Wie führst du ein DMS ein, ohne dass es liegen bleibt?
Eine DMS-Einführung gelingt, wenn du vor der Technik drei Dinge klärst: welche Dokumente zuerst ins System kommen, wer das Projekt im eigenen Haus trägt und welcher Prozess den größten Aufwand verursacht. Danach wird in kleinen Schritten umgesetzt und früh produktiv gearbeitet, statt monatelang zu konfigurieren.
Die Einführung geht nicht über Nacht und nicht nebenher. Bei einer SAP-Einführung stellen Unternehmen selbstverständlich ein Team zusammen. Je nach Automatisierungsgrad steht eine DMS-Einführung dem in nichts nach.
Das Wichtigste in Kürze
- Vom Einfachen zum Komplexen. Erst die Grundlage, dann die Prozesse darauf.
- Früh produktiv gehen. Anwender gewinnen Routine, und ihre Erfahrung fließt in die nächsten Schritte ein.
- Key-User sind die tragende Rolle im Projekt. Diese Aufgabe lässt sich nicht auslagern.
- Schlüsselfunktionen doppelt besetzen, damit das Wissen im Haus bleibt.
- Die KI kommt nach der Struktur, nicht vor ihr. Ohne geordnete Datenbasis arbeitet sie ohne Kontext.
1. Womit fängt die Einführung an?
Am Anfang steht ein gemeinsamer Workshop, und der wird vorbereitet. Du bekommst dafür einen geführten Online-Vorbereitungskurs, der dein Projektteam durch alle wichtigen Fragen führt. Die Ergebnisse gehen vorab an die Projektleitung von agorum®, damit der Workshop mit deinen Abläufen startet und nicht mit einer Produktvorstellung.
Je besser die Vorbereitung, desto kürzer der Workshop. Die drei Punkte, die du vorher zusammenträgst, stehen in den nächsten Abschnitten.
Wer trägt das Projekt in deinem Haus?
Plane genug personelle und zeitliche Ressourcen ein. Dieser Punkt wird am häufigsten unterschätzt. Besetze Schlüsselfunktionen wie Administration und Projektleitung doppelt, damit im Vertretungsfall das Wissen im Haus bleibt.
Das Team der Key-User trägt das Projekt und ist das Gegenüber zum Team von agorum®. Key-User kennen die internen Prozesse, deshalb lässt sich diese Aufgabe nicht auslagern und nicht von Aushilfen erledigen. Sie führen die Testläufe durch, dokumentieren sie und geben das Ergebnis gebündelt zurück.
Mit dem Projektstart empfehlen wir die Schulung, die speziell für Projektleitung und Key-User entwickelt wurde.
Welche Dokumente kommen zuerst ins System?
Ermittle deinen Datenbestand nach Dokumentarten, Mengen und Volumen. Das ist die Grundlage für jede Aussage über Aufwand und Reihenfolge. Datenbestände unterscheiden sich stark: eine Patentanwaltskanzlei verwaltet andere Unterlagen als ein Hersteller von Segelflugzeugen.
Halte zusätzlich fest, wie lange welche Unterlagen aufbewahrt werden müssen. Diese Fristen bestimmen mit, welche Dokumentart zuerst ins System gehört.
2. Was steht heute in deiner IT-Landschaft?
Nimm vor dem Workshop auf, welche Software im Einsatz ist, welche Hardware zur Verfügung steht und ob eine produktivnahe Testumgebung existiert. IT-Landschaften sind historisch gewachsen; ohne diese Bestandsaufnahme wird jede Aufwandsschätzung geraten.
- Software. Liste die Anwendungen auf, die Dokumente erzeugen oder brauchen. Typisch sind ERP, DATEV, SAP, Sage, Diamant und branchenspezifische Fachverfahren wie PatOrg oder XOil.
- Hardware. Plattensystem, Prozessor, Arbeitsspeicher und Datenbank bestimmen, was das System leisten kann. Die Anforderungen dazu stellen wir als Dokument bereit.
