Der Posteingang eines Unternehmens ist eine der zentralen Schnittstellen zu Kunden, Interessenten, Lieferanten und vielen weiteren Geschäftspartnern. Damit ist er einer der wichtigsten Kommunikationskanäle. Nach wie vor findet sich in den Betrieben jedoch ein sehr diverses Bild: Briefe, Downloadordner und E-Mail sind einige Beispiele. Durch die vielen verschiedenen Lösungen wird die Kommunikation im täglichen Business jedoch langsamer und zeitaufwendiger.

Gerade die analoge Post ist in vielen Betrieben ein Sorgenkind. Briefe, die weitergereicht werden müssten, enden im Papierstapel neben dem PC-Monitor und warten auf ihre Bearbeitung. Das richtige Dokument zu finden, ist so zeitaufwendig wie die Suche nach der Nadel im Heuhaufen. Je mehr Mitarbeiter mit den Poststücken Kontakt haben, desto wahrscheinlicher werden Fehler. Im schlimmsten Fall gehen wichtige Unterlagen schlichtweg verloren. Daten verschwinden im Papierdschungel. Große Unternehmen bauen um analoge Postsendungen gar eine ganze Abteilung auf: eine Poststelle im Unternehmen. Die Post wird in einem separaten Raum sortiert und kommissioniert. Auch übernimmt sie die Postverteilung im Büro – was ganze Arbeitstage von Mitarbeitern beansprucht. Ein solches analoges Bewältigen der Post macht Homeoffice unmöglich.

Wie wäre also eine digitale Lösung, die analog eingegangene Postsendungen scannt und vollautomatisch an die entsprechenden Abteilungen und Ansprechpartner weiterleiten kann? Ein digitales Postfach schafft hier Abhilfe. Neben der Antwort auf die Frage „Was ist ein digitaler Posteingang?“ erfahren Sie im Folgenden alles über die Vorteile eines solchen Programms und dessen Implementierung:

Inhaltsübersicht

Was ist ein digitaler Posteingang?

Beim Posteingang per Software wird die eingegangene Post im Betrieb digitalisiert. Dazu wird die Eingangspost eingescannt und online im Betrieb verteilt. Statt verschiedener individueller Entscheidungen im Umgang mit Eingangspost läuft durch die digitalisierte Postverteilung ein standardisiertes Management der Prozesse ab. Das Programm gibt den besten und effizientesten Weg der Post vor. Sie muss nicht mehr von einzelnen Mitarbeitern weitergereicht werden, und die Poststelle beziehungsweise verantwortliche Einzelpersonen werden entlastet. Aus einem Flickenteppich von individuellen Einzelentscheidungen zum Handling wichtiger Dokumente wird ein optimierter Prozess.

Wie funktioniert ein digitaler Posteingang?

Zur Ermöglichung der Verteilung der analogen Post als digital verfügbare Daten ist das Scannen der eingegangenen Briefe der erste Schritt. Was zu Beginn mühsam erscheinen mag, spart Arbeitszeit. Denn mit dem Einscannen der Dokumente, Rechnungen und Briefe werden nachgelagert alle weiteren Arbeitsprozesse beschleunigt und vereinfacht. Der Mitarbeiter muss die Umschläge nur öffnen und das Papier auflegen, den Rest erledigt das System. Das Scannen ist auch stapelweise möglich, um der Papierflut im Betrieb zu begegnen. Dabei wird die Eingangspost jedoch nicht nur in digitale Form gebracht: Per OCR (englisch für optical character recognition) wird der Text der Dokumente indiziert. Damit kann dank Volltextsuche nach unbekannten Dokumenten gesucht werden. Zudem ist es möglich, die Dokumente dem richtigen Empfänger zuzuordnen. Sind die gescannten Poststücke bei entsprechenden Empfängern verortet, werden sie über einen passenden Workflow automatisch dorthin weitergeleitet. Weitere Workflows können dabei helfen, die Postsendungen automatisch auch an nachgelagerte Abteilungen weiterzuleiten, wie etwa in die Buchhaltung.

Digitaler Posteingang: Post und E-Mails mit Software effektiver verarbeiten

Welche Vorteile bietet ein digitaler Posteingang?

Aus dem automatisierten Management zur Verteilung der digitalisierten Post entstehen für ein Unternehmen zahlreiche Vorteile. Im folgenden Abschnitt stellen wir diese Zusatznutzen nacheinander vor.

