hsc solutions aus Chemnitz ist langjähriger agorum-Partner und im digitalen Rechnungswesen zu Hause. Die sympathischen Sachsen bieten ab sofort einen 3-stufigen Eingangsrechnungsworkflow, auf Wunsch auch mit direkter Schnittstelle zu DATEV (Unternehmen online und Rewe Pro) an. Der Workflow kommt als ZIP-Installer-Modul, das mit geringem Aufwand installiert werden kann. Für alle Unternehmen, die über die Einführung eines DMS nachdenken, ist jetzt der ideale Zeitpunkt, um mit der Digitalisierung des Rechnungseingangs zu starten. Wie genau, beschreiben wir in diesem Beitrag.
DMS mit Schnittstelle zu DATEV als Komplettpaket
DATEV ist bei vielen Unternehmen im Bereich Rechnungs- und Finanzwesen gesetzt und begründet die stete Nachfrage nach einer Schnittstelle zum DMS. Der agorum-Partner hsc solutions hat dem Rechnung getragen und ein Komplettpaket entwickelt: den konfigurierbaren Eingangsrechnungsworkflow mit Anbindung an DATEV.
Dabei handelt es sich um einen 3-stufigen Prüfungsprozess für Eingangsrechnungen: sachliche Prüfung, fachliche Prüfung und den Bezahlvorgang. Für den Fall von fehlerhaften Rechnungen auch eine Rückabwicklung. Die Implementierung geht schnell und umfasst im Wesentlichen diese Punkte:
1. Eingangsrechnungsworkflow konfigurieren
Die zentralen Metadaten sind für den Anwender einfach an der Oberfläche konfigurierbar. Dazu zählen:
- Kreditoren
- Sachkonten
- Steuerschlüssel
- Rechnungstypen
- Kostenstellen
- Kostenträger
Für die fachliche Prüfung können verschiedene Benutzergruppen angelegt werden, in denen dann der zuständige Personenkreis hinterlegt wird. Das können die Unternehmen nach einer kurzen Einweisung selbstständig machen.
Im Video bekommen Sie einen Einblick über die Konfigurationsmöglichkeiten
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Metadaten konfigurieren:
Im ersten Schritt werden die Metadaten bestimmt, die Dreh- und Angelpunkt für den Workflow sind.
2. Oberflächen konfigurieren
Die Oberflächen, die sich den Anwendern präsentieren, können individuell angepasst werden:
- Sichtbarkeit, Lese- und Zugriffsrechte
Hinter den Oberflächen liegt ein Regelwerk, das vom Unternehmen definiert wird: Welche Funktionen sollen wann und von welchen Anwendern gesehen werden? Es kann etwa festgelegt werden, dass nach der fachlichen Prüfung keine Änderungen mehr am Kreditor gemacht werden können. Somit werden Fehler im buchhalterischen Prozess minimiert. Durch die Konfigurationsmöglichkeiten können die Prozesse so angepasst werden, wie sie im Unternehmen sind.
- Pflichtfelder
In den Oberflächen werden Pflichtfelder definiert, die vom Anwender ausgefüllt werden müssen. Der Workflowprozess wird erst dann abgeschlossen, wenn alle relevanten Daten erfasst sind. Großer Pluspunkt ist auch, dass eine Anbindung an weitere Systeme, etwa einem ERP, erfolgen kann.
Das Video zeigt Ihnen, wie die Oberflächen konfiguriert werden:
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Oberflächen konfigurieren:
Die Oberflächen werden benutzerfreundlich konfiguriert und führen die Anwender intuitiv durch den Rechnungsprozess.
Komplettpaket: DMS mit DATEV-Schnittstelle
Für Bestandskunden:
- ab agorum core-Version 9.3.0
- einfach ZIP-Installer-Modul installieren
- Mappingfunktion ermöglicht Übernahme bestehender Metadaten
- Fileworkflow ermöglicht flexible Ablage der Rechnungen
- Funktionsprüfung
- Schulungseinheit Anwender,
4 Stunden
Für Neukunden:
- Installationsbereite Infrastruktur prüfen
- Aufsetzen des Gesamtsystems
- Installation des Rechnungsworkflows
- DATEV Beleglink implementieren
- Funktionsprüfung
- Schulungseinheit Anwender,
4 Stunden
Ein Investment, das sich lohnt
Das Modul ermöglicht in kürzester Zeit, den Rechnungseingang digital zu verwalten:
- Schnelles Aufsetzen des Systems
- Hohe Zeiteinsparung bei der Bearbeitung von Rechnungen
- Rechnungen sind revisionssicher nach GoBD archiviert
- Einfache Anbindung an ein ERP oder an weitere Systeme
- DATEV-Schnittstelle im Paket inkludiert
- Schnelles Suchen und Finden von Rechnungen
Das Highlight ist die Flexibilität. Endlich können Sie selbst entscheiden, was Pflicht ist und was nicht. Wer darf welches Feld sehen, beschreiben und welcher Schritt hat welche Pflichten. Die nächste Optimierung ist somit stets nur noch wenige Mausklicks entfernt.
Kleiner Aufwand, großer Effekt
Das Modul Rechnungsworkflow mit Schnittstelle zu DATEV ist für alle Unternehmen interessant, die ihre Rechnungen künftig digital verarbeiten möchten. Die Implementierung ist sowohl für Bestands- als auch für Neukunden schnell und unkompliziert machbar. Für die empfohlene Hardware-Umgebung finden Sie alle wichtigen Informationen hier.
Mit hsc solutions haben Sie einen erfahrenen Partner zur Seite, der Ihnen hilft, Prozesse produktiver und ökonomischer zu gestalten. Sprechen Sie mit Volker Trotte, er berät Sie gerne.