- Produktivnahe Testumgebung. Sie gibt dir die Sicherheit, Testläufe und Updates zu prüfen, ohne den laufenden Betrieb zu berühren.
Halte außerdem fest, wo die Daten liegen sollen. Der Betriebsort ist eine Architekturentscheidung und schränkt die Möglichkeiten stärker ein als jede Funktion. Was daran hängt, steht in den acht Kriterien für einen guten DMS-Anbieter.
Welche Prozesse beschreibst du vorher?
Skizziere die Prozesse, die du digitalisieren willst, Schritt für Schritt. Bei der Rechnungsverarbeitung gehören dazu alle Stationen, die eine Rechnung im Haus durchläuft, mit den Freigabegrenzen und der Frage, wann der Fachbereich einbezogen wird. Dasselbe gilt für E-Akte, Personalakte oder Projektarbeit.
Je genauer diese Beschreibung, desto weniger Schleifen entstehen später in der Umsetzung. Der Online-Vorbereitungskurs führt dich auch durch dieses Thema. Die Fragen, die du dafür im eigenen Haus beantwortest, stehen gebündelt in der Checkliste für die DMS-Auswahl.
3. Wie priorisierst du das Gesamtprojekt?
Setze Meilensteine und entscheide, welcher Prozess zuerst produktiv geht. Nimm den, der heute am meisten Zeit kostet und klar abgegrenzt ist. agorum® verfolgt das Ziel, in kleinen Schritten schnell produktiv zu sein, weil Anwender dann Routine gewinnen und ihre Erfahrung in die nächsten Schritte einfließt.
Bei den Funktionen gilt der Weg vom Einfachen zum Komplexen. In der Softwareentwicklung gibt es kaum Grenzen, und genau das verleitet dazu, kleinteilig zu werden. Halte den Fokus auf den Kernfunktionen, mit denen dein Team täglich arbeitet.
Was in Phase eins ausdrücklich nicht passiert, gehört mit in die Planung. Diese Abgrenzung schützt den Termin.
4. Wie läuft die Umsetzung in kleinen Schritten?
Agile Umsetzung heißt, dass Entwicklung und Test sich abwechseln. Es werden kleine Sequenzen gebaut, die deine Key-User im Haus testen. Dabei zeigt sich schnell, ob die Workflowschritte den echten Abläufen entsprechen oder ob etwas zu ändern ist.
Alles Beobachtete wird dokumentiert und geht an das Entwicklerteam zurück. Wichtig ist das Verständnis, dass es dabei nicht um Fehlersuche geht, sondern um das bestmögliche Ergebnis. Der Ablauf wiederholt sich, bis die Sequenz in Funktionen und Prozessen zum Unternehmen passt und abgenommen ist.
Am Ende ist die Konfiguration ein Gemeinschaftsprodukt von Kunde und Hersteller. Weil Anpassungen außerhalb des Produktkerns liegen, bleibt agorum core pro dabei vollständig updatefähig.
5. Wie kommt die Software ins Team?
Führe die Software behutsam ein und lass die Key-User das Roll-out leiten oder begleiten. Sie kennen die Prozesse und sind die Multiplikatoren im Haus.
Plane ein Schulungskonzept, das alle Mitarbeitenden methodisch einarbeitet, und unterscheide dabei zwischen Anwendern aus den Fachbereichen, Administratoren und Key-Usern. Wer über das gewohnte Laufwerk weiterarbeitet, braucht wenig Schulung; wer neue Workflows bedient, braucht mehr.
Rechne nach dem Start eine Phase ein, in der Rückfragen kommen. Die Einführung endet erst, wenn dein Team ohne Rückfragen arbeitet.
6. Wann kommt die KI dazu?
Die KI kommt nach der Struktur, nicht vor ihr. Sobald Dokumente geordnet, versioniert und mit Metadaten abgelegt sind, kann ALBERT | AI darauf arbeiten: Vorgänge zusammenfassen, Fragen beantworten und Routinen übernehmen, jeweils im Rechtekontext des jeweiligen Users und lückenlos protokolliert.
