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Zeitfresser Dokumente suchen – Wie finden Mitarbeiter*innen Dateien schneller?

agorum Team

“Suchet, so werdet ihr finden” – Dieses Zitat hat schon ein paar Jahrhunderte auf dem Buckel, war aber vielleicht nie aktueller als heute. Wir sind alle ständig auf der Suche nach den unterschiedlichsten Informationen. Schön ist es, wenn man diese schnell im Internet googlen kann – ganz schlecht ist es, wenn sich die wichtige Information in einer Datei befindet, die sich tief im Verzeichnis-Dschungel auf einer Festplatte verkrochen hat. Warum viele Dateien spurlos verschwinden und wie man sie wiederfindet, erkläre ich Ihnen in diesem Beitrag. Wie viel Zeit bei einer Suche nach Dateien verschwendet wird, können Sie mit unserem Zeit-Rechner ermitteln.

Das Ärgernis: Verschollene Dateien

  • Versehentliches Verschieben per Drag & Drop
  • Im Alltagsstress gespeicherte Dateien - Wo ist die nochmal?
  • Wachsende Fileserver - Jeder hat ein eigenes Ablage-System

Die Lösung: Ein Dokumentenmanagement-System

  • Volltextsuche
  • Dokumente suchen auf den eigenen Servern, wie mit Google im Internet
  • Suche nach gescannten Dokumenten und Text in Grafiken
  • Zeit sparen, Nerven schonen und Kosten senken

Datei versehentlich verschoben – und zack, weg ist die Datei!

Eine Datei ist ganz schnell verschwunden. Wem ist das noch nicht passiert? Einmal eine Datei versehentlich mit der Maus markiert und unkontrolliert wieder losgelassen, schon ist sie erst einmal weg. Wenn Sie es gleich bemerken und noch wissen, wie die Datei heißt, herzlichen Glückwunsch! Dann haben Sie gute Chancen, diese auch relativ schnell wieder zu finden. Falls es unbemerkt geschah und Sie Tage, Monate oder Jahre später nach der Datei suchen, viel Spaß beim Suchen! Dann liegt die Datei nahezu unauffindbar in einem Verzeichnis, in dem Sie es sicher nicht vermuten.

Datei eilig irgendwo abgelegt und auf Nimmerwiedersehen verschwunden

Aber auch Dateien, die mal eben schnell irgendwo abgelegt werden mussten, haben gute Chancen auf Nimmerwiedersehen zu verschwinden. In der Hektik schnell irgendwo abgelegt – selbstverständlich im Hinterkopf habend, die Datei schnellstmöglich ordentlich zu archivieren – liegen die Dokumente oft bis zum Sankt Nimmerleinstag einsam und verlassen irgendwo auf einem Fileserver. Diese Daten haben beste Chancen, das Versteckspiel zu gewinnen und nie wieder gefunden zu werden.

Gewachsener Verzeichnis-Dschungel auf Fileservern

Und selbst auf ordentlich geführten Fileservern geht im Laufe der Jahre oft der Überblick verloren. Denn unterschiedliche Mitarbeiter heißt auch unterschiedliche Interpretationen der Verzeichnis-Struktur. Besonders spannend wird das, wenn Mitarbeiter krank sind, im Urlaub verweilen oder gar das Unternehmen verlassen haben. Dann beginnt das Suchspiel besonders langwierig zu werden.

Der zeitfressenden Suche ein Ende bereiten!

Möchten Sie diese nervige Sucherei beenden? Dann könnte sich ein Blick auf ein Dokumentenmanagement-System (DMS) lohnen! Das schnelle Finden von Dokumenten gehört zu den Grundfunktionen eines solchen Systems. Ein DMS ist wie eine interne Suchmaschine für Ihre Dokumente. Das einfachste Hilfsmittel ist dabei die Volltextsuche. Dokumente, die Sie in einem DMS speichern werden automatisch inhaltlich indexiert. Das heißt alle Textinhalte, die in den Dokumenten enthalten sind werden durchsuchbar gemacht. Sie müssen sich also keine Dateinamen mehr merken, um das Dokument zu suchen. Es reicht, wenn Sie ungefähr den Inhalt kennen und in die Suchmaske eingeben – wie bei Google.

