Mit Ihrem DMS grenzenlos arbeiten

Prozesse in Ihrem Unternehmen vereinfachen, Dateien mit wenigen Klicks archivieren und Informationen unkompliziert austauschen. Mit einem modernen DMS setzen Sie das in einer zentralen Software um, die weit über reines Dokumentenmanagement hinausgeht – von Filesharing über Rechtssicherheit bis hin zu echtem Teamwork.

Ein falscher Klick – und die Datei ist weg. Verschwunden in einer schier endlosen Anzahl von Ordnern und Verzeichnissen. Hat man sich den Dateinamen nicht gemerkt, bleibt es auch erstmal dabei. Diese oder ähnliche Situationen erlebt jeder, der in seiner täglichen Arbeit mit der digitalen Verwaltung und Bearbeitung von Dokumenten, Präsentationen & Co. zu tun hat. Die Suche nach wichtigen Informationen wird schnell zum echten Produktivitätskiller.

30 Minuten für die Archivierung von Mails und Dokumenten hier, 20 Klicks für die Ablage der Eingangsrechnungen dort – Zeit, die Sie nutzen könnten, um wichtige Projekte voranzutreiben. Oder noch deutlicher gesagt: Zeit, in der Ihr Unternehmen Geld zum Fenster hinauswirft. Ein riesiges Optimierungspotenzial, um Arbeitszeit und Energie bei sämtlichen digitalen Prozessen einzusparen, bietet ein zukunftsfähiges DMS mit besonderen Extras. 

Was ist ein DMS?

Die Abkürzung DMS steht für Dokumentenmanagementsysteme. Wesentliche Funktionen sind laut Gabler Wirtschaftslexikon die „Erstellung und Bearbeitung, intelligente Verteilung […] sowie Archivierung von und Suche nach Dokumenten.“ Grundsätzlich unterstützt ein DMS also die elektronische Verwaltung von Dokumenten. Konkret bedeutet dies, dass alle Akten eines Unternehmens zentral gespeichert werden und schnell durchsuchbar sind. Außerdem sind alle Informationen jederzeit und ortsunabhängig verfügbar. Auch im Hinblick auf rechtliche Vorgaben erleichtert ein DMS die Arbeit. Die gesetzliche Archivierung lässt sich mit wenigen Klicks erledigen. In der Praxis bedeutet der Einsatz einer derartigen Lösung für das Dokumentenmanagement für Sie vor allem eines: Lästige Arbeitsschritte fallen weg. Das macht Ihre Arbeit einfacher und effizienter.

Um sämtliche Prozesse vollumfänglich zu digitalisieren, sollte das DMS in ein zentrales Enterprise Content Management (ECM)-System eingebunden werden. Auf einer einzigen Oberfläche werden dort sämtliche Anforderungen Ihres Unternehmens gebündelt und wichtige Anwendungen miteinander vernetzt – ohne kostspielige Schnittstellen und Transferaufwand für den Mitarbeiter. So geht der Mehrwert des DMS weit über Verwaltung und Archivierung hinaus.

„Sparen Sie zehn Schritte am Tag für zwölftausend Mitarbeiter. Damit erhalten Sie 50 Meilen an überflüssiger Handarbeit und vergeudeter Energie, die eingespart werden können“
Henry Ford

Mit einem DMS sparen Sie Arbeitszeit statt Schritten. Eine adäquate Einschätzung zu Ihrem Einsparpotenzial zeigt unser Vergleichsrechner:

Digitales Dokumentenmanagement: Vorteile im Detail

Die Vorteile liegen (nicht mehr) auf der Hand: Statt Akten in Form von unzähligen Papierstapeln, sind elektronische Dokumente heute das Herzstück der Digitalisierung – und eines DMS als integrierte Softwarelösung. Und das hebt die alltägliche Arbeit auf ein neues Level. Dabei sind ECM-Systeme, die Dokumentenmanagement auf einen modernen Standard heben, viel mehr als nur ein Wegbereiter für ein „papierloses Büro“. Sie umfassen vielmehr eine Menge nützlicher Tools und Funktionen, die Ihnen zeitintensive Prozesse abnehmen:

 

Schneller Zugriff auf Informationen

Ein typischer Tag im Datendschungel: Alle Mitarbeiter erstellen hunderte elektronische Dokumente: Textdateien, Tabellenkalkulationen, Rechnungen, Präsentationen oder E-Mails – gespeichert auf lokalen Festplatten, Servern oder in der Cloud. Mit der Zeit wächst auch die Anzahl der Verzeichnisse an. Vor allem, wenn keine einheitliche Benennung vorgegeben ist und jeder Angestellte neue Ordner nach eigenen Maßstäben anlegt.