Genau deshalb steht dieser Schritt am Ende und nicht am Anfang. Eine KI auf einem unsortierten Ablagebestand liefert Antworten ohne Zusammenhang. Der geordnete Bestand ist die Voraussetzung, nicht das Beiwerk.
Im eigenen Betrieb von agorum® laufen über 400.000 KI-Läufe auf dieser Grundlage. Welche Fragen du einem Anbieter zu seinen KI-Funktionen stellst, steht in den acht Kriterien für einen guten DMS-Anbieter.
Fazit
Die Einführung steht und fällt mit der Vorbereitung, nicht mit der Software. Wer Dokumentarten, IT-Landschaft und Prozesse vorher aufschreibt, verkürzt das Projekt messbar. Wer die Key-User benennt und doppelt besetzt, hält es auch bei Urlaub und Krankheit am Laufen.
agorum® begleitet diesen Weg seit 1998 und hat über 2.500 Projekte umgesetzt. agorum core pro liefert das Fundament, ALBERT | AI die KI im Rechtekontext und NORA | 360° die Vernetzung der Informationen.
Wenn du deinen ersten Prozess durchsprechen willst, nimm das ALBERT | AI Strategiegespräch. Dort klären wir, welcher Prozess bei dir zuerst trägt und was das für die Reihenfolge bedeutet.
Häufige Fragen zur DMS-Einführung
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Wie lange dauert die Einführung eines DMS?
Das hängt vom Umfang der ersten Phase ab. Ein abgegrenzter Prozess wie der Rechnungseingang geht deutlich schneller produktiv als eine Einführung über alle Abteilungen. Verlässlich wird die Aussage erst nach der Ist-Analyse, weil Datenmenge, Schnittstellen und Freigabewege den Aufwand bestimmen.
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Wer gehört in ein DMS-Projektteam?
Eine entscheidungsbefugte Person, die IT für Betrieb und Schnittstellen und die Key-User aus den Fachbereichen, die täglich mit den Dokumenten arbeiten. Schlüsselfunktionen wie Administration und Projektleitung sollten doppelt besetzt sein, damit das Wissen bei Urlaub oder Krankheit im Haus bleibt.
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Was machen Key-User genau?
Sie beschreiben die Prozesse, führen die Testläufe durch, dokumentieren die Ergebnisse und geben sie gebündelt an das Projektteam zurück. Weil dafür genaue Kenntnis der internen Abläufe nötig ist, lässt sich diese Rolle nicht auslagern.
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Muss der Altbestand gleich mitkommen?
Nur wenn er ohne Nacharbeit übernommen werden kann. Ein Bestand mit fehlenden oder falschen Metadaten erzeugt Aufwand, der mit dem Ziel der ersten Phase nichts zu tun hat. Häufig ist es günstiger, neu entstehende Dokumente sauber abzulegen und den Altbestand später zu übernehmen.
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Wann lohnt sich der Einsatz von KI im DMS?
Sobald die Dokumente geordnet, versioniert und mit Metadaten abgelegt sind. Auf einem unsortierten Bestand arbeitet eine KI ohne Zusammenhang. Die Struktur ist die Voraussetzung, und sie entsteht in den Schritten davor.
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Braucht jede Einführung einen Workshop?
Ein Workshop lohnt sich, sobald individuelle Konfigurationen im Spiel sind. Er klärt Abläufe, Rollen und Reihenfolge, bevor konfiguriert wird. Bei einem klar umrissenen Standardprozess kann die Vorbereitung kürzer ausfallen, entfällt aber nicht.
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Quellen
- Eigenes Einführungsvorgehen von agorum®, Workshop, agile Umsetzung und Roll-out
- Über 2.500 umgesetzte Projekte seit 1998
- Über 400.000 KI-Läufe im eigenen Betrieb
Zuletzt aktualisiert am 16.09.2026 durch die agorum® Redaktion.
