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Einführung eines DMS-Systems: Mit Strategie ans Ziel

Einführung eines DMS-Systems

Für die Einführung eines DMS-Systems braucht es eine Strategie. Dazu zählen Ressourcenplanung von Mensch und Zeit. Neben der Etablierung eines DMS-Teams ist eine sinnvolle Herangehensweise wichtig. Dabei empfiehlt es sich vom Einfachen zum Komplexen. Zuerst die technischen Grundlagen schaffen, um dann die unterschiedlichsten Geschäftsprozesse darüber abzubilden. Wie unsere Herangehensweise bei agorum Software ist, beschreiben wir in diesem Beitrag:

Einführung eines DMS-Systems

Die Einführung eines DMS-Systems geht nicht über Nacht und auch nicht nebenher. In vielen Unternehmen ist es zum Beispiel bei SAP-Einführungen gang und gäbe, dass entsprechend große Teams zusammengestellt werden. Je nach Komplexität und Automatisierungsgrad steht die Einführung eines DMS-Systems dem in nichts nach. Deshalb sollten Unternehmen sich gut darauf vorbereiten. Nachfolgend geben wir Ihnen dazu die wichtigsten Punkte an die Hand.

  1. Workshop
  2. Strategie
  3. Agile Umsetzung
  4. Roll-out
  5. Fazit

1. Workshop

Entscheidet sich ein Unternehmen für individualisierte Konfigurationen mit agorum core, starten wir mit einem gemeinsamen Workshop, für den eine Vorbereitung benötigt wird. Dafür stellen wir Ihnen einen geführten Online-Vorbereitungskurs zur Verfügung. Er führt die Projektteams durch alle wichtigen Fragen und Themen, die Ergebnisse werden online an uns übermittelt. Diese dienen unseren Projektleitern zur Vorbereitung, sodass der Workshop effizient und zielführend wird.

Key-User / Verantwortlichkeiten / Doppelspitze

Planen Sie ausreichend personelle- und zeitliche Ressourcen ein. Das ist ein Punkt, der oft von den Unternehmen unterschätzt wird. Bei Schlüsselfunktionen wie dem Administrator oder dem Projektleiter sind Doppelspitzen sinnvoll, damit im Vertretungsfall entsprechendes Wissen im Haus ist.

Das Team der Key-User hat dabei eine tragende Rolle und stellt das Pendant zum agorum-Team dar. Die Key-User müssen die internen Prozesse gut kennen, und deshalb kann diese Aufgabenstellung nicht outgesourct oder von Aushilfen erledigt werden. Key-User führen die Testläufe durch, dokumentieren sie und geben das Ergebnis konsolidiert an das agorum-Team weiter. Mit dem Projektstart empfehlen wir die speziell dafür entwickelte Schulung für Projektleiter und Key-User.

DPMA und EPA Software zur Datenübertragung

Je mehr getestet wird, desto besser. Software-Entwicklung bedeutet kontinuierliche Verbesserung. Dabei entwickeln sich Codes von grob zu feingranular. Die Key-User erwecken die Software zum Leben. Ohne sie geht nichts.

Jan Joshua Jäger | Entwicklung
Status Quo: Datenbestand

Datenbestände sind je nach Branche unterschiedlich: Eine Patentanwaltskanzlei verwaltet andere Daten wie ein Hersteller von Segelflugzeugen. Ermitteln Sie den Datenbestand nach Dokumentenarten, -mengen und -volumen.

Status Quo: IT-Landschaft
  • Software

In den allermeisten Fällen sind IT-Landschaften historisch gewachsen und umfassen viele Softwareanwendungen. Machen Sie vor einem Workshop eine Bestandsaufnahme, welche Software im Einsatz ist. Beispiele dafür sind ein ERP, DATEV, SAP, Sage, Diamant oder branchenspezifische Applikationen wie PatOrg oder XOil, um nur wenige zu nennen.

  • Hardware

Auch bei der Hardware gilt es, einiges zu beachten. Die Einführung eines DMS-Systems benötigt auch Ressourcen der Hardware. Alle wichtigen Informationen zu Plattensystem, Prozessor, Datenbanken usw. haben wir in diesem Dokument zusammengestellt.

  • Produktivnahe Testumgebung

Für Testphasen benötigen Sie eine produktivnahe Testumgebung. Die bietet die Sicherheit, dass Testläufe und Updates getestet werden können, und das ohne Auswirkungen auf die Produktivumgebung.

