Die OrgSoft GmbH aus Laichingen ist bereits seit 10 Jahren agorum Partner und hat sich über die Jahre eine hohe Expertise in der Pflege- und Gesundheitsbranche erarbeitet. Das Team um Karl-Josef Stöhr betreut zahlreiche Diakonie- und Sozialstationen. Der Referenzbericht beschreibt die Einführung der digitalen Patientenakten für die Diakoniestation Freudenstadt.
Die Diakoniestation Freudenstadt im schönen Schwarzwald kümmert sich mit fast 70 Mitarbeiter*innen um das Wohl von 580 Klienten.
Vorgelagertes Projekt:
Digitalisierung von Leistungsnachweisen u. Ausgangsrechnungen
1. Digitalisierung der Leistungsnachweise
Jede Pflegekraft hat ein mobiles Device ‘MDA’ (Mobile Digital Assistant) im Einsatz. Dort sind die Tourenpläne, die Schlüsselnummer des Patienten und Umfang der geplanten Leistungen – der sogenannte Leistungsnachweis – hinterlegt. Nach dem Besuch beim Patienten zeichnet die Pflegekraft den Leistungsnachweis digital ab. Am Monatsende wird der Leistungsnachweis in der Dienststelle ausgedruckt und dem Patienten oder seiner Betreuungsperson zum Unterzeichnen vorgelegt. Bisher wurden die physischen Ausdrucke in Papierordnern abgelegt. Nach der Digitalisierung durch OrgSoft werden diese jetzt einfach eingescannt, an agorum core übergeben, ausgelesen und in der digitalen Patientenakte abgelegt.
Eingesetzte Module von agorum core: docfom, docform extended, preview, smart assistant
2. Einbindung der Ausgangsrechnungen in das DMS agorum core
Ausgangsrechnungen werden im ERP erzeugt, für den Rechnungsversand ausgedruckt und verschickt. In einem 2. Druckauftrag werden die Ausgangsrechnungen als PDF-Dokument erzeugt, im DMS gelesen und der digitalen Patientenakte zugeordnet.
Eingesetzte Module von agorum core: docform extended
Vorteile bei beiden Projekten:
- im DMS sind die Dokumente revisionssicher nach GoBD archiviert
- Zeitersparnis für Suchen und Finden von Dokumenten
- Mehr Zeit für die Pflege von Patienten
- Einsparung physischer Platz für Archiv
Hauptprojekt:
Archivierung von Patientenakten
Die Aufgabenstellung
Laufende Digitalisierung von eingehenden Dokumenten für ca. 580 Patientenakten. Die Dokumente werden in zwei Kategorien eingeteilt:
1. Intern generierte Dokumententypen
Vollautomatische Ablage von ca. 40 unterschiedlichen Dokumententypen, mit intern generierten QR-Codes. Hierbei handelt es sich um Dokumente, die aus der Anwendung ‘snap ambulant’ (Euregon) oder mit Word-Vorlagen erstellt wurden. Der QR-Code wird aufgedruckt und beinhaltet alle zur Sortierung und Ablage erforderlichen Daten.
2. Extern generierte Dokumententypen
Halbautomatische Ablage von ca. 20 unterschiedlichen Dokumententypen, mit QR-Codes die aufgeklebt werden. Hierbei handelt es sich um Dokumente die zum Beispiel von dem Arzt (Medikamentenplan, Arztbrief), Landratsamt, Gericht, Krankenkasse, usw. kommen. Der QR-Code wird aus ‘snap ambulant’ (Euregon) auf einen Aufkleber gedruckt und manuell auf das Dokument geklebt. Er beinhaltet die Patientennummer.
Projektbeschreibung
Das OrgSoft-Team hat im ersten Schritt eine Bestandsaufnahme aller Dokumente gemacht und den Prozess dahinter ermittelt. Im Pflegebereich umfasst das ca. 60 unterschiedliche Dokumente pro Patient. Das sind unter anderem Medikamentenpläne, Wunddokumentationen, Sturzberichte, Pflegevertrag, Biografiebogen, Arztbriefe, Schreiben vom Notariat oder Betreuungsgericht usw.. Gemeinsam mit den Projektverantwortlichen der Diakoniestation Freudenstadt wurde dann eine sinnvolle Ordnerstruktur definiert.
