Sinnvolles Datenmanagement
Digitale Archivierung erfordert ein sinnvolles Datenmanagement. Das betrifft sowohl die eingesetzte Hardware und das Archivierungskonzept, als auch technische Maßnahmen, wie und wo Daten gespeichert werden. Ziel ist es, dass Anwender schnell auf Daten zugreifen können. Wir sprechen über folgende Themen:
- Datenwachstum und Auswirkungen
- Performance steigern: das Storage-Modul
- Content deduplizieren
1. Datenwachstum und Auswirkungen
Dazu ein Beispiel: Eine Rechnung wird gescannt und geht im DMS durch den Workflowprozess zur digitalen Verarbeitung. Es werden Metadaten gesetzt, die Rechnung wird umbenannt, durchläuft Fileworkflows usw. Dadurch entstehen von dieser einen Rechnung mehrere Historien, obwohl der Content unverändert bleibt. Und genau das passiert mit jedem Dokument, das im Archiv ist. Dieses stetig anwachsende Datenvolumen hat Auswirkungen auf Folgendes:
- Infrastruktur
- Datensicherung
- Restore
- Geschwindigkeit
2. Performance steigern: das Storage-Modul
Selektives Auslagern von Content auf Storage-Systeme ist in einem Dokumentenmanagementsystem von Beginn an sinnvoll. Dabei wird unterschieden nach:
Dokumente, die täglich genutzt werden
Täglich benötigte Dokumente in der Datenbank müssen den Anwendern schnell zur Verfügung stehen. Deshalb empfiehlt es sich, diesen Content auf schnell verfügbaren Ressourcen zu speichern. Dafür können im DMS agorum core Regeln hinterlegt werden. Beispielsweise können Rechnungen mit Rechnungsdatum kleiner als 10 Jahre auf schnellen und die mit älterem Datum auf langsameren Medien gespeichert werden.
Dokumente, die selten genutzt werden
Ein Archiv mit wenig genutzten Dokumenten wird am besten im Storage gelagert. Durch eine Auslagerung nutzen Sie Speicherplatz optimal nach Ihren Bedürfnissen und beschleunigen die Arbeit mit agorum core. Mit dem Modul agorum core storage kann der standardmäßig in die Datenbank geschriebene Content auf externe Storage-Systeme ausgelagert werden. Dadurch entlasten Sie die Datenbank und verteilen Dokumente je nach Bedarf - auch metadatengesteuert.
3. Deduplizierung inklusive
Zudem inkludiert das Modul eine automatische Deduplizierung, sodass identischer Content nur einmal abgelegt wird, egal wo und wie oft das Dokument innerhalb von agorum core liegt. So wird unnötiger Speicherverbrauch ausgeschlossen. agorum core storage schließt ebenfalls agorum core storage container ein, wodurch die Datenablage in Containern organisiert werden kann. Dadurch kann im Fall, dass das Storage-Backend nicht erreichbar ist, in die Datenbank geschrieben werden. Ist das Backend wieder erreichbar, wird der Prozess wieder aufgenommen und der Content ergänzt. So wird der Inhalt bequem und sicher automatisiert ausgelagert.
Die Vorteile der Deduplizierung
- Inklusive agorum core storage container: Ablegen des ausgelagerten Contents in konsolidierten Containern statt vieler einzelner Dateien möglich
- Entlastung der Datenbank
- Beliebig viele Storage-Systeme administrierbar
- Enthält einen Treiber für lokale Laufwerke, die als Storage angesprochen werden können
- Dokumenteninhalte werden objektbasiert ausgelagert
- Administration über intuitive Oberfläche
- Auslagerung auf getrennten Servern möglich (z. B. einem reinen Storage-Server)
- Clusterfähigkeit: große Datenmengen können verteilt werden
Wir beraten Sie gerne
Das Thema Storage im Dokumentenmanagementsystem stellt den gesamten Betrieb von Anfang an auf eine professionelle Plattform. Es ist sowohl für Bestandskunden als auch für Neukunden interessant. Sprechen Sie mit uns und senden eine Anfrage.
