Alles, was du über ein DMS wissen musst!

Angebote, Aufträge, Rechnungen und viele andere Unterlagen – in Unter­nehmen jeder Branche sammeln sich oft Unmengen an Dokumenten. Den Überblick zu behalten und Ordnung in die Papier­flut zu bringen, kostet Zeit und Nerven. Ein effizientes Doku­menten­manage­ment­system (DMS) minimiert diesen Aufwand und optimiert deine internen Prozesse.

Die digitale Transformation durch ein DMS kann für Unternehmen, aber auch für Privatpersonen, viele Vorteile mit sich bringen. Das Hauptziel ist es, den Arbeits­aufwand zu verringern und dadurch wertvolle Arbeitszeit einzusparen. In Kombination mit einem digitalen Posteingang und einer automatisierten Rechnungs­legung lassen sich Arbeitsprozesse weiter verschlanken.

Die einheitliche Archivierung und Ablage aller Dokumente an einem zentralen Ort erleichtert es dir nicht nur, diese am richtigen Ort abzuspeichern. Gleichzeitig wird auch die Suche nach Dokumenten vereinfacht. Du kannst nicht nur nach dem Namen eines Dokuments suchen, sondern auch nach Metadaten oder über eine Volltextsuche. Zudem arbeiten alle Mitarbeiter immer mit der aktuellsten Version eines Dokuments, da dieses zentral verwaltet wird. Dank der automatischen Versionierung kannst du vorangegangene Änderungen jederzeit einsehen.

Ein weiterer Vorteil einer zentralen Dokumentenmanagement­software ist der rechtssichere und Compliance-konforme Umgang mit Dokumenten aller Art. Eine revisionssichere Archivierung der Dokumente in deinem Unternehmen ist spätestens seit der Einführung der DSGVO ein wichtiger Punkt. Vor allem sensible und personenbezogene Daten kannst du durch die integrierte Berechtigungsvergabe innerhalb eines Dokumentenmanagementsystems rechtskonform verarbeiten.

Auch moderne Arbeitsmodelle wie Homeoffice oder ortsunabhängiges Arbeiten lassen sich mit einer effizienten Dokumentenmanagementsoftware problemlos umsetzen. Auf die zentral abgelegten Dokumente kannst du von nahezu jedem Ort problemlos zugreifen. Dadurch kannst du die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen und die Produktivität steigern. Eine digitale und zentralisierte Dokumentenverwaltung ermöglicht es deinem Team, flexibel und effizient zu arbeiten – egal, ob im Büro, von zu Hause oder unterwegs. Die Möglichkeit, jederzeit und von überall auf wichtige Dokumente zugreifen zu können, fördert nicht nur die Zusammenarbeit im Team, sondern auch eine schnelle Reaktion auf Kundenanfragen und geschäftliche Anforderungen. So trägt eine durchdachte DMS-Implementierung maßgeblich zur Steigerung der Wettbewerbs­fähigkeit deines Unternehmens bei.

Neuerung mit KI-gestütztem agorum core: agorum führt bahnbrechende KI-Funktionen ein, die die Art und Weise, wie Unternehmen ihr Dokumentenmanagement betreiben, revolutionieren. In der ersten Veröffentlichung kannst du folgende KI-Funktionen nutzen:

• Interaktive Chat-KI: Dokumente hochladen und per Chat präzise Antworten erhalten
• JavaScript-API für Entwickler: KI nahtlos in bestehende Prozesse und Anwendungen integrieren
• Automatisierte Workflows mit KI: Effizienz steigern durch intelligente Prozessautomatisierung

Die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems erfordert eine gute Planung. Doch mit der Checkliste von agorum erhältst du einen professionellen 5-Schritte-Plan, mit dem du ein DMS in deinem Unternehmen auf einfache Weise etablieren kannst.

