Mit einem DMS mehr erreichen

Prozesse in Ihrem Unternehmen vereinfachen, Archivierung mit wenigen Klicks und einfacher Datenaustausch: Mit einem modernen DMS setzen Sie all das in einer zentralen Software um. 

Verkürzen Sie Ihre digitalen Wege

„Sparen Sie zehn Schritte am Tag für zwölftausend Mitarbeiter. Damit erhalten Sie 50 Meilen an überflüssiger Handarbeit und vergeudeter Energie, die eingespart werden können.“

Henry Ford

Vermutlich spielt die Anzahl der Schritte Ihrer Mitarbeiter pro Tag in Ihrem Unternehmen keine besondere Rolle mehr. Aber wieviel Arbeitszeit und Energie können Sie bei Ihren digitalen Prozessen einsparen? Wie lange brauchen Ihre Mitarbeiter für die Archivierung Ihrer Mails und Dokumente? Wie viele Klicks sind nötig, um Ihre Eingangsrechnungen an der richtigen Stelle abzulegen? Wie oft werden Sie durch die Suche nach wichtigen Informationen gebremst?

Nutzen Sie Ihre Zeit lieber, um Ihr ganzes Potential auszuschöpfen. Damit Sie sich dabei auf die wirklich wichtigen Dinge konzentrieren können, unterstützt Sie ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) bei Ihren täglichen Abläufen.

Was ist ein DMS?

Das Gabler Wirtschaftslexikon beschreibt als wesentliche Funktionen eines Dokumentenmanagementsystems die „Erstellung und Bearbeitung, intelligente Verteilung […] sowie Archivierung von und Suche nach Dokumenten.“ Damit sind die Standardfunktionen bereits gut umrissen.
Ein DMS ist eine Software, mit der Dokumente in Unternehmen elektronisch verwaltet werden. Alle Akten Ihres Unternehmens werden zentral gespeichert und sind schnell durchsuchbar. Außerdem sind alle Informationen jederzeit verfügbar und können ortsunabhängig abgerufen werden. Auch im Hinblick auf rechtliche Vorgaben erleichtert Ihnen ein DMS die Arbeit: Die gesetzliche Archivierung lässt sich mit wenigen Mausklicks erledigen, genauso wie die Versionierung Ihrer Dokumente. 

Ein Dokumentenmanagement verkürzt die Suche nach wichtigen Informationen und nimmt Ihnen lästige Arbeitsschritte ab. Das macht die Arbeit in Ihrem Unternehmen nicht nur einfacher, sondern auch effizienter. Sie vermeiden nicht nur Papierberge und Aktenstapel, sondern heben Ihre Arbeit auf ein neues Level. 

Mehr als „nur“ ein papierloses Büro

Ein zukunftsfähiges DMS bietet