Ein digitaler Posteingang beschleunigt Prozesse

Ein digitaler Posteingang spart im täglichen Business vor allem wertvolle Arbeitszeit. Prozesse werden beschleunigt, da Postsendungen nicht mehr händisch durch den Betrieb wandern, sondern digital. Die manuelle Verteilung von Post entfällt somit. Stattdessen unterstützen die automatisierten Workflows die Angestellten bei der Arbeit. Die Software verfolgt dabei den zuvor durch die anpassbaren Kriterien und Berechtigungsstrukturen festgelegten Weg. Darüber hinaus ist durch den Workflow nachvollziehbar, an welcher Stelle der Bearbeitung verschiedene Dokumente stehen. Das daraus folgende digitale Aufgabenmanagement schafft Transparenz.

Ein digitaler Posteingang macht Arbeitsschritte einheitlicher

An die Stelle der zuvor erwähnten individuellen Entscheidungsprozesse tritt durch den Posteingang per Software eine Standardisierung. Zudem ermöglichen moderne Systeme, diesen Prozess an die individuellen Anforderungen und Vorstellungen im Unternehmen anzupassen. Dennoch weiß man im Betrieb durch die digitalisierten Dokumente nicht nur um den Bearbeitungsstatus der Eingangspost. Mitarbeiter wissen auch, wie sie mit verschiedenen Dokumenten zu verfahren haben. Jede neue Information, egal ob per E-Mail, Downloadlink oder Brief eingegangen, erreicht den Mitarbeiter über das individuelle digitale Postfach. Sätze wie „Das habe ich dir doch an deinen Platz gelegt“ gehören der Vergangenheit an.


Ein digitaler Posteingang macht Ihr Unternehmen sicherer

Vereinheitlichung und Beschleunigung tragen dazu bei, dass Betriebe prozesssicherer arbeiten. Verlegte Rechnungen und verpasste Deadlines sind passé, denn bereits beim Scannen können Fristen und weitere Informationen für Dokumente festgelegt werden. Das Ursprungsdokument wächst also um weitere Informationen an. Hilfreich ist dies auch bei mit dem Datenschutz konformen Arbeiten. So lassen sich über die Metadaten auch Löschfristen zur Einhaltung der GoBD erstellen. Die Dokumente werden revisionssicher und fristgerecht aufbewahrt, bevor das System sie nach Fristablauf automatisch löscht. Auch ein mit der DSGVO konformes Arbeiten wird über das digitale Postfach erleichtert: Viele DMS verfügen außer über ein digitales Postsystem auch über einstellbare Berechtigungsstrukturen. Diese ermöglichen, dass personenbezogene Dokumente auch nur von den Mitarbeitern einsehbar sind, für die sie bestimmt sind. Die Online-Verteilung der Postsendungen wird also nicht zu einer Rundmail personenbezogener Dateien – sondern geschieht konform mit dem Datenschutz.

Ein digitaler Posteingang schafft Nachhaltigkeit

Im Unternehmen eingehende Post schafft weiteres Papier. Kopien werden angefertigt, abgeheftet (gegebenenfalls in doppelter Ausführung), Antwortschreiben werden ausgedruckt und postalisch verschickt. Die Folgen zeigen sich beim Papierverbrauch. Jährlich benutzt jeder Deutsche rund 241 Kilogramm Papier, Pappe und Karton. Gerade im Briefverkehr lässt sich ein großer Anteil einsparen. Im Betrieb ist ein papierloses Büro mit einem digitalisierten Postfach in greifbarer Nähe. Neben einer Verbesserung der Performance hinterlässt das Business auch einen grünen Fußabdruck und trägt seinen Teil zur Nachhaltigkeit bei.

Ein digitaler Posteingang begünstigt ortsunabhängiges Arbeiten

Gerade Abteilungen, die viel mit der Eingangspost arbeiten, wie etwa die Buchhaltung, werden durch ein softwarebasiertes Postfach zum ortsunabhängigen Arbeiten befähigt. Durch die digitale Verfügbarkeit der Post ist der Arbeitsort zunehmend flexibel wählbar. Auch das Nachschlagen von Inhalten in Aktenschränken wird obsolet, wenn Softwareanschaffungen im Rahmen einer digitalen Transformation umgesetzt werden. Im Idealfall sind alle Dokumente des Betriebs über Programme abrufbar. Die Einführung von Homeoffice wird massiv erleichtert. Somit lassen sich Karriere und Familie leichter miteinander vereinbaren, und die Attraktivität als moderner Arbeitgeber wird gesteigert.