1. Status Quo analysieren:
   Welche Abteilungen profitieren? Wo gibt es Optimierungsbedarf?
2. Zeitrahmen festlegen:
   Wann möchtest du starten? Je früher, desto besser!
3. Integrationspunkte bestimmen:
   Wo hilft Dir das DMS am meisten? (Rechnungen, Posteingang, Vertragsmanagement, Onboarding usw.)
4. Passenden Anbieter wählen:
   Mit agorum core bekommst Du mehr als nur ein DMS – es ist Dein zentraler Informationsknotenpunkt für alles.
5. Kosten berechnen:
   • agorum core open: Kostenlos
   • agorum core pro: Auf Anfrage

Tipp: Mit unserem Schnittstellenkostenrechner siehst du genau, wie viel du sparst.

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Das Dokumentenmanagementsystem agorum core umfasst eine Vielzahl von Funktionen, die Deine Unternehmensprozesse grundlegend vereinfachen und erleichtern.

• Mit der automatischen Dokumentenerfassung lassen sich gescannte oder elektronische Dokumente oder E-Mails so trainieren, dass diese im Anschluss vollautomatisch erfasst werden. Wie viel und welche Art der Dokumente du erfassen willst, spielt dabei keine Rolle – von Rechnungen über Lieferscheine bis hin zu Bestellungen ist alles möglich.
• Bilde mit dem Dokumentenmanagementsystem agorum core deine gesamten Geschäftsprozesse digital ab. Welche Vorteile das für dich hat? Du erhältst maximale Transparenz, sorgst für eine umfassende Nachvollziehbarkeit und stellst eine erhöhte Schnelligkeit in deinen Prozessen sicher – und das ganz unabhängig von Arbeitsplätzen.
• Statt zwischen unterschiedlichen Systemen hin und her zu springen, bündelt das Dokumentenmanagementsystem alle Daten und Dokumente in einem zentralen System. Mit einer zentralen Suche lassen sich binnen Sekunden alle relevanten Informationen finden, Dokumente bearbeiten, verwalten, erstellen und vieles mehr – und das in nur einer einzigen Anwendung.
• Jedes Unternehmen hat seine eigenen Abläufe und Ansprüche an die Digitalisierung. Das Dokumentenmanagementsystem agorum core wird dieser Tatsache mit der hochgradigen Konfigurierbarkeit gerecht und lässt sich damit effektiv an die Anforderungen der Nutzer anpassen. Einerseits entstehen damit sinnvolle Workflows, andererseits steigen Akzeptanz und Zufriedenheit der Mitarbeiter.
• Um die Revisionssicherheit nicht nur anzubieten, sondern auch zu garantieren, wird das Dokumentenmanagementsystem agorum core regelmäßig von einem Wirtschaftsprüfer nach den IDW-Prüfungsstandards IDW PS 880 geprüft. Die Bescheinigung gewährleistet, dass bei sachgerechter Anwendung die Archivierung nach GoBD erfüllt wird.

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Die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems in Unternehmen kann mitunter aufwendig sein. Dafür ist die spätere Arbeitserleichterung umso größer. Um alle wesentlichen Punkte im Zuge der DMS-Integration zu beachten, empfiehlt es sich, einen Digitalisierungsbeauftragten zu bestimmen. Dieser kümmert sich um alle Belange rund um die Einführung des digitalen Dokumentenmanagements.

Tipps aus zahlreichen Projekten:

• Digitalisierungsbeauftragten bestimmen – Wer übernimmt die Verantwortung für die Einführung?
• Mitarbeiter frühzeitig informieren – Veränderungen transparent kommunizieren
• Schulungen einplanen – ein gutes DMS ist nur so gut, wie die Menschen, die es nutzen
• Papierdokumente digitalisieren – falls noch viele analoge Unterlagen vorhanden sind

Es gibt einige wesentliche Unterschiede, die das Dokumentenmanagementsystem agorum core im Vergleich zu anderen DMS auf dem Markt mitbringt.

• agorum core ist eine Open-Source-Software.
• Das Dokumentenmanagementsystem lässt sich flexibel und tiefgreifend konfigurieren.
• Das DMS-System bietet eine zentrale Unternehmenslösung.