Gescannte Dokumenten durchsuchen – ja, das geht natürlich auch!

Moderne Dokumentenmanagement-Systeme machen auch Texte in Dokumenten durchsuchbar, die nicht als Textdokument, sondern als Grafik vorliegen. Diese Systeme haben eine Texterkennung (auch OCR – Optical Character Recognition genannt) integriert. Damit werden auch diese Dateien durchsuchbar. Sie können mir glauben, das vereinfacht die Suche und macht das Finden von Dokumenten wesentlich schneller.

Zeit sparen, Nerven schonen & Kosten senken

Beeindruckende Zahlen zur Suche nach Unterlagen hat das Fraunhofer Institut in seiner Office 21®-Studie Information Work 2009 ermittelt. Die Suche nach Dokumenten wird dort als “besonderer Performance-Killer” bezeichnet. Knapp 40% der befragten Teilnehmer gab an zwischen 16 und 30 Minuten täglich zu suchen, fast 30% zwischen 30 und 60 Minuten und annähernd 10% gaben an zwischen 60 und 120 Minuten mit der Suche nach Unterlagen zu verschwenden! Sie sehen welches Einsparpotential sich hier bietet, von den geschonten Nerven ganz zu schweigen!

Die so gewonnene Zeit kann dann für sinnvollere Aufgaben genutzt werden, was Ihrem Unternehmen wiederum viel bringt. Ermitteln Sie jetzt mit unserer Zeit-Rechner wie viel Zeit und Geld Sie mit einem DMS einsparen könnten!

Diese Beiträge sollten Sie nicht verpassen:

Die 6 interessantesten Funktionen eines Dokumentenmanagement-Systems
Büroorganisation: Strukturen und Arbeitsabläufe optimieren
Warum eine papierloses Büro nicht gleich für gute Digitalisierung steht

2 Kommentare

  • Guten Tag,
    ich habe in einem Ihrer Videos gesehen, dass man in Agorum auch mit dem Smart-Assistent suchen kann. Also nicht nur mit dem Info-Center.
    Im Smartassistent konnte man das gesuchte Dokument problemlos finden.
    Die Frage ist für mich, ob man auch das gefundene Dokument oder den Ordner in der Suchübersicht direkt löschen kann.
    Ich konnte in Ihrer rechten Maustaste das Symbol dafür nicht mehr sehen.
    Wie löschen Sie dann ein Dokument in der Suchanzeige?
    Man findet ja öfter mehrere Dokumente nach einer Suche, bei denen man dann merkt, dass man eines nicht mehr benötigt. Das kann man dann ja direkt löschen. Das spart viel Zeit.
    Freundliche Grüße
    R. Weyen

    Antworten

    • Guten Tag,
      wenn Ihnen die “Lösch-Funktion” nicht zur Verfügung steht kann dies verschiedene Ursachen haben:

      1) Die Ordner Dateien, Eigene Dateien und Mails sind grundsätzlich nicht löschbar. Diese sind die Bausteine der Hauptordnerstruktur des Systems

      2) Wenn Sie Dateien oder Ordner nicht löschen können, kann dies an gesetzten Systemflags liegen. Dies können Sie mit Adminrechten gegenprüfen: Systemflags

      3) Auch die Berechtigung Ihrers Users spielt eine große Rolle, ob Sie zum löschen berechtigt sind, oder nicht. Erfahren Sie hier mehr: Rechte-Verwaltung mit ACLs

      Sollten Sie mit diesen Tipps zu keiner Lösung kommen, können Sie sich gerne über unser Forum (http://www.agorum.com/cms) oder über unseren Support (http://www.agorum.com/support) an uns wenden.

      Antworten

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