Den klassischen sieben Verschwendungsarten im Lean Management im Büro wurde im Laufe der Zeit eine achte hinzugefügt: Die Fähigkeiten von Mitarbeitern werden nicht voll genutzt. Oft können viele Fähigkeiten von Mitarbeitern nicht genutzt werden, weil der Büroalltag es nicht zulässt. Routineaufgaben nehmen viel Zeit in Anspruch und lassen nur wenig Raum für Kreativität.

Die siebte Verschwendungsart im Lean Management im Büro beschäftigt sich mit der Überbearbeitung. Also alle möglichen Prozessschritte, die eigentlich gar nicht notwendig wären und durch falsches Equipment, schlechte Prozessgestaltung oder mangelhafte Kommunikation entstehen.

Klassisch ist die sechste Verschwendungsart im Lean Management im Büro mit Ausschuss und Nacharbeit überschrieben. Im Prinzip geht es darum, vermeidbare Fehler erst gar nicht zu machen. Diese vermeidbaren Fehler geschehen oft dort, wo Menschen stupide, ungeliebte Tätigkeiten ausüben müssen, die dennoch eine gewisse Aufmerksamkeit erfordern. Zum Beispiel, die Eingabe von vielen Daten per Hand oder die saubere Ablage vieler Dokumente. Die Lösung: fehleranfällige Geschäftsprozesse automatisieren.

Ein Dokumentenmanagementment-System vergisst nichts, verliert nichts und stellt seine Inhalte schnell und zuverlässig wieder zur Verfügung. Dank der Volltextsuche und ihren Schwestern Metadatensuche und Favoritensuche finden die Mitarbeiter die gewünschten Informationen sofort, können souverän auf Anfragen reagieren und die richtigen Informationen weitergeben. Das schafft Vertrauen und damit Wettbewerbsvorteile.

Bewegung ist zwar gesund, aber unnötige Bewegung während der Arbeit frustriert und raubt wertvolle Arbeitszeit. Damit Ihnen das nicht passiert, geht es im vierten Teil unserer Serie “Lean Management im Büro” um kurze Wege zu allen Informationen, die Sie und Ihre Mitarbeiter für Ihre Arbeit brauchen.

In unserer Serie “Lean Management im Büro” geht es heute um einen alten Bekannten, den klassischen braunen Hauspostumschlag. Noch ist er bei Behörden, Institutionen und auch vielen Unternehmen im Einsatz, aber seine Tage sind gezählt, zumal er für eine Informationsübermittlung steht, die in Zeiten von E-Mail und elektronischen Dokumenten zu Recht als antiquiert gilt. Immer mehr Unternehmen wünschen sich eine zeitgemäße Alternative zum kostenintensiven innerbetrieblichen Transport von Papierdokumenten. Also tschüss, brauner Hauspostumschlag, willkommen Dokumentenmanagement.