Ein digitaler Posteingang erleichtert kollaboratives Arbeiten

Die Zusammenarbeit mit verschiedenen Kollegen und Abteilungen wird durch einen digitalisierten Posteingang und -ausgang erheblich vereinfacht. Durch die Verteilung von Metadaten und die am Dokument anhängenden Workflows entsteht automatisch ein digitales Aufgabenmanagement. Mitarbeiter können nachverfolgen, welchen Bearbeitungsstand Dokumente haben. Zudem ist eine händische Übergabe von Poststücken nicht mehr notwendig. Stattdessen genügen wenige Mausklicks. Im Zusammenhang mit einem DMS werden Dokumente zudem versioniert. Statt unzähliger Kopien eines Dokuments oder Poststücks finden sich alle Versionen in der gleichen Datei. Durch den schnellen Informationsaustausch und den idealen Zustand der Datei werden Flüchtigkeitsfehler im täglichen kollaborativen Arbeiten minimiert.

Onboarding und Vertretungen werden leichter

Während sich Kollegen in der Sonne erholen, müssen andere Mitarbeiter zumeist die Arbeit von ihnen miterledigen. Oftmals ist es für die Urlaubsvertretung schwierig, über fremde Projekte Aussagen treffen zu können, geschweige denn die richtigen Dokumente zu finden. Eine unnötige Mehrbelastung. Denn mit der softwarebasierten Postverteilung im Büro können Urlaubsvertretungen und neue Mitarbeiter schneller einen Einblick in bestehende Prozesse gewinnen. Sie sind schneller produktiv und müssen weniger lang eingearbeitet werden. Dabei helfen nicht nur die automatisierten Workflows und ein übersichtlicherer Eingang aller Poststücke, sondern auch die Einsicht in den Bearbeitungsstand.

Ein digitales Postsystem bietet viele Vorteile und Verbesserungen für Ihr Unternehmen. Sie sind sich dennoch unsicher, ob eine Software zur Verarbeitung vom Briefverkehr in Ihrem Unternehmen Unterstützungsarbeit leisten kann? Sprechen Sie mit uns. Unsere Berater helfen Ihnen gerne unverbindlich weiter. Nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf.

Welche Nachteile bestehen ohne digitalen Posteingang?

Ohne die Digitalisierung des Posteingangs bleiben Ihrem Business zahlreiche Erleichterungen und Zeitersparnisse verwehrt. Weiterhin müssen Briefe händisch verteilt, kopiert, weitergereicht und beantwortet werden. Das bringt viele Nachteile mit sich. Arbeitsschritte sind unübersichtlich, zeitaufwendiger und uneinheitlicher. Somit bleibt die regelmäßige Suche nach der Nadel im Heuhaufen bestehen. Statt mit digitalen Mitteln den Informationsfluss im Betrieb zu optimieren, sind die Prozesse zur Postverteilung im Büro zäh und wenig nachvollziehbar. Das System gerät nachhaltig ins Stocken, wenn ein Kollege nicht mit dem richtigen Dokument weiterhelfen kann. Auch wird die eigene Konzentration durch die Kollegen unterbrochen. Zudem heißt ein Verzicht auf diese Modernisierung nicht, dass es Ihnen Mitbewerber gleichtun. Kann die Konkurrenz durch eine softwarebasierte Postverteilung schneller und effizienter arbeiten als Sie, verlieren Sie einen wichtigen Wettbewerbsvorteil. Zudem nutzen Wettbewerber die Vorteile auch, um sich als attraktiver Arbeitgeber zu platzieren. Können Sie Work-Life-Balance-Vorteile nicht anbieten, etablieren sich andere Firmen als attraktiverer Arbeitsplatz. Mit sinkender Relevanz auf dem Markt und als Arbeitgeber sinkt schließlich die Relevanz Ihres Unternehmens. Ausnahmesituationen wie die Corona-Pandemie zeigen Betrieben, wie schnell ein starres Konstrukt aus Präsenzpflicht existenzbedrohend wird. Der zwingende Umgang mit manueller Post ist ein Hauptgrund für die Inflexibilität bei vielen Bürojobs. Homeoffice kann nicht angeboten werden. Plötzlich steht die Wirtschaftlichkeit des Business auf der Kippe.

Wie integriere ich einen digitalen Posteingang in bestehende Prozesse?

