QR-Rechnungen digitalisieren für KMUs: mit dem DMS agorum core und Sage 50 Extra

Das klingt nach Vollautomatisierung?

HS: Ja, der Workflow ist für Anwender sehr komfortabel und einfach bedienbar. Es geht sogar so weit, dass das System bei Rechnungen, wo es Beanstandungen gibt, dem zuständigen Sachbearbeiter eine Meldung zur Abklärung sendet.

Wie ist die Anbindung vom DMS zum Finanzbuchhaltungssystem?

HS: Viele unserer KMUs haben als führendes System Sage 50 Extra im Einsatz. Die agorum core Oberfläche bietet über eine Schnittstelle den direkten Zugriff auf Kreditorenpersonenkonten, Gegenkonten, Sammelkonten, Kostenstellen, Steuerschlüssel und zur Bankverbindung, aus der Kreditorenbuchhaltung. In den Oberflächen der Kreditorenbuchhaltungen sind die digitalen Belege direkt als PDF/A ersichtlich.

Wie sieht das in der Praxis aus?

HS: Ich möchte es an einem Beispiel erklären. Ein gemeinsamer Kunde von uns und Sage ist das Unternehmen Ed. Schüpbach AG, Industriebedarf. Sie bedienen unter anderem Uhrenhersteller und bekommen oft umfangreiche Rechnungen. Zusammen mit den Entwicklern von Sage haben wir eine Schnittstelle für den Datenaustausch zu unserem DMS gemacht. Unser Modul docform kann automatisiert die Rechnungsangaben auslesen und im System verbuchen. D. h. die Mitarbeiter im Posteingang müssen die Rechnung nur scannen und alle Daten sind korrekt im System. Rechnungen, die per E-Mail eingehen, werden direkt dem Texterkennungsprozess zugeführt.

Der Datenaustausch erfolgt über Metadaten, richtig?

HS: Ja, wir lesen mit docform alle notwendigen Metadaten aus und übergeben diese an die vorgegebene Schnittstelle. Der Rechnungstotalbetrag kann dabei in mehrere Positionen mit verschiedenen Gegenkonten aufgeteilt werden. Das DMS erkennt den Typus der Rechnung. Kommt eine Rechnung mit einer komplexen Kontierung vom gleichen Typ erneut rein, schlägt das DMS die Kontierung vor und der Sachbearbeiter muss nur noch bestätigen.

Das heißt der Rechnungsworkflow ist ein Rund-um-Sorglos-Paket?

HS: Ja, ich denke, der kann sich sehen lassen. Nach der Freigabe wird für jede Rechnung ein Offener Posten (OP) mit den dazugehörigen Buchungen automatisch in der Kreditorenbuchhaltungen generiert.

Die zur Zahlung freigegebene Rechnung enthält einen Kontierungsstempel, woraus ersichtlich wird, wer und wann die Rechnung freigegeben und gebucht hat.

Der zuständige Kreditoren Sachbearbeiter sieht nach der Freigabe der Rechnung den Offenen Posten mit den dazugehörigen Buchungen in seiner Kreditorenbuchhaltung und kann diese nun zur Zahlung anweisen.

Erfüllt der gesamte Prozess die gesetzeskonformen Vorschriften?

HS: Ja, das tut er. Aber an der Stelle will ich noch hinzufügen, dass die Unternehmen auch eine Verfahrensdokumentation über den Prozess machen müssen. Ich kann aus der Praxis sagen, dass das Thema gerne auf die lange Bank geschoben wird, aber letztendlich kommt niemand drum rum. Lesen Sie hierzu die “Elektronische Archivierung” von Ernst & Young.

agorum core Preview: