Open Source Software

Digitale Souveränität: mit einem DMS als führendes System

Digitale Souveränität mit Open Source und agorum core

Digitale Souveränität steht für digitale Unabhängigkeit. Die ist dann gegeben, wenn Unternehmen zu jedem Zeitpunkt die alleinige Hoheit über Ihre Daten haben. Das Thema steht ganz oben auf der Agenda des Bundesministerium des Inneren. Welche Rolle dabei Open Source Software spielt und warum die Zukunft auf wenigen Systemen basiert, lesen Sie in folgendem Beitrag.

Die Währung von Unternehmen heute: Daten

Sie werden geklaut, getrackt, ausspioniert und dafür verwendet, Menschen und Märkte zu manipulieren. Genau das passiert dann, wenn Daten in fremde Hände/Programme/Speichermedien kommen, die außerhalb Ihrer Kontrolle liegen.

Souveränität im Sinne von Unabhängig- und Handlungsfähigkeit hat in den letzten Wochen die Unternehmen vor Herausforderungen gestellt. Über Nacht wurden die Menschen weltweit ins Homeoffice geschickt. Die Infrastrukturen waren dafür nicht ausgelegt und die Mitarbeiter in den IT-Abteilungen wurden zu Mangelverwaltern. Damit die Wirtschaft irgendwie weiter ging – von funktionieren ist keine Rede, wurde im großen Stil Hard- und Software gekauft. Alles schnell schnell. Zeit, die AGBs zu lesen, blieb keine. Und wenn das Helpdesk überlastet war, haben sich die Mitarbeiter auch mal selbst beholfen und Daten über private Accounts verschickt. Die Sicherheit und gesetzliche Vorgaben rückten dabei in den Hintergrund. Hauptsache jeder konnte arbeiten. Irgendwie. 

Digitale Souveränität vs Abhängigkeit

Drum prüfe, wer sich ewig bindet. IT Systemlandschaften sind historisch gewachsen und spiegeln viele Dekaden Arbeitsleben wieder. Für jede Abteilung eine eigene Software, in vielen Anwendungsfällen proprietär. Jeder Mausklick hat einen digitalen Footprint beim Hersteller hinterlassen. Warum dies zu einer Abhängigkeit führt, beschreiben diese 3 Beispiele:

1. Sie wissen nicht, in welchen Kanälen Daten verschwinden

Das gilt für alle digitalen Kerntechnologien, vom Code bis zur Cloud. Geschlossene Systeme (proprietär), dubiose Speicherressourcen oder Gesetzeslücken in den Ländern der IT-Anbieter nehmen Ihnen die Kontrolle, was mit Ihren Daten passiert. Die Technologie-Giganten, aber nicht nur die, freuen sich und machen sich diese zu Nutzen.

2. Im Ernstfall gelangen Sie nur schwer an Ihre Daten

Die Abhängigkeit zu Herstellern wird dann deutlich, wenn ein Wechsel ansteht und Daten von einem auf ein anderes System migriert werden müssen. Proprietäre Software hält Daten unter „Verschluss“. Je nach Hersteller wird es ein größeres Unterfangen, an diese zu kommen. Das kann sich kein Unternehmen leisten und es ist der zentrale Punkt, warum Open Source Software auf dem Vormarsch ist. Die Öffentliche IT des Bundesministerium des Inneren empfiehlt in seinem Leitfaden die Konsolidierung auf wenige und Open Source basierte Software.

3. Viele Hersteller, viele Schnittstellen, viele Probleme

Die Situation, in der über Nacht alle Mitarbeiter weltweit ins Homeoffice geschickt wurden, hat die Nachteile von heterogenen, proprietären IT-Umgebungen offen gelegt.

Die IT-Abteilungen wurden zur Feuerwehr der Handlungsfähigkeit:

  • Software: Jede Abteilung hat unterschiedliche Applikationen im Einsatz und benötigt Zugriffe von extern.  
  • Zugänge: Für alle Anwender mussten VPN Zugänge eingerichtet werden. Je nach Systemvoraussetzung aufwendig und für jeden Mitarbeiter einzelnen.
  • Hardware: Für alle, die noch kein technisches Equipment für das Arbeiten im Homeoffice hatten, mussten mit Hardware ausgestattet werden. 
  • Telefonie: Elementares Thema war auch die Telefonie. Hier war es zum Teil notwendig, dass interimsmäßig eine Rufumleitung auf das private Telefon erfolgte. 
  • Kollaboration: Noch nicht all zu verbreitet sind Collaboration Tools. Diese ermöglichen Teams zeit- und ortsunabhängig gemeinsam an Projekten zu arbeiten. Der Bereich zählt mit zu den größten Baustellen aufseiten der Unternehmen. 

