Der Posteingang ist das Tor deines Unternehmens – zu Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern. Doch wenn du noch auf analoge Postverarbeitung setzt, bedeutet das eine Menge manuellen Aufwand: öffnen, sichten, verteilen. Erst dann kann die eigentliche Arbeit losgehen.
Mit einem digitalen Posteingang läuft das anders. Hier wird deine Eingangspost eingescannt, digital verteilt und automatisch an die richtigen Stellen weitergeleitet. Dank OCR-Technologie (Optical Character Recognition) wird der enthaltene Text indexiert und für die Volltextsuche verfügbar gemacht. Das bedeutet: weniger Papierchaos, schnellere Prozesse und volle Transparenz.
Digitaler Posteingang: Post und E-Mails mit Software effektiver verarbeiten
Digitalisierung ist längst kein Trend mehr, sondern eine Notwendigkeit. Ein digitaler Posteingang hilft dir, dich von zeitraubenden Papierprozessen zu verabschieden und effizientere Workflows zu etablieren.
Mit agorum core machst du Schluss mit manuellem Sortieren, Verteilen und Suchen. Stattdessen läuft der gesamte Prozess standardisiert, automatisiert und in Echtzeit ab. Das spart nicht nur Zeit und Kosten, sondern sorgt auch für Transparenz: Wer hat das Dokument gerade auf dem Tisch? Wo steckt es im Workflow? Kein Rätselraten mehr.
Auch die Sicherheit profitiert: Kein Dokument geht verloren, Fristen werden automatisch überwacht, und der Datenschutz ist durch Berechtigungsstrukturen und Löschfristen gewährleistet. Zudem kannst du deine Postprozesse individuell anpassen – so landet jedes Dokument dort, wo es hingehört.
Und das Beste: Dein Papierverbrauch sinkt drastisch. Das spart nicht nur Geld, sondern schont auch die Umwelt. Gleichzeitig unterstützt der digitale Posteingang flexible Arbeitsmodelle wie Homeoffice oder mobiles Arbeiten.
Wie läuft der digitale Posteingang ab?
- Posteingang
Eingehende Briefe werden in der Poststelle geöffnet und gescannt. - Automatische Erkennung
Das DMS erkennt Empfänger und Dokumenttyp – ob Rechnung, Vertrag oder Angebot. - Intelligente Verteilung
Über Metadaten und Workflows wird das Dokument an die richtigen Stellen geleitet. - Bearbeitung & Kollaboration
Mitarbeitende rufen Dokumente direkt im digitalen Posteingang auf und bearbeiten sie.
Kein Papierchaos, keine verlorenen Dokumente, keine unnötigen Wartezeiten.
Automatische Postverteilung: Effizienter, sicherer, transparenter
Ein digitaler Posteingang kann noch mehr:
- Urlaubsvertretung & Krankheitsausfälle
Kein Chaos mehr, wenn jemand ausfällt. Dokumente werden automatisch an die Vertretung weitergeleitet. - Keine verpassten Fristen
Skonto-Fristen und Rechnungszahlungen laufen automatisiert. Mahngebühren? Nicht mit uns! - Sicherer Dokumentenaustausch
Mit dem agorum core dataroom teilst du Dateien per Mausklick – sicher und nachvollziehbar. - Interne Kommunikation direkt am Dokument
Der agorum core Messenger ersetzt zeitraubende E-Mails. Nachrichten, Notizen und Kommentare bleiben direkt im Dokument. So bleibt alles chronologisch dokumentiert und nachvollziehbar.
Die Vorteile auf einen Blick:
- Chronologische und rechtssichere Dokumentation
- Schneller Zugriff für alle Berechtigten
- Kein Datenchaos mehr – jeder arbeitet mit der richtigen Version
Integration eines DMS im Unternehmen – worauf kommt es an?
Ein digitaler Posteingang entfaltet seine volle Power erst im Zusammenspiel mit einem Enterprise-Content-Management-System (ECM). Mit agorum core kannst du nicht nur deine Postprozesse digitalisieren, sondern auch Rechnungen automatisieren, Verträge verwalten und Workflows optimieren. Damit du das Maximum aus deinem digitalen Posteingang herausholst, solltest du von Anfang an dein Team in den Veränderungsprozess einbinden.
Nur wenn alle wissen, wie der neue Workflow funktioniert, kann er sein volles Potenzial entfalten. Ebenso wichtig sind nahtlose Schnittstellen zu den bestehenden Programmen – sei es DATEV, Outlook oder branchenspezifische Software. Ein weiteres Muss: Flexibilität. Dein Unternehmen entwickelt sich weiter – und deine Software sollte das auch tun. Statt auf starre Insellösungen oder komplizierte Eigenentwicklungen zu setzen, bietet dir agorum core ein flexibles All-in-one-System, das mit dir wächst.
Fazit: Dein Posteingang, dein Tempo, deine digitale Zukunft
Mit agorum core holst du das Maximum aus deinem Posteingang raus:
- Schneller – Keine Wartezeiten, keine verlorenen Dokumente
- Intelligenter – Automatische Erkennung, strukturierte Abläufe
- Sicherer – Datenschutz, Nachvollziehbarkeit, Verfügbarkeit
- Nachhaltiger – Weniger Papier, weniger Kosten
Wissen auf Abruf – ohne Umwege
Lass uns gemeinsam herausfinden, wie du deine Prozesse optimieren kannst. Nimm Kontakt auf – wir zeigen dir, was möglich ist!
