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Die 6 interessantesten Funktionen eines Dokumentenmanagement-Systems

agorum Team

Der Begriff Dokumentenmanagement-System (DMS) scheint auf den ersten Blick vielleicht selbsterklärend, was sich aber alles an Möglichkeiten dahinter verbirgt, sieht man wenn man genauer hinsieht.

Denn ein DMS kann wesentlich mehr als nur Dokumente ordentlich organisieren. Hierbei lassen sich 6 Funktionen herausstellen, die jedem Unternehmen einen Mehrwert bieten. Schauen Sie doch mal, wie Sie ein DMS bei Ihrer Arbeit unterstützen kann:

1.) Im Dokumentenmanagement-System (DMS) schneller auf Informationen zugreifen

Wir arbeiten heute fast alle überwiegend an einem Computer und erzeugen dabei unweigerlich elektronische Dokumente. Egal ob Textdateien, Tabellenkalkulationen, Präsentationen, E-Mails, Bilder, Zeichnungen oder Dokumente – das alles speichern wir auf lokalen Festplatten, Servern oder in der Cloud. Anfangs ist das meist noch relativ übersichtlich, mit der Zeit aber wächst die Zahl der Dokumente und Verzeichnisse an. Wenn nach einem Dokument gesucht wird, das man vor Monaten mal irgendwo gespeichert hat, dann kann das sehr lange dauern. Verschiedene Studien kommen auf durchschnittlich ca. 30 Minuten pro Tag, die mit der der Suche nach Dateien verschwendet wird.

Ein DMS hilft Ihnen, diese Zeit einzusparen. Dokumente, die in ein DMS gelangen werden indexiert und können mit der Suchfunktion im Volltext durchsucht werden. Diese Suche lässt sich auch auf Dokumententypen eingrenzen, Sie suchen zum Beispiel nur in E-Mails oder Dokumenten. Zudem können alle Dokumente getaggt, oder wie es in der in DMS-Sprache heißt, mit Metadaten versehen werden. So können Sie beispielsweise ganz gezielt nach Rechnungs- oder Kundennummern suchen. Die Suchzeit reduziert sich auf einen Minimum.

2.) Ortsunabhängig alle Dokumente im direkten Zugriff

Unsere Arbeitswelt wird immer flexibler und mobiler. Viele Menschen sind häufig unterwegs oder arbeiten ganz oder zum Teil von zu Hause aus. Das funktioniert aber nur dann reibungslos, wenn man in der Lage ist, mobil auf die Informationen und Dokumente zuzugreifen, die man gerade jetzt braucht.

Dokumentenmanagement-Systeme bieten Ihnen hier meist mehrere Lösungen und Wege, wie Sie jederzeit über das Internet an Ihre Dokumente kommen. Mit dem Desktop-Rechner im Home-Office oder dem Notebook unterwegs gelangen Sie über eine Browseroberfläche in das DMS. Das hat den riesigen Vorteil, dass Sie keine vorinstallierte Software brauchen und prinzipiell von jedem Rechner aus auf das DMS Zugriff haben.

Manche Dokumentenmanagement-Lösungen bieten Ihnen hier aber eine noch pfiffigere Lösung: Über WebDAV können Sie auch über das Internet ein Netzlaufwerk mit dem DMS verbinden, mit dem Sie sich einfach über Ihren Windows-Explorer, Ihrem Apple-Finder oder einem Linux-Fileexplorer in das DMS einloggen. Damit arbeiten Sie von jedem Ort der Welt, als säßen Sie an Ihrem Schreibtisch im Unternehmen.

3.) Alle Informationen an einem Ort

Der gute alte Aktenordner, in den alle Papiere einsortiert wurden, hatte einen großen Vorteil. Alle Dokumente waren an einem Ort gesammelt. Lieferscheine, Rechnungen, Aufschriebe, die gesamte Korrespondenz, ja sogar ausgedruckte E-Mails wurden darin archiviert. Im digitalen Zeitalter verteilen sich die Dokumente oft auf verschiedene Systeme. Die E-Mails liegen auf dem E-Mail-Server, die Rechnungen im ERP-System, die Belege auf einem Fileserver und teilweise wird zusätzlich noch allerhand Papier in Aktenordnern aufbewahrt. Das erschwert den Überblick, vor allem auch dann, wenn man für einen Kollegen einspringen muss.

4.) Einhaltung von Gesetzen und Richtlinien

Zur gesetzeskonformen elektronischen Archivierung von unternehmesrelevanten Dokumenten gehören hauptsächlich zwei Themen:

  • Das ersetzende Scannen, also das Einscannen von Papier und anschließende Vernichten dieser Dokumente.
  • Der Empfang von elektronischen Dokumenten.