Dokumente intelligent ablegen

Eine Dokumentenmanagement-Software bietet Anwendern die Möglichkeit, Dateien schnell und komfortabel dort abzulegen, wo sie hingehören. Idealerweise bietet die DMS-Oberfläche eine integrierte Suchfunktion, die den Anwender zum richtigen Verzeichnis führt, sodass die Dateien per Drag & Drop abgelegt werden können. So lassen sich die vorgegebenen Ablagestrukturen einhalten. Ebenfalls ein großer Benefit beim Management von Dokumenten: Es sind keine Kopien des gleichen Dokuments in unterschiedlichen Bearbeitungsstadien vorhanden, da alle Bearbeiter an der gleichen, zentral abgelegten Datei arbeiten.

Einfache Suche mit Metadaten

Ihre Dokumente werden nicht nur gespeichert, sondern mit zusätzlichen Informationen aufgewertet. Durch den gezielten Einsatz von Metadaten finden Sie wichtige Dateien schneller und unkomplizierter. Ob eingescannte Dokumente oder E-Mail-Anhänge, eine Volltextsuche ermöglicht Ihnen, bei der Sie auch bei unbekanntem Dateinamen die richtigen Informationen finden – eine echte Zeit- und Kostenersparnis.

Ortsunabhängig mit DMS arbeiten

Egal ob mittels Desktop-Rechner im Homeoffice oder per Notebook unterwegs: Der Aufenthaltsort spielt keine Rolle, da alle Daten jederzeit von überall aus erreichbar sind. Ein unverzichtbares Feature in Zeiten des „Digital Workplace“, das auf einer Browseroberfläche basiert und keine vorinstallierte Software benötigt – einer der zahlreichen Vorteile, die ein ausgeklügeltes Dokumentenmanagement mit sich bringt.

Dokumente rechtssicher verwalten

Spätestens seit der DSGVO dürfte klar sein, wie wichtig die Umsetzung von gesetzlichen Verordnungen insbesondere in Unternehmen ist. Revisionssicheres Archivieren und ein sauberer Umgang mit personenbezogenen Daten sind ohne technologische Unterstützung kaum mehr vorstellbar. Schließlich sollte nicht jeder Mitarbeiter Zugriff auf alle Dokumente haben. Vertrauliche Informationen und personenbezogene Daten müssen geschützt werden. Eine einfache Rechteverwaltung und sinnvolle Berechtigungsstruktur ist unkompliziert mit einer Software umsetzbar:

Daten DSGVO-konform speichern

Laut DSGVO müssen Sie innerhalb eines Monats in der Lage sein, über personenbezogene Daten Auskunft zu geben. Das gilt auch für Dokumente in Ihrem Archiv. Ein Dokumentenmanagementsystem unterstützt Sie dabei und ermöglicht eine Markierung und einfache Löschung der relevanten Daten. 

Revisionssichere Archivierung

Neben dem Datenschutz ist für Ihr Unternehmen auch die GoBD relevant. Betriebliche Belege müssen von Ihnen für einen gewissen Zeitraum archiviert werden – und das unveränderbar. Damit Sie die Aufbewahrungsfristen problemlos erfüllen, bietet Ihnen ein DMS ein integriertes Archiv an. Per Mausklick können Sie die entsprechenden Dokumente als revisionssicher markieren und machen es damit unmöglich, dass jemand die Daten ändert oder löscht.

Einfacher Datenaustausch mit DMS

Insellösungen funktionieren – wie der Name schon sagt – isoliert. Und isoliert heißt in puncto digitalem Arbeiten limitiert. Mitarbeiter stoßen ohne ein klar definiertes Dokumentenmanagement ständig an Grenzen – zum Beispiel in Form von inkompatiblen Formaten, die nicht von einem Programm ins andere übertragbar sind. Die DMS-Lösung sollte also über den Tellerrand hinausblicken und einen einfachen Datenaustausch ermöglichen. Die Formel lautet: Treffen gut zusammenarbeitende Programme auf wenige Schnittstellen, wird die Arbeit und der Verwaltungsaufwand für Sie als Anwender umso leichter.