Um einen digitalen Posteingang in bestehende Prozesse zu integrieren, müssen Sie zunächst die Software finden, die am besten die Probleme Ihres Unternehmens löst. Idealerweise kümmert sich ein Digitalisierungsbeauftragter Ihres Betriebs um die Recherche und die Implementierung des digitalisierten Postfachs. Der zuständige Mitarbeiter braucht Zeit für diese Recherche. Eine gute Digitalisierung des Postfachs und schließlich Ihres Business benötigt neben Zeit auch die Erfüllung anderer Grundvoraussetzungen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Hardware den Prozess umsetzen kann, erstellen Sie Back-ups und testen Sie Workflows. Welche Lösungen brauchen Sie? Um Informationen zur Klärung dieser Frage einzuholen, empfiehlt es sich, im Betrieb mit Schlüsselpersonal zu sprechen. Von Abteilungsleitern und langjährigen Mitarbeitern erfahren Sie, welche Individuallösungen sich in den Abteilungen etabliert haben und welche Probleme es damit gibt. Informieren Sie neben dem Schlüsselpersonal die komplette Belegschaft. Dabei ist es wichtig, dass Mitarbeiter verstehen, dass es sich dabei um keine Rationalisierungen handelt. Arbeitsschritte werden schneller und zeitgemäßer, nicht abgeschafft. Selbst Angestellte, die hauptberuflich die Postsendungen verteilen, werden weiter benötigt. Schließlich müssen der Scan-Prozess und weitere Maßnahmen für die softwarebasierte Postverteilung im Büro nach wie vor händisch durchgeführt werden. Ein digitales Postfach entfaltet zudem seine Benefits nur dann vollständig, wenn es in einem größeren Rahmen in die digitale Transformation eingebettet ist. Post digitalisieren ist ein erster wichtiger Schritt, aber nur mit einem intelligenten Dokumentenmanagementsystem oder einem Enterprise-Content-Management lässt sich vollständig ortsunabhängig und papierlos arbeiten.

Etablierung eines digitalen Posteingangs

  • Digitalisierungsbeauftragten bestimmen
  • Rücksprache mit Schlüsselpersonal
  • Softwarerecherche
  • Kollegen informieren
  • Back-ups erstellen
  • Software und deren Workflows testen
  • Schulung von Mitarbeitern
  • Etablierung

In welchen Unternehmen ist ein digitaler Posteingang effektiv?

Unternehmen aller Branchen können von der Digitalisierung des Posteingangs profitieren. Dabei gilt jedoch die Faustregel: Je mehr Poststücke im Tagesgeschäft eingehen, desto effektiver ist das Programm. Vor allem in größeren Betrieben bringt die Digitalisierung der Briefe schnell entscheidende Vorteile, denn die separate Poststelle im Unternehmen wird entlastet. Aber auch für bestimmte Branchen wie Patentanwälte, die fristgerechte Arbeit mit ursprünglichen Papierdokumenten umsetzen, bringt eine Postverteilungssoftware eine echte Zeitersparnis. Macht analoge Post also einen großen oder wichtigen Teil Ihres Unternehmensalltags aus, lohnt sich die Integration einer digitalisierten Postverteilung. Abseits davon trägt ein Postprogramm in jedem Business entscheidend zur Modernisierung und zur Etablierung von ortsunabhängigem Arbeiten bei.

Welche Vorteile bietet eine All-in-one-Plattform zusammen mit einem digitalen Posteingang?

Die kompletten Vorteile eines digitalen Postsystems entfalten sich vor allem dann, wenn auch der Rest des Betriebs auf digitale Lösungen setzt. Wenig hilfreich ist zudem eine digitale Postverteilung im Büro, die nicht über Schnittstellen zu anderen Programmen verfügt. Es empfiehlt sich also ein digitaler Posteingang, der Schnittstellen zu einem Dokumentenmanagementsystem oder einer Software für Enterprise-Content-Management hat. Eine hilfreiche Lösung kann hier eine modulare All-in-one-Plattform wie agorum core darstellen. Diese besitzt neben dem digitalisierten Postfach weitere Features. Egal ob automatische Archivierung, Volltextsuche nach namentlich unbekannten Dokumenten oder weiterführende automatisierte Workflows wie etwa zur Rechnungsaussendung: Mit einer All-in-one-Plattform heben Sie Ihr gesamtes Business auf die nächste Stufe. Einen großen Vorteil bietet hier auch ein modularer Aufbau. Über diesen lassen sich genau die Softwarelösungen für Ihren Betrieb auswählen, die Sie brauchen. Im Gegensatz zu individuell programmierten Einzellösungen lässt sich das System problemlos upgraden und updaten. Anders als bei den Lösungen großer, namhafter Hersteller behalten Sie jedoch die volle Kontrolle über digitale Unternehmensdaten – ohne neugierige Blicke von Datenkraken. Auch folgt die Lösung „aus einer Hand“ in der Menüführung immer der gleichen Logik. Die einzelnen Programme sind nicht nur aufeinander abgestimmt, sondern das Verständnis einer Menüoberfläche ist auch leichter übertragbar auf andere Teilbereiche. Verschiedene Teillösungen von verschiedenen Herstellern schaffen schnell gefährliches Halbwissen bei Angestellten.

Die Vorteile eines digitalen Posteingangs sind nur einen Klick entfernt. Sie haben weitere Fragen zum Thema „Postsendungen digitalisieren“? Nehmen Sie Kontakt zu uns auf. Gerne beantworten wir unverbindlich Ihre Fragen und helfen Ihnen, die richtige Lösung zu finden.