Workflows / Userstories

Mit Workflows/User Storys sind die Prozesse im Unternehmen gemeint. Je nach dem, was Ihr Digitalisierungsvorhaben ist, müssen Sie diesen Prozess en detail skizzieren. Beispielsweise werden beim großen Thema Rechnungsverarbeitung alle Stationen, die eine Rechnung im Unternehmen durchläuft, erfasst. Wer darf bis zu welcher Höhe Freigaben erteilen, oder wann muss eine Rechnung zum Fachbereich. Dasselbe gilt für alle Prozesse, ganz gleich, ob für eine E-Akte, digitale Personalakte, Projektmanagement usw. Unser Online-Vorbereitungskurs führt Sie auch durch dieses Themengebiet.

2. Strategie

Bei der Strategie sprechen wir von der Priorisierung des Gesamtprojekts. Besonders bei umfangreichen und komplexen Entwicklungen ist es wichtig, Milestones zu definieren. Bei agorum Software verfolgen wir das Ziel, möglichst schnell und in kleinen Schritten produktiv zu gehen. Anwender bekommen so Routine im Umgang mit der Software und sammeln wichtige Erfahrungen, die in die Weiterentwicklung einfließen.

Bei den Funktionalitäten empfehlen wir vom “Einfachen zum Komplexen”. In Anbetracht, dass es in der Software-Entwicklung kaum Grenzen gibt, verleitet es mitunter, funktionsverliebt und zu kleinteilig zu werden. Hier raten wir, den Fokus auf die Kernfunktionen nicht zu verlieren.

3. Agile Umsetzung

Agile Software-Entwicklung ist eine Wechselwirkung zwischen Entwicklung und den Ergebnissen der Testings. Dabei werden kleine Software-Sequenzen programmiert, die von Key-Usern im Unternehmen getestet werden. Hier sehen die Anwender schnell, ob zum Beispiel alle Workflowschritte den realen Prozessen entsprechen, oder ob noch etwas modifiziert werden muss. Oder eine Funktion liefert noch nicht das gewünschte Ergebnis. All das wird dokumentiert und an das Entwicklerteam weitergegeben. Wichtig ist das Verständnis, dass es bei diesem Prozess nicht um Fehlersuche geht, sondern um die Suche nach dem bestmöglichen Ergebnis. Der Prozess wiederholt sich so lange, bis diese Software-Sequenz in seinen Funktionalitäten und Prozessen optimal zum Unternehmen passt und abgenommen ist. Am Ende ist die Softwarekonfiguration ein Gesamtprodukt von Kunde und Hersteller.

Einführung eines DMS-System
Die Entwicklungszyklen werden in Sprints eingeteilt. Nach der Entwicklungsphase folgt die Testphase der Key-User. Sie dokumentieren die Ergebnisse und geben diese konsolidiert beim darauffolgenden Sprintmeeting an die Projektleiter von agorum Software weiter. Aus diesem resultiert die Sprintplanung für den nachfolgenden Sprint.

4. Roll-out

Software-Einführungen sollten mit Samthandschuhen erfolgen. Key-User fungieren als Multiplikatoren, und es ist sinnvoll, wenn sie das Roll-out leiten und / oder begleiten.

Planen Sie mit einem Schulungskonzept, alle Mitarbeiter methodisch in die neue Software einzuarbeiten. Unterscheiden Sie zwischen Anwendern aus den Fachgebieten und Mitarbeitern aus der IT, wie zum Beispiel Administratoren und Entwicklern. Diese beiden Zielgruppen haben unterschiedliche Kenntnisse und müssen entsprechend getrennt geschult werden.

5. FAZIT

Die Einführung eines DMS-Systems erfordert eine Strategie, die konsequent verfolgt wird. Etablieren Sie ein DMS-Team und bauen Sie technisches Know-how auf. Machen Sie aus Mamut-Projekten viele kleine und vor allem abgeschlossene. Verinnerlichen Sie, dass Sie Teil des Entwicklungsteams sind, und geben Sie den Tests durch die Key-User ein hohes Gewicht. Die Etablierung eines DMS-Systems ist eine Entscheidung für die Langstrecke.

Lernen Sie das DMS agorum core kennen

Unternehmen, die die Einführung eines DMS planen, sind herzlich eingeladen, agorum core kennenzulernen. Darin stecken über 20 Jahre Erfahrung und Entwicklung. Es beruht auf Open-Source-Technologie und macht Unternehmen digital unabhängig. Selbst von uns als Hersteller. Unsere DMS-Experten zeigen Ihnen live und in Farbe, welche Möglichkeiten unser System bietet. Wir freuen uns über Ihre Anfrage. Hier.

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