Das sind nur wenige Beispiele von vielen, um die sich die Mitarbeiter der IT-Abteilungen kümmern mussten. Wäre anstelle von vielen Applikationen ein zentrales System im Einsatz, hätte es sehr viel Zeit, Kosten und Aufwand gespart.

Open Source DMS als führendes System

Ein DMS kann viele sogenannte Insellösungen ersetzen. Das bedeutet, sämtliche Abteilungen greifen auf die selbe Software zurück. Die Administration wird dadurch deutlich reduziert und ist dabei updatefähig und skalierbar.

Beispiele für Funktionen eines Open Source DMS

Leadmanagement professionell mit automatisierten Workflows verwalten.

Strukturierte Steuerung und Verwaltung von Projekten und Vorgängen. Auch sehr gut geeignet für die Zusammenarbeit von interdisziplinären Teams.

Dokumentationen zur Qualitätssicherung oder in der Fertigung werden historisch versioniert und für alle Berechtigten bereitgestellt.

Gesetzeskonforme Verwaltung von personenbezogenen Daten nach DSGVO.

Automatisierte Verwaltung von Verträgen und damit keine Fristen mehr verpassen.

Dokumente historisch versioniert verwalten und archivieren, auf Wunsch vollautomatisiert.

E-Mail-Management vom Eingang bis zur revisionssicheren Archivierung.

Alle Dokumente/Daten sind volltextindexiert im DMS und können über Suchfunktionen schnell und einfach gefunden werden. 

Teams können zeitlich und örtlich unabhängig kollaborieren. Immer projekt- und kontextbezogen.

Eine App ermöglicht das Arbeiten von unterwegs inklusive dem Austausch von Bildern. Im Unterschied zu herkömmlichen Messenger-Diensten ist die Anwendung Datenschutzkonform.

Automatisierte Verarbeitung von Rechnungen, vom Eingang bis zur Übergabe an die Finanzbuchhaltung.

Open Source Software spielt mit offenen Karten

Der Quellcode von Open Source Software ist offen, transparent und für jeden einsehbar. Sicherheitslücken oder Bugs werden erkannt und gefixt. Durch die kontinuierlichen Weiterentwicklungen und dem Background einer Community ist die Qualität der Software hoch. Die Datenhoheit liegt immer und ausschließlich beim Betreiber und nie beim Hersteller. Das gewährleistet absolute Unabhängigkeit, die geschlossene Systeme nicht leisten.

Unabhängig ist der, der die Hoheit hat

agorum Software Geschäftsführung Team Oliver Schulze

Open Source bedeutet immer eine Chance mehr, an Daten aus geschlossenen Systemen zu gelangen.

Oliver Schulze

Oliver Schulze ist Geschäftsführer von agorum und überzeugter Vertreter der Open Source Technologie.

„Wir haben vor über 18 Jahren unseren Programmcode offen gelegt. Er ist transparent, veränderbar und die Community kann, darf und soll gerne weiterentwickeln.

Das Thema Open Source ist bei vielen – oder ich möchte sagen bei den meisten unserer Kunden die essenzielle Triebfeder, warum sie sich für unser Produkt entschieden haben. Deshalb haben wir nahezu immer Projekte in Bearbeitung, wo wir Daten von geschlossenen Systemen auf agorum core migrieren. Die Herausforderung für uns ist es, an die Daten in der Blackbox zu kommen. Aber der stellen wir uns gerne.“

Sie sind eingeladen

Wir laden Sie ein, das Open Source DMS mit den vielen Anwendungsmöglichkeiten in einer Online-Demo kennen zu lernen. Sprechen Sie vorab mit unseren technischen Kundenberatern und schildern uns Ihre Einsatzgebiete. 

Schreibe einen Kommentar

Ihre E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.

Newsletter abonnieren

Abonnieren Sie den Newsletter und erhalten Sie wöchentliche Updates über weitere spannende Themen.