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Ein Dokumentenmanagement-System hilft, Informationen zu clustern, bereitzustellen und zu archivieren. Wichtige Tools dafür sind Dashboards, Ticketsysteme und E-Akten. Wie hilfreich Sie diese Instrumente im Tagesgeschäft unterstützen, beschreiben wir in diesem Blogbeitrag.
Was läuft eigentlich gerade bei diesem Kunden? Wie ist der Stand bei Projekt X oder Supportfall Y? Und wie finde ich am schnellsten heraus, ob ein bestelltes Ersatzteil bereits im Unternehmen angekommen ist und wenn ja, wo es jetzt ist? Um diese und ähnliche Fragen zu beantworten, muss der Mitarbeiter oft verschiedene Systeme “anzapfen” und die Informationen mühsam aus ERP, CRM und Co. zusammentragen. Je mehr Systeme und je verstreuter die Informationen gespeichert sind, umso mehr Zeit und Nerven kostet das Suchen und Finden. Daher macht es Sinn, alles Wichtige konsolidiert an einem Ort abzulegen, am besten dort, wo die Informationen gebraucht werden.
Noch besser ist es, wenn der Mitarbeiter die Möglichkeit hat, sich seine Sicht auf die verfügbaren Informationen individuell zusammenzustellen. Denn nicht jede Art der strukturierten Datensammlung ist für jeden Zweck optimal:
Ein Dashboard eignet sich hervorragend, um schnell und einfach einen Überblick über ein Thema zu bekommen. Wie das Armaturenbrett im Auto zeigt es alles Wichtige übersichtlich auf einen Blick. Es bietet zudem “Einstiegspunkte” für die wesentlichen Teilaspekte, sodass jeder Mitarbeiter genau dort tiefer ins Thema einsteigen kann, wo er Informationen braucht. Angrenzende Themen bekommt er am Rande mit, sodass er über seinen eigenen Aufgabenbereich hinaus auch den Status des gesamten Projekts kennt.
Ein Projekt-Dashboard gibt beispielsweise Auskunft über den aktuellen Stand eines Projekts. Es enthält Links zu den nötigen Informationen und Arbeitsunterlagen, listet die eigenen To Do’s auf und bietet im besten Fall sogar noch einen Kommunikationsstream bzw. Projektchat, über den sich das Projektteam schnell und zielgerichtet austauschen kann, ohne ständig E-Mails hin und her schicken zu müssen. So ist man selbst nach längerer Abwesenheit oder als Urlaubsvertretung schnell im Thema.
Ein gutes Dokumentenmanagement-System setzt der Fantasie keine Grenzen bei der Erstellung individueller Dashboards. Wird ein Dashboard z. B. an eine Kundenakte angedockt, gibt es Auskunft darüber, was bei diesem Kunden gerade passiert. So sehen alle Mitarbeiter mit Kundenkontakt auf einen Blick die aktuellen Vorgänge und können entsprechend reagieren.
Ticketsysteme sind aus dem Support bekannt, können aber überall im Unternehmen nutzbringend eingesetzt werden. Die englische Bezeichnung “Issue Tracking System” beschreibt, worum es dabei geht: Geschäftsfälle, Kundenanfragen oder andere Aufgaben werden erfasst und “getrackt”, sodass vom Eingang der Anfrage oder Aufgabe bis zur Erledigung jederzeit genau nachvollzogen werden kann, wie der Stand gerade ist und welcher Mitarbeiter daran arbeitet. Der Mitarbeiter selbst hat eine Übersicht über alle anstehenden Aufgaben und kann “seine” Tickets strukturiert abarbeiten oder an Kollegen weitergeben.
Übrigens: Mit einem ins DMS integrierten Ticketsystem lassen sich nicht nur Kundenanfragen und Supportfälle effizient bearbeiten. Es eignet sich auch hervorragend, um zum Beispiel die Aufgaben innerhalb einer Abteilung oder auch abteilungsübergreifend zu koordinieren.
Elektronische Akten sind im Tagesgeschäft Gold wert. Alle Informationen sind dort komprimiert einsehbar. Vor allem in Zeiten von Homeoffice können Anwender ganz komfortabel auf diese zugreifen. Zu diesen Themen haben wir bereits ausführlich berichtet und empfehlen diese Beiträge:
Ein Dokumentenmanagement-System, das neben den klassischen elektronischen Akten auch flexible Dashboards und ein integriertes Ticketsystem bietet, erleichtert die Kundenbetreuung wesentlich, punktet bei der internen Koordination und bietet dem einzelnen Mitarbeiter den vollen Überblick über sein Aufgabengebiet.
Wenn Sie das DMS/ECM agorum core in Aktion sehen möchten, sind Sie herzlich zu einer Online-Demo eingeladen. Unsere Experten zeigen Ihnen Dashboards, Ticketsysteme und die E-Akte live und in Farbe. Wir freuen uns über Ihre Anfrage. Hier.
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Vogelsangstraße 22
73760 Ostfildern, Deutschland
team[at]agorum.com
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