Software zur Patentverwaltung: Papierlose Kanzlei mit agorum core (DMS) und PatOrg

Software zur Patentverwaltung

Einer der führenden Hersteller in der Verwaltung von gewerblichen Schutzrechten ist PatOrg. Dort werden die Patente verwaltet und wertvolle Funktionen unterstützen die Kanzleien über die gesamte Laufzeit von Schutzrechten. Dabei bekommt die IP Management Software Unterstützung vom DMS agorum core, das die Dokumente automatisiert steuert und revisionssicher archiviert. 

Der Anfang macht die Verwaltung des Posteingangs

Der Posteingang einer Kanzlei unterscheidet sich zunächst nicht von dem anderer Unternehmen. Jedoch sind Vorgänge im Rechtsbereich in der Regel mit Fristen verbunden, die von hoher Relevanz und Tragweite sind. 

Die digitale Zukunft ist ein zentraler Posteingang, der alle Eingänge bündelt. Das heißt, Korrespondenz die digital eingeht, kommt in diesem Postfach an. Physische Post wird gescannt, indexiert und ebenfalls diesem Account zugeordnet.

Die Posteingänge werden dann über Filtermasken spezifiziert. Zum Beispiel: 

• Absender
  • z. B. Mandant, Schreiben vom gegnerischen Anwalt, von einem Amt, usw.
• Aktenzeichen
  • Dem Schreiben wird einem Aktenzeichen zugeordnet
• Dokumentart
  • z. B. Prüfungsbescheid, Anmeldeunterlagen, Einspruchsschriftsatz, Erwiderung, usw. 
• Abteilung
  • z. B. Buchhaltung, Patent, Steuern, usw. 
• Bearbeiter zuordnen
  • Das Dokument wird dem zuständigen Bearbeiter zugewiesen
• Fristen
  • Enthält das Schreiben Fristen, werden diese mit den bereits im System vorhandenen verglichen und aktualisiert
• DMS Synchronisation mit PatOrg
  • Zwischen dem DMS und PatOrg werden die Daten abgeglichen, sodass alle Informationen zu einem Patentvorgang in einer Akte hinterlegt sind

Änderungen im Fristenkalender müssen nach dem Vier-Augen-Prinzip durch eine zweite Person überprüft und auf einem physischen Kontrollausdruck abgezeichnet werden.

Die beschriebenen Filterabfragen sind beispielhaft und unterscheiden sich von Kanzlei zu Kanzlei. Abhängig von den vorhandenen Prozessen wird die Konfiguration der DMS Software sowohl im Workflow als auch im Wording angepasst. Lesen Sie hierzu auch unseren ausführlichen Beitrag zum elektronischen Posteingang mit Indra Cloet.

Das DMS übernimmt die digitale, revisionssichere Archivierung

Eines der Hauptmotive warum in Kanzleien für die Patentverwaltung ein DMS eingesetzt wird, ist die revisionssichere Archivierung nach GoBD. Die Software hilft dabei, Dokumente auffindbar, nachvollziehbar, unveränderbar und verfälschungssicher zu archivieren:

1. Im Falle von gewerblichen Schutzrechten ist das eine Langzeitarchivierung, die den gesetzlichen Vorgaben Rechnung tragen muss.
2. Mit einem DMS können auch nach 30 Jahren Dokumente, ohne Kompatibilitätsprobleme geöffnet werden. Selbst wenn die Software, in der das Dokument erstellt wurde, veraltet ist. 
3. Dokumente, die mehreren Aktenzeichen zugeordnet werden müssen, werden dort als Link abgelegt. Das verhindert das Ansammeln großer Datenmengen und spart Speicherplatz.
4. Darüber hinaus bietet es den Anwendern mittels Volltextsuche schnelle Ergebnisse bei der Aktenrecherche. Denn digital archivierte Dokumente werden über wenige Mausklicks gefunden. 

Die Zukunft sind automatisierte Prozesse

Bei der Automatisierung der Geschäftsprozesse sind kaum Grenzen gesetzt. Das fängt beim digitalen Posteingang an, geht über die e-Akte bis zum Postausgang. All diese Prozesse können kontextbezogen digitalisiert werden. Im Ergebnis bedeutet dies, dass jegliche Korrespondenz automatisch dem richtigen Aktenzeichen zugeordnet ist. Um an Informationen zu einer Akte zu gelangen, muss nicht mehr der Weg ins Archiv gegangen werden. Die gibt es jetzt mit einem Mausklick direkt auf den Bildschirm.

Ein eingespieltes Doppel: DMS agorum core und PatOrg 

Die beiden Lösungen in Kombination sind in vielen Kanzleien im Einsatz. Sehr geschätzt wird zum Beispiel die Funktion, dass Dokumente, die in agorum core sind, direkt in PatOrg geöffnet werden können. Das macht die Wege zwischen den Systemen effizient und schnell. 

Das DMS agorum core basiert zudem auf Open Source Technologie, was konkret bedeutet, dass die Hoheit über die Daten ausschließlich beim Kunden liegt. Im Unterschied zu proprietärer Software stehen die Unternehmen also in keiner Abhängigkeit zum Hersteller. 

Sie haben Fragen?

Die beantworten unsere DMS Spezialisten für Kanzleien sehr gerne. Sie haben auch die Möglichkeit, agorum core im Rahmen einer Online-Demo kennenzulernen. Wir freuen uns von Ihnen zu hören. Hier.