatz haben, betreut. Bedenkt man den Dokumenten-Umfang eines einzigen Schutzrechtes, dann wird klar, was die Suchen-und-Finden-Funktion leisten muss: Sie muss in Bruchteilen von Sekunden ein Dokument aus Millionen von Dokumenten finden. Möglich machen das folgende 3 Punkte:

1. Metadaten

Die Aktenanlage und die Erzeugung der dazugehörigen ID erfolgt in PatOrg. Dort werden auch die definierten Metadaten gesetzt. Mit der Anlage in PatOrg werden die Daten zur Archivierung an das Dokumentenmanagement agorum core übergeben. Die Kommunikation zwischen den beiden Systemen erfolgt per CMIS-Schnittstelle.

Die Metainformationen klassifizieren große Datenmengen und verknüpfen Aktenzeichen / Dokumente anhand der Nummern der Arrays. In der Praxis bedeutet das für die Bearbeiter, dass sie über die Metadatensuche rasch finden, wonach sie suchen. Dazu geben sie in der Suche einfach die Parameter ein, die bekannt sind: Mandant, Bezeichnung, ID, Aktenteil, Bearbeiter, UZ, Belegart usw.

2. OCR-Software

Das Dokumentenmanagement-System (DMS) agorum core ist in der pro-Version mit der OCR-Software Readiris ausgestattet. Die Texterkennungssoftware erfasst alle Informationen im Volltext und indexiert sie. Das ist in Bezug zum Thema Software zur Archivierung im Patentwesen wichtig, weil das System so noch weitaus feingranularer suchen kann als ohne OCR. Bedenkt man das große Datenvolumen von Patentanwaltskanzleien, empfehlen wir den Einsatz einer OCR zur Volltextindizierung. Ausführliche Informationen zur OCR-Engine in agorum core finden Sie in diesem Beitrag.

3. Suchmaschine Solr

Wichtig bei einer Software für die Archivierung im Patentwesen ist eine leistungsstarke Suchmaschine. Das DMS agorum core ist mit der Open-Source-Suchmaschine Solr ausgestattet, die besonders für ihren großen Funktionsumfang und einer beschleunigten Indexierung steht. Sie ermöglicht schnelle und dezidierte Suchergebnisse.

FAZIT

Mit der Software zur Archivierung im Patentwesen agorum core sind Kanzleien professionell aufgestellt und profitieren von umfangreichen Funktionen. Besonders die schnelle Bereitstellung der archivierten Akten sowie das gute Zusammenspiel von PatOrg und agorum core sind von großem Vorteil.

Wir beraten Sie gerne

Kanzleien, die auf der Suche nach einem Dokumentenmanagement-System sind, das bereits in vielen Kanzleien im Einsatz ist, sind herzlich eingeladen, agorum core im Rahmen einer Online-Demo kennenzulernen. Wir freuen uns über Ihre Anfrage. Hier.

Diese Beiträge sollten Sie nicht verpassen:

Elektronischer Posteingang im Patentwesen – 10 Tipps aus der Praxis
Digitale Unterschriftenmappe zur Integration in PatOrg
Die E-Akte im gewerblichen Rechtsschutz: Tipps aus der Praxis von Indra Cloet (agorum) und Thomas Iversen (cidora)

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