DMS als Fileserver

Am einfachsten funktioniert die Zusammenarbeit mit anderen Systemen dann, wenn sich die Dokumentenmanagement-Software wie ein Fileserver verhalten kann. Wie bei einem Laufwerk können Sie Dokumente abspeichern, verschieben und löschen. Das ermöglicht die Zusammenarbeit mit allen Programmen, die auch mit einem herkömmlichen Fileserver arbeiten können. Schnittstellensoftware ist damit überflüssig.

Sicheres Filesharing mit Externen

Nicht nur innerhalb Ihres Unternehmens ist es wichtig, dass Dokumente einfach ausgetauscht werden können. Damit Ihre Daten auch beim Filesharing mit externen Personen sicher sind, können Sie diese von Ihrem eigenen Server aus teilen. Wer darauf zugreifen darf, legen Sie im Voraus fest. Um das Risiko eines Angriffs auf Ihr DMS zu minimieren, können Sie die entsprechenden Informationen auf einen zweiten Server synchronisieren. Das hält unerwünschte externe User von Ihrem Produktivsystem fern. 

So funktioniert Kollaboration mit DMS

Digitales, modernes Arbeiten lebt von Teamwork. Denn Projekte betreuen Sie in den seltensten Fällen alleine. Dazu gehört der Überblick, welcher Kollege wann was bearbeitet hat – inklusive automatischer Protokollierung von Änderungen und Löschungen sowie neuen Anlagen. Eine moderne Software für Dokumentenmanagement unterstützt diese Form der Zusammenarbeit mit einem umfangreichen Dashboard.

Versionierung aller Dokumente

Damit sämtliche Änderungen jederzeit für alle Projektbeteiligten transparent sind, sollten Dateien nicht überschrieben werden. Mit einer Versionierung der Dokumente werden Missverständnisse und Unklarkheiten vermieden. Neben der aktuellen Fassung eines Dokuments speichert das DMS die Historie. So geht nichts Wichtiges verloren und Sie können alte Versionen jederzeit wiederherstellen. 

Kommunikation im richtigen Kontext

Teamwork lebt von Kommunikation, insbesondere wenn es darum geht, Projekte mit mehreren Kollegen zu betreuen. Das unterstützen fortschrittliche DMS mit entsprechenden Funktionen – beispielsweise durch integrierte Chat-Plattformen. Das Zauberwort lautet dabei Kontext: Dieser muss gegeben sein, um bei Nachrichten einen klaren Bezug zum jeweiligen Projekt zu erreichen. Sprich, direkt am entsprechenden Dokument. Dabei ist es egal, ob es um Kundenmails, Exceltabellen oder Auftragsbestätigungen geht; die Nachrichten „kleben“ immer an der richtigen Stelle.

Volle Kontrolle dank Open-Source-DMS

Anbieter für DMS-Systeme? Gibt es viele. Und von Open SourceLösungen im Bereich DMS? Eher weniger. Dabei werden Softwares mit frei zugänglichem Quellcode häufig unterschätzt – zu Unrecht. Schließlich sind Anwender herstellerunabhängig und müssen keine Folgekosten, Backdoors oder Sicherheitslücken befürchten. Ergo: die maximale Kontrolle über Ihre Daten! Sollten Sie Ihre Dokumente eines Tages in einem anderen System ablegen wollen, ist der Export dank unkomplizierter Transferprozesse kein Problem. Open-Source-Anbieter sollten Sie bei der Auswahl Ihrer Software für Dokumentenmanagement nicht außer Acht lassen.

DMS und ECM – ein echtes Dreamteam

All diese Funktionen zeigen, wie Sie bei Ihrer täglichen Arbeit profitieren, wenn Sie sich nicht bloß für ein herkömmliches DMS entscheiden. Zentral in ein modernes ECM integriert, gehen die Möglichkeiten einer solchen Lösung über die bloße Erstellung, Bearbeitung und Verwaltung von Dokumenten hinaus. In Zeiten von Homeoffice und mobilem Arbeiten müssen Informationen immer und überall abrufbar sein. Indem ein ECM ortsunabhängig auf den Unternehmensserver zugreift und Projektupdates für alle Beteiligten sichtbar macht, profitieren Mitarbeiter von transparenten Prozessen und echtem Teamwork.

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