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Digitale Archivierung mit dem Dokumentenmanagement-System agorum core

Digitale Archivierung mit dem DMS agorum core

Digitale Archivierung mit dem Dokumentenmanagement-System (DMS) agorum core: Dahinter ist die Datenbank der Tresor, in dem alle Dokumente liegen. Und eben dieser Tresor muss clever verwaltet werden, damit die Anwender ein performantes System haben. Häufige Frage von Kunden ist in diesem Kontext die Frage nach einer Deduplizierung und dem Thema Storage. Die große Überschrift darüber ist das Datenmanagement. Welche technischen Möglichkeiten unser Dokumentenmanagement-System agorum core bietet, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Digitale Archivierung bedeutet sinnvolles Datenmanagement

Digitale Archivierung erfordert ein sinnvolles Datenmanagement. Das betrifft die eingesetzte Hardware, es betrifft das Archivierungskonzept, und es geht um technische Maßnahmen, wie und wo Daten gespeichert werden. Ziel ist es, dass Anwender schnell auf Daten zugreifen können. Wir sprechen über folgende Themen:

  1. Datenwachstum und Auswirkungen
  2. Performance steigern: das Storage-Modul
  3. Content deduplizieren

1. Datenwachstum und Auswirkungen

Dazu ein Beispiel: Eine Rechnung wird gescannt und geht im DMS durch den Workflowprozess zur digitalen Verarbeitung. Es werden Metadaten gesetzt, die Rechnung wird umbenannt, durchläuft Fileworkflows usw. Dadurch entstehen von dieser einen Rechnung mehrere Historien, obwohl der Content unverändert bleibt. Und genau das passiert mit jedem Dokument, das im Archiv ist. Dieses stetig anwachsende Datenvolumen hat Auswirkungen auf Folgendes:

  • Infrastruktur
  • Datensicherung
  • Restore
  • Geschwindigkeit

2. Performance steigern: das Storage-Modul

Selektives Auslagern von Content auf Storage-Systeme ist in einem Dokumentenmanagement System von Beginn an sinnvoll. Wie oben beschrieben, empfiehlt sich zu unterscheiden zwischen folgendem:

1.) Dokumente, die täglich genutzt werden

Täglich benötigte Dokumente in der Datenbank müssen den Anwendern schnell zur Verfügung stehen. Deshalb empfiehlt es sich, diesen Content auf schnell verfügbaren Ressourcen zu speichern. Dafür können im Dokumentenmanagement-System agorum core Regeln hinterlegt werden. Beispielsweise können Rechnungen mit Rechnungsdatum kleiner als 10 Jahre auf schnellen und die mit älterem Datum auf langsameren Medien gespeichert werden.

Speicherhierarchie agorum core
SSD-Platten sind für Daten, die oft aufgerufen werden und für die deshalb eine schnelle Verfügbarkeit von Nöten ist, wichtig. Informationen, die eher selten benötigt werden, können auf entsprechend langsameren Ressourcen gespeichert werden. Das DMS agorum core kann aufgrund der erhobenen Metadaten Dokumente entsprechend dem Speichermedium zuordnen.
2.) Dokumente, die wenig genutzt werden

Ein Archiv mit wenig genutzten Dokumenten wird am besten im Storage gelagert. Durch eine Auslagerung nutzen Sie Speicherplatz optimal nach Ihren Bedürfnissen und beschleunigen die Arbeit mit agorum core. Mit dem Modul agorum core storage kann der standardmäßig in die Datenbank geschriebene Content auf externe Storage-Systeme ausgelagert werden. Dadurch entlasten Sie die Datenbank und verteilen Dokumente je nach Bedarf – auch metadatengesteuert.

Oliver Schulze, Geschäftsführer agorum Software GmbH

Wir haben Kunden, die durch den Einsatz des Storage-Moduls 50% der Speicherressourcen einsparen konnten. Alle Administratoren wissen, was das für das Betreiben alleine für das Back-up bedeutet. Die Anwender hingegen freuen sich über ein schnelles System und bekommen alle relevanten Daten in Echtzeit.

Oliver Schulze | Geschäftsführer

3. Deduplizierung inklusive

Zudem inkludiert das Modul eine automatische Deduplizierung, sodass identischer Content nur einmal abgelegt wird, egal wo und wie oft das Dokument innerhalb von agorum core liegt. So wird unnötiger Speicherverbrauch ausgeschlossen. agorum core storage schließt ebenfalls agorum core storage container ein, wodurch die Datenablage in Containern organisiert werden kann. Dadurch kann im Fall, dass das Storage-Backend nicht erreichbar ist, in die Datenbank geschrieben werden. Ist das Backend wieder erreichbar, wird der Prozess wieder aufgenommen und der Content ergänzt. So wird der Inhalt bequem und sicher automatisiert ausgelagert.

Die Vorteile der Deduplizierung
  • Inklusive agorum core storage container: Ablegen des ausgelagerten Contents in konsolidierten Containern statt vieler einzelner Dateien möglich
  • Entlastung der Datenbank
  • Beliebig viele Storage-Systeme administrierbar
  • Enthält einen Treiber für lokale Laufwerke, die als Storage angesprochen werden können
  • Dokumenteninhalte werden objektbasiert ausgelagert
  • Administration über intuitive Oberfläche
  • Auslagerung auf getrennte Servern möglich (z. B. einem reinen Storage-Server)
  • Clusterfähigkeit: große Datenmengen können verteilt werden

Wir beraten Sie gerne

Das Thema Storage im Dokumentenmanagement System stellt den gesamten Betrieb von Anfang an auf eine professionelle Plattform. Es ist sowohl für Bestandskunden als auch für Neukunden interessant. Sprechen Sie mit uns. Hier.

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