Best Practice agorum core

Outlook trifft Dokumentenmanagement

Outlook trifft Dokumentenmanagement agorum core

In der Praxis kommt es häufig vor, dass Outlook in das DMS agorum core integriert werden soll. Die Integration ist zum Glück schnell durchgeführt. Der große Vorteil ist, dass E-Mails in einen Kontext gebracht werden können. Wird das DMS zum Beispiel bei der Rechnungsverarbeitung eingesetzt, können die Anwender in der Buchhaltung E-Mails im Kontext des Rechnungsprozesses über Outlook verschicken. Das Ergebnis sind transparente Prozesse, bei denen alle Mitarbeiter (mit entsprechender Berechtigung) auf aktuellem Stand sind. Wie einfach das geht, beschreiben wir in 5 Schritten:

DMS-Integration mit Outlook

Outlook zählt zu den verbreitetsten E-Mail-Programmen, auch unter unseren agorum-Kunden. Eine Kopplung der beiden Systeme ist sinnvoll, denn Themen, die über das DMS verwaltet werden, sind in der Regel immer mit E-Mail-Korrespondenz verbunden. Gut, wenn die E-Mails dann auch dort wiederzufinden sind und nicht in persönlichen Postfächern, auf die Kollegen keinen Zugriff haben.

Rolf Lang: Outlook mit dem DMS agorum core koppeln

Schätzungsweise 80% unserer Kunden haben Outlook im Einsatz, und bei sehr vielen ist agorum core mit Outlook gekoppelt. Der Vorteil liegt auf der Hand: E-Mails werden dort abgelegt, wo sie hingehören.

Rolf Lang | Geschäftsführer

agorum core mit Outlook koppeln: so einfach geht´s:

1. agorum core client auf Windows installieren

Sie starten mit der Installation des agorum core clients in ihrer Windows-Umgebung. Welche Schritte es dabei zu beachten gilt, entnehmen Sie unserer Dokumentation.

2. E-Mails aus Outlook im DMS ablegen

Anwender können E-Mails aus Outlook auf zwei verschiedene Arten im DMS ablegen: manuell oder automatisiert.

Manuell:
  1. Per Drag-and-drop können die E-Mails direkt manuell über das Filesystem eingefügt werden.
  2. E-Mails können manuell aus Outlook ins DMS/ECM agorum core weitergeleitet werden. Die Ablage in der Ordnerstruktur erfolgt dann automatisiert wie nachfolgend beschrieben.
  3. In der agorum core pro-Version haben Sie die Möglichkeit, über eine Dropfläche E-Mails gesteuert abzulegen. Das hat den Vorteil, dass Sie nicht über das Netzlaufwerk oder den Browser auf agorum core zugreifen müssen. Stattdessen können die Anwendern über die Dropfläche Dokumente und E-Mails manuell in einem zentralen Ordner ablegen.
Automatisiert:
  1. Per IMAP können E-Mails aus Outlook automatisch in einer Archivmailbox abgelegt werden. Dafür gibt es für die agorum core pro-Version ein Plug-in, das vom Administrator installiert wird. Das E-Mail-Archiv legt E-Mails in einer Ordnerstruktur nach E-Mail-Adresse, Jahr und Monat ab. Selbstverständlich kann das E-Mail-Archiv auch nach Ihren Anforderungen individuell konfiguriert werden.
  2. Alternativ zum Auslesen einer Mailbox können alle Mailboxen über das Journaling-Postfach des Exchange Servers von Microsoft abgerufen und in das E-Mail-Archiv gespeichert werden.
Beispiel einer angelegten Archivmailbox: In der Spalte links sehen Sie die angelegte Ordnerstruktur, sortiert nach E-Mail-Adresse, Jahr und Monat. In der mittleren Spalte eine E-Mail-Datei, rechts den Inhalt der E-Mail.

3. E-Mails aus dem DMS agorum core mit Outlook versenden

E-Mails versenden Sie aus agorum core sehr komfortabel über Outlook. Dabei gibt das DMS der E-Mail wichtige Informationen mit auf den Weg, zum Beispiel die Zuordnung zu einer Projektakte und dem dazugehörigen Kunden.

Beispiele für die Funktionalitäten:
  • Anwender können im DMS über das Kontextmenü eine neue E-Mail generieren, dabei öffnet sich Outlook.
  • Die E-Mail-Empfänger sind im Idealfall in der Kundenakte (über das ERP) erfasst und können ganz bequem ausgewählt werden.
  • Wird eine E-Mail beispielweise aus einem Projekt generiert, steht die Projektnummer direkt im Betreff. Das bedeutet, alle E-Mails können vom DMS zugeordnet und demzufolge auch wiedergefunden werden. Egal, in welchen Bereichen Sie das DMS einsetzen. (Beispiele dazu sind Rechnungsverarbeitung, Projektmanagement oder dem digitalen Posteingang).
  • Die E-Mail wird über Outlook versendet und kann, wie im vorhergehenden Kapitel beschrieben, manuell oder automatisiert zurück im DMS abgelegt werden. Auch die mitgesendeten Dateianhänge werden manuell oder automatisiert im DMS abgelegt und im jeweiligen Projektordner archiviert.

Dadurch, dass E-Mails im DMS immer im Kontext verschickt und archiviert werden, haben Anwender eine große Transparenz im täglichen Arbeiten. Unternehmen profitieren davon, dass alle E-Mails an der richtigen Stelle archiviert sind.

4. agorum core: zu Benutzern freundlich

Anwender, die im DMS agorum core arbeiten, können mit einem Doppelkick eine E-Mail direkt in Outlook öffnen. Alternativ kann Outlook auch über den Client geöffnet werden. Im Tagesgeschäft wird Outlook so behandelt, als wäre es ein Teil von agorum core.

E-Mail aus Outlook in agorum core öffnen
Beispiel einer mit Outlook geöffneten E-Mail in agorum core. Links sehen Sie die Ordnerstruktur der Archivmailbox, in der mittleren Spalte die geöffnete E-Mail und rechts die Voransicht. Alle wichtigen Informationen zu der E-Mail werden Ihnen direkt in agorum core angezeigt, inklusive der Anhänge (im Beispiel eine Rechnung).

5. Dateiformaten sind kaum Grenzen gesetzt

Das DMS agorum core kann sowohl EML- als auch MSG-Dateien verwalten und volltextindizieren. Sie werden inklusive Dateianhängen über den OCR (Texterfassung) ausgelesen und klassifiziert. agorum core liefert bis zu 70 Dateiformate (z. B. pdf, tiff usw.). Sucht ein Anwender beispielweise nach einer E-Mail mit einem Qualitätsbericht, der zwei Jahre zurückliegt, findet er ihn mit wenigen Mausklicks.

Sie sind herzlich eingeladen!

Im Rahmen einer Online-Demo stellen wir Ihnen das DMS/ECM agorum core auf Ihre Anforderungen zugeschnitten ausführlich vor. Ihre Fragen beantworten wir Ihnen live und in Farbe – oftmals mit Beispielen untermauert. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage. Hier.

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