Best Practice agorum core

CmisSync: Daten aus dem DMS synchronisieren und offline bearbeiten

Offline arbeiten im DMS agorum core

Mit dem DMS/ECM agorum core offline arbeiten und die Daten mit dem Open Source-Tool CmisSync synchronisieren. Dieses feine Tool ermöglicht es Ihnen, offline in der Bahn, im Flugzeug oder im Outback ohne Internet zu arbeiten und die Daten später ins System einzuspielen. Die App ist für Windows, MAC und Linux erhältlich und kann bequem über den agorum core smart assistant gesteuert werden.

Dokumente aus agorum core offline bearbeiten

Offline arbeiten wird immer dann spannend, wenn Menschen von A nach B reisen und keine zuverlässige Internetverbindung haben. Aber auch wenn sensible Daten nicht über das World Wide Web zum Empfänger geschickt werden möchten. Stellen Sie sich nur vor, Forschungsdaten wandern über ein freies WLAN über dubiose Server irgendwo auf der Welt zum Empfänger. Keine gute Empfehlung. 

In beiden Fällen hilft es, die Daten, die Sie benötigen, lokal auf Ihr Notebook zu speichern, um sie auch offline bearbeiten zu können:

  • Das können Sie recht umständlich machen, indem Sie die Verzeichnisse manuell kopieren. 
  • Oder ganz schnell und bequem über die CMIS-Schnittstelle von agorum core und das kostenfreie Open-Source-Tool CmisSync. Um ein Verzeichnis mit Ihrem mobilen Rechner zu synchronisieren, genügt ein Klick im Kontextmenu in der Oberfläche von agorum core.

So funktioniert es:

1. CmisSync installieren

Bevor es losgeht, installieren Sie das Plugin agorum core cmissync über den agorum core plugin manager sofern noch nicht geschehen.

2. Verzeichnis in agorum core datarooms definieren

Als Vorbereitung müssen Sie oder Ihr Administrator ein Verzeichnis in den agorum core datarooms der Nutzer definieren, das mit CmisSync synchronisiert werden soll und eine entsprechende Konfiguration des agorum core smart assistant anlegen. Beides ist in wenigen Minuten erledigt. Die Synchronisation erfolgt über das in agorum core standardmäßig enthaltene CMIS-Protokoll. 

Freigabe Ordner CMIS agorum core
Mit dem Klick auf "freigeben" wird dieses Verzeichnis sofort mit Ihrem Notebook synchronisiert. Sie können die Daten unterwegs jederzeit aufrufen und bearbeiten.

3. Installieren Sie den CmisSync

Laden Sie nun den CmisSync herunter und installieren ihn. CmisSync legt einen Ordner auf Ihrem Rechner an, in dem sich später die synchronisierten Daten befinden. Über das Status-Symbol in der Taskleiste rufen Sie die Eigenschaften des Programms auf und wählen “Fügen Sie einen Remote Ordner ein …”

Cmissync Konfiguration agorum core

Über CmisSync einen Ordner anlegen, in dem die Daten für die Synchronisation liegen.

4. Erfassen Sie Adresse und Zugangsdaten für das DMS/ECM agorum core

CmisSync Konfiguration agorum core

5. CmisSync Ordner auswählen

Wählen Sie hier den Ordner “CMISSync” aus, den Sie im DMS definiert haben

6. Verzeichnisse anpassen, falls gewünscht

CmisSync Konfiguration 4
Mit einem Doppelklick auf das Status-Symbol von CmisSync oder über Ihren File-Explorer können Sie jetzt auf das Verzeichnis CMISSync zugreifen

7. agorum core smart assistant über das CmisSync-Verzeichnis freigeben

CmisSync-Smart-Assistant
Um Ordner aus dem DMS zu synchronisieren, müssen Sie jetzt lediglich über Ihren agorum core smart assistant das Verzeichnis über das Kontextmenü für die Offlinebearbeitung freigeben

8. Synchronisation on-/offline finalisieren

CmisSync aufheben
Um die Synchronisierung einzustellen und den Ordner auf dem lokalen Gerät zu löschen, gehen Sie einfach in den dataroom, klicken mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Ordner und im Kontextmenu auf "zurücksetzen". Der Ordner wird aus dem dataroom entfernt und auf dem Notebook gelöscht.

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