Für beides müssen Sie neben einer individuellen Verfahrensdokumentation nachweisen können, dass es sich bei dem Dokument in Ihrem System um das Original handelt und das geht nicht, wenn Sie das Dokument einfach nur auf einem Fileserver speichern.

Dafür haben die meisten Dokumentenmanagement-Systeme Lösungen für Sie parat, mit denen Sie zusammen mit Ihrer Verfahrensdokumentation nachweisen können, dass das Dokument im DMS das unveränderte Original ist. Allerdings muss erwähnt werden, dass es keine revisionssichere Out-Of-The-Box-Standardlösung gibt. Es gibt keine Softwarelösung, die Sie installieren können und danach ohne weiteres Zutun alles revisionssicher ablegen können. Es gehört immer noch mindestens eine individuelle Verfahrensdokumentation, mit der Sie genau beschreiben, wie Ihre Archivierungsprozesse ablaufen.

Im Idealfall hat der DMS-Anbieter unabhängig prüfen lassen, dass sein System in der Lage ist, gesetzeskonform zu archivieren.

5.) Besser zusammenarbeiten (Kollaboration)

Die englische Bedeutung des Wortes Kollaboration/Collaboration hat sich mittlerweile auch in der deutschen Sprache durchgesetzt. Stand er früher negativ konotiert für nicht gewünschte militärische Kollaboration, wird heute damit in der IT das Zusammenarbeiten in Teams und Projekten bezeichnet. Um diese Zusammenarbeit möglichst reibungslos vonstattengehen zu lassen, benötigt es in der Hauptsache zwei Kernfunktionen: Kommunikation und Information.

Natürlich würde dies an dieser Stelle nicht erwähnt, hätten nicht auch hier viele Dokumentenmanagement-Systeme eine integrierte Lösung parat. Die Kommunikation in Ihrem Team geschieht integriert an dem Ort, wo die Informationen in Form von Dokumenten gespeichert sind: in Ihrem DMS.

Neben einem zentralen Mitteilungsstream, der Sie über alle Änderungen und neue Dokumente in Ihrem Bereich informiert, haben Dokumentenmanagement-Systeme oft eine Notiz- oder Kommentarfunktion integriert. Diese Funktion erlaubt es Ihnen, sich über Notizen direkt an einem Dokument miteinander auszutauschen. Sie hinterlassen einfach Kommentare oder Anweisungen oder antworten auf Notizen von Kollegen.

Informationen speichern Sie im Regelfall als Dokument. Über die bereits oben erwähnte elektronische Akte, hat Ihr gesamtes Projektteam einen Überblick über alle Informationen. Was aber tun, wenn Sie auch externe Personen im Team haben, die keinen direkten Zugriff auf Ihr DMS haben sollen? Dann wäre es doch praktisch, wenn Sie diese Dokumente direkt teilen könnten. Das geht tatsächlich. Es gibt DMS-Lösungen, in denen Sie mit einem Klick das Dokument in einen Datenraum verlinken können, der auch für externe Mitarbeiter zugänglich ist. Schneller und bequemer geht es nicht und ist auf jeden Fall sicherer als eine externe Dropbox-Lösung.

6.) Geschäftsprozesse automatisieren

Automatisierung ergibt dann Sinn, wenn Geschäftsprozesse dadurch schneller laufen, wenn eine massive Erleichterung für die Mitarbeiter eintritt und/oder das Unternehmen dadurch Kosten und Zeit einspart. Viele Unternehmensprozesse werden auch heute noch manuell und zeitaufwendig mit Papierdokumenten durchgeführt. Ein ganz typisches Beispiel dafür ist die Rechnungsverarbeitung.

So einen Rechnungsdurchlauf können Sie nahezu vollständig oder auch nur teilweise automatisch erledigen lassen. Je nach der zu bewältigenden Menge an Rechnungen, die in Ihrem Unternehmen anfallen. Der höchsten Grad der Automation bei einer eingehenden Papierrechnung haben Sie dann erreicht, wenn die Rechnung nur noch manuell eingescannt werden muss und der Rest von Ihrem Dokumentenmanagement-System erledigt wird. Nach dem Scan wird die Rechnung vom DMS erfasst und die Daten rechnerisch geprüft und gegen eine Bestellung und die Stammdaten des Lieferanten im ERP-System abgeglichen. Ist alles korrekt, wird die Rechnung revisionssicher abgelegt und eine Zahlung ausgelöst, die die Skontofrist berücksichtigt.

Fazit

Hinter dem Begriff Dokumentenmanagement verbirgt sich wesentlich mehr, als man zunächst vielleicht vermutet. DMS-Lösungen können den Arbeitsalltag an vielen Stellen erleichtern und deutlich effizienter gestalten. Richtig an das Unternehmen angepasst werden Ihnen viele lästige Aufgaben abgenommen, und Sie haben mehr Zeit für die interessanten und wirklich wichtigen Dinge.

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