Der zweite wichtige Punkt war das Thema Zugriffsrechte. Patientendaten sind hochsensibel und die Vergabe von Berechtigungen muss dem Datenschutz Rechnung tragen. Hier wurde ein Berechtigungskonzept im DMS installiert, welches genau regelt, wer welche Zugriffe hat.
Die Projektumsetzung erfolgte agil, das bedeutet, dass immer ‘Teilauslieferungen’ zur Diakonie gingen. Ein kleiner Bereich, der zwei Mitarbeiterinnen umfasste, begannen sofort mit dem Testen. Ihr Feedback wurde kontinuierlich in den Workflow eingearbeitet und erneut getestet. Dieser Prozess wiederholte sich so lange, bis am Ende das System exakt die Prozesse der Diakoniestation Freudenstadt abgebildet hat.
"Softwareseitig war die größte Herausforderung die Verarbeitung von unsortierten Dokumenten"
… berichtet Manfred Hiller von OrgSoft. Auf Grund der vielen Unterlagen, die tagtäglich verarbeitet werden müssen, war es der ausdrückliche Wunsch des Kunden, hier eine wesentliche Arbeitserleichterung zu erzielen.
Für das DMS agorum core wurde ein spezielles Skript entwickelt, das jede einzelne Seite anhand der Informationen im QR-Code identifiziert und im richtigen Patientenordner ablegt. Mehrseitige Dokumente werden hierbei vor der Ablage in der richtigen Reihenfolge sortiert und zu einem PDF zusammenführt.
Das Ergebnis
Die berechtigten Mitarbeiter gelangen über die benutzerfreundliche Oberfläche des agorum core smart assistant direkt zur digitalen Patientenakte. Dort sind alle Dokumente, die den Patienten betreffen hinterlegt und einsehbar. Bei 70 Pflegekräften und 580 aktiven Patienten ist das ein enormer Zeitgewinn. Das Ergebnis in Zahlen:
Physischer Raum:
- alleine durch die Digitalisierung der Patientenakten der letzten zwei Jahre, konnten 89 Aktenordner bzw. 7 Meter Schrankraum eingespart werden.
- Die Aufbewahrungsfrist für Patientenakten liegt bei zehn Jahren, demnach ist es auch langfristig eine sehr hohe Platzersparnis.
Zeitersparnis für Suchen & Finden:
100 unsortierte Blätter werden in ca. 60 Sekunden eingescannt und anschließend automatisch in die digitale Patientenakte einsortiert.
- Die berechtigten Mitarbeiter haben immer Zugriff auf alle benötigten Patientendaten (u. a. Pflegedokumente, Abrechnungen, Medikamentenpläne, Verordnungen, Wundbilder, etc.).
- Termine und Fristen sind im System hinterlegt und erinnern die Mitarbeiter an Fälligkeiten.
- Das gesamte Abrechnungsprozedere gestaltet sich deutlich einfacher.
- Ohne die Einführung eines DMS hätte die Verwaltung personell aufgestockt werden müssen.
"Für uns war wichtig, dass wir Zeit in der Administration einsparen, um diese sinnvoller für unsere Patienten nutzen zu können."
So Sabine Seeger von der Diakoniestation Freudenstadt. Als Projektleiterin hat sie dafür gesorgt, dass alle Dienstleister mit Informationen versorgt wurden. Sie hat Feedback aus dem Testing gegeben und alle Mitarbeiter behutsam mit der neuen Technologie vertraut gemacht. Eine wichtige Voraussetzung bei Menschen, deren Metier die Pflege von Patienten ist und die nicht jeden Tag am Rechner sitzen.
"Die Diakoniestation Freudenstadt nimmt bei der Digitalisierung eine Vorreiterrolle ein".
Mit dieser Aussage wurde das Projekt in der Südwestpresse geadelt. Im Rahmen einer öffentlichen Präsentation mit allen beteiligten Dienstleistern, dem Dekan Werner Trick und dem Landrat Dr. Klaus Michael Rückert, wurde das Projekt vom Geschäftsführer Reinhard Schmid von der Diakoniestation Freudenstadt vorgestellt.
"Wir als Hersteller von agorum core schließen uns dem großen Lob aus der Presse an. Es macht uns stolz, Partner wie OrgSoft zu haben. Wir gratulieren Karl-Josef Stöhr, Manfred Hiller und dem gesamten Team für dieses zukunftsweisende Projekt."
