Elektronische Aktenführung mit einem Dokumenten­managementsystem

1. Zeit- und ortsunabhängig arbeiten

Papierakten, die physisch im Büro stehen, haben ihre Nachteile beim Arbeiten aus dem Homeoffice offengelegt. Arbeiten konnten nur diejenigen, die digitalen Zugriff auf Akten hatten. Früher sprach man noch von einem Wettbewerbsvorteil für Unternehmen, die bereits E-Akten im Einsatz hatten - aber heute ist es kaum mehr möglich, am Markt dauerhaft ohne digitale Akten zu bestehen.

Mit dem Dokumentenmanagementsystem (DMS) agorum core können Anwender ganz flexibel auf E-Akten zugreifen. Von unterwegs oder aus dem Homeoffice haben sie immer flexiblen Zugriff darauf. Es können Bilder hochgeladen und direkt in der elektronischen Akte gespeichert werden. Diese Funktion wird besonders von Unternehmen geschätzt, in denen Mitarbeiter beim Kunden vor Ort sind.

Ein weiterer zentraler Vorteil für eine elektronische Aktenführung ist die enorme Zeitersparnis: Anwender können über eine Suchfunktion ganz schnell nach Akteninhalten suchen und finden zum Beispiel das Abnahmeprotokoll vom September 2020 ganz schnell. Um ein Gefühl zu bekommen, wie viel Zeit in Unternehmen für Suchen und Finden von Informationen verschwendet wird, benutzen Sie unseren Arbeitszeitrechner.

Neben den Kosteneinsparungen für das schnelle Auffinden von Informationen reduzieren sich auch Miete und Unterhalt von Archiven. Beispielsweise hat ein agorum-Kunde auf einen Neubau für die Erweiterung seines Archivs verzichtet und stattdessen seine gesamten Kundenakten über das DMS agorum core abgebildet.

Egal in welchen Bereichen: die elektronische Aktenführung setzt sich immer weiter durch. In Unternehmen, der öffentlichen Verwaltung oder im Medizin- und Pflegebereich – überall werden Daten mithilfe eines Dokumentenmanagementsystems digitalisiert, um sie schnell, mobil und zuverlässig im Zugriff zu haben. Ganz typische Beispiele für elektronische Akten sind:

• Personalakte
• Kundenakte
• Lieferantenakte
• Projektakte
• Patientenakte
• E-Akte in der Verwaltung

Metadaten als Ankerpunkte

Damit das DMS alle Informationen einer E-Akte zuordnen kann, benötigt es "Ankerpunkte", sogenannte Metadaten. Beispiele dafür sind Name der Firma, Ansprechpartner, Projektnummer, Patientennummer, Kundennummer, Datum, Dokumententyp (Bericht, Rechnung, Lieferschein, Protokoll) usw. Die Metadaten, die erhoben werden, sind immer branchenspezifisch - bei einer Patientenakte werden andere Metadaten erfasst als bei einer E-Akte für Patentkanzleien.

In vielen IT-Umgebungen werden Stammdaten in einem Drittsystem verwaltet. Das DMS agorum core ist sehr schnittstellenfreundlich und kann problemlos an andere Applikationen angebunden werden. In unserer Entwicklungsabteilung werden täglich Schnittstellen zu Euregon, X-Oil, PatOrg, SAP, Sage, Diamant, DATEV und viele weitere Hersteller programmiert.

Unternehmen, die Ihre Aktenverwaltung von analog auf digital umstellen möchten, sind herzlich zu einer Online-Demo eingeladen. Unsere Experten zeigen Ihnen, welche Möglichkeiten Sie mit unserem DMS agorum core haben. Sie profitieren von über 20 Jahren Erfahrung und einer Open-Source-Technologie, die Sie digital unabhängig macht, selbst von uns als Hersteller. Wir freuen uns über Ihre Anfrage.