Mit dem Doku­menten­manage­ment­system agorum core bleibst du als Unternehmen dank Open Source unabhängig und behältst jederzeit die volle Kontrolle über deine gesamten Daten. Durch die hochgradige Konfigurierbarkeit, die das Doku­menten­manage­ment­system agorum core mitbringt, können deine individuellen Ansprüche, Vorstellungen und Wünsche effektiv umgesetzt und Funktionen maßgeschneidert entwickelt werden. Dabei bleibst du gleichzeitig updatefähig. Statt einer Vielzahl von unterschiedlichen Systemen bietet das Doku­menten­manage­ment­system agorum core eine All-in-One-Lösung für dein Unternehmen, in dem du sämtliche Geschäfts­prozesse digital abbilden kannst. Anwender greifen auf eine einheitlich organisierte Quelle zurück, und es müssen weniger Schnittstellen oder andere Software gepflegt oder gewartet werden. Mit der Zentralisierung anhand des Doku­menten­manage­ment­systems sparst du dir Aufwand, Zeiteinsatz, Ressourcen und Kosten.

Da es heute in jeder Branche und in jedem Unternehmen wichtig ist, mit der täglichen Masse an Informationen und Daten richtig umzugehen, Unterlagen und Dokumente jederzeit abrufbar zu machen und Geschäftsprozesse sicherzustellen, ist das Dokumentenmanagementsystem für jeden Bereich eine effektive Lösung. Gleichzeitig erfüllt das DMS alle Anforderungen an Datenschutz und Revisionssicherheit, sodass Betriebe ihren Pflichten ohne Aufwand nachkommen können.

Von Personalakten über den automatischen, digitalen Rechnungseingang bis hin zur revisionssicheren Archivierung, digitalen Unterschriftenmappen, elektronischen Aktenführung und Volltextsuche – das Dokumentenmanagementsystem bietet dir unterschiedliche Funktionen in einer einzigen Softwarelösung, die du ganz an deinem Bedarf orientiert integrieren kannst. So wächst agorum core einfach mit deinem Unternehmen zusammen – in deinem eigenen Tempo.

Mit agorum core erhältst du nicht nur ein effizientes Dokumentenmanagementsystem für dein Unternehmen. Vielmehr bietet dir agorum core ein ganzheitliches ECMS: Enterprise-Content-Management-System. Solche ECM-Systeme gehen noch einen Schritt weiter als bloße DMS. Neben Dokumenten lassen sich mit einem ECM-System wie agorum core auch sämtliche andere Unternehmensinformationen speichern und verarbeiten.

Die DMS-Software ist dabei eine von vielen weiteren Bausteinen des gesamten Systems, welche nahtlos ineinandergreifen. Neben dem Dokumentenmanagement beinhaltet agorum core als ganzheitliche All-in-One-Lösung unter anderem auch ein Mailarchiv, einen automatisierten Posteingang sowie eine automatisierte Rechnungslegung und die Möglichkeit zur Erstellung automatisierter Workflows. Damit lassen sich nicht nur Dokumente, sondern alle Daten und Prozesse eines Unternehmens sicher, ortsunabhängig und kollaborativ bearbeiten.

Dabei setzt agorum core auf eine Open-Source-basierte Software. Diese bietet eine höchstmögliche Datensicherheit und macht dein Unternehmen gleichzeitig unabhängig von Herstellern, Sicherheitslücken, Backdoors und Folgekosten.

Um das Dokumentenmanagementsystem agorum core bei dir zu integrieren und zu etablieren, arbeiten wir gemeinsam innerhalb vieler kleiner Sprints an deinem Projekt, die nacheinander umgesetzt zum Ziel führen und so das beste Endergebnis sicherstellen. Nach jeder Umsetzung beurteilst du, ob die jeweilige Funktion für dich passt, sodass wir bei Bedarf flexibel darauf reagieren können. So entsteht nach und nach dein perfektes Dokumentenmanagementsystem.