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Digitale Archivierung mit dem Dokumentenmanagement-System (DMS) agorum core: Dahinter ist die Datenbank der Tresor, in dem alle Dokumente liegen. Und eben dieser Tresor muss clever verwaltet werden, damit die Anwender ein performantes System haben. Häufige Frage von Kunden ist in diesem Kontext die Frage nach einer Deduplizierung und dem Thema Storage. Die große Überschrift darüber ist das Datenmanagement. Welche technischen Möglichkeiten unser Dokumentenmanagement-System agorum core bietet, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Auf der Position der Technischen Projektleiterin / IT-Consultant gehört Indra Cloet bereits seit Oktober 2017 zur agorum-Familie. Heute beantwortet Sie uns ein paar spannende Fragen rund um ihren Arbeitsplatz und erzählt uns, was das Besondere an ihrer Position ist. Dieser Blogbeitrag gibt Ihnen die Gelegenheit, einen Einblick hinter die Kulissen zu erhaschen und unsere Indra etwas besser kennenzulernen.
Um die perfekte Grundlage für Ihre digitalen Unternehmensprozesse zu schaffen, eignet sich eine Dokumentenmanagementsoftware hervorragend. Wir erläutern Ihnen heute 5 wesentliche Punkte, die Ihnen die Handhabung Ihrer internen Prozesse durch eine Dokumentenmanagementsoftware vereinfachen. Gestalten Sie Ihre Unternehmensprozesse digital und effizient mit agorum core.
Die digitale Steuerprüfung ist auf dem Vormarsch. Die Aktenordner weichen den digitalen Prozessen, und das mit gutem Grund. Die Abstimmung zwischen Unternehmen, Steuerberater und Finanzamt ist mit einem Dokumentenmanagement-System unschlagbar einfach. Alle Belege, die zu prüfen sind, können ganz einfach in einen Datenraum verlinkt werden, der Prüfer bekommt Zugriff darauf und kann effizient seine Arbeit machen. Warum das Dokumentenmanagement agorum core dafür prädestiniert ist, beschreiben wir in diesem Beitrag:
Für die Einführung eines DMS-Systems braucht es eine Strategie. Dazu zählen Ressourcenplanung von Mensch und Zeit. Neben der Etablierung eines DMS-Teams ist eine sinnvolle Herangehensweise wichtig. Dabei empfiehlt es sich vom Einfachen zum Komplexen. Zuerst die technischen Grundlagen schaffen, um dann die unterschiedlichsten Geschäftsprozesse darüber abzubilden. Wie unsere Herangehensweise bei agorum Software ist, beschreiben wir in diesem Beitrag:
Dokumentenmanagement in der Fertigung: Für verzögerungs- und fehlerfreie Abläufe in der Fertigung ist es wichtig, direkt in der Produktion auf die neuesten Dokumente des zu bearbeitenden Auftrags zugreifen zu können. Das können sowohl temporäre als auch dauerhaft „dynamische“ Dokumente wie Fertigungsunterlagen, Bilddokumentationen oder CAD-/CAM-Dateien sein. Oft unterliegen diese Dokumente kurzfristigen Änderungen und werden meist in unterschiedlichen Anwendungen erstellt. Jede Änderung sollte daher anwendungsübergreifend schnell weitergegeben werden können, sodass die aktuellsten Dokumente sofort an der richtigen Stelle zu finden sind. Der agorum-Partner Orgsoft hat sich auf diese Branche spezialisiert und ist gefragter Partner für Unternehmen in der Fertigung.
Das papierlose Büro geistert durch die Medien, seit diese Vision 1975 erstmals auf das Papier der Businessweek gedruckt wurde. 40 Jahre später behaupten böse Zungen immer noch, ein papierloses Büro existiere bestenfalls auf dem Papier. Dabei ist die moderne Geschäftswelt diesem Ideal heute näher als je zuvor.
E-Mails ersetzen den klassischen Geschäftsbrief nahezu vollständig, PDF-Dokumente die entsprechende Papiervariante. Und wenn Rechnungen, Briefe oder Verträge auf Papier im Unternehmen ankommen, werden sie meist sofort eingescannt und elektronisch weiterverarbeitet. Modernes Dokumentenmanagement macht‘s möglich.
Schweizer Unternehmen aufgepasst: Rechnungen digitalisieren ist mit dem DMS agorum core voll automatisiert möglich. Es verarbeitet QR-Code-Rechnungen und auch ESR-Einzahlungsscheine bis zur Übergabe an die Fibu. Schnittstellen zu Topal, Sage oder SelectLine sind in vielen Installationen in der Praxis im Einsatz. Die Implementierung dauert nur kurze Zeit. Entwickelt von Schweizern für Schweizer.
DMS-Neuigkeiten: Die Diakonie Freudenstadt realisiert mittels agorum core die digitale Patientenakte und geht mit guten Beispiel voran. Wie das Ganze realisiert wurde und was sich seither in der Diakonie verändert hat, erfahren Sie in der aktuellen Ausgabe der Fachzeitschrift Kommune 21.
Weil wir uns darüber im Klaren sind, dass das Archiv eine der wichtigsten Grundlagen für eine Dokumentenmanagementsoftware (DMS) darstellt, haben wir natürlich auch einen hohen Anspruch daran. Genau aus diesem Grund haben wir unser System auch dieses Jahr wieder von einem neutralen Wirtschaftsprüfer abnehmen lassen. Das schafft zwar eine sehr gute Grundvoraussetzung für Ihre Archivierung, dennoch liegt es an Ihnen, die gesetzlichen Vorschriften und Fristen für eine GoBD-konforme Archivierung einzuhalten. Welche Vorschriften der Gesetzgeber festgelegt hat, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Adresse
agorum Software GmbH
Vogelsangstraße 22
73760 Ostfildern, Deutschland
team[at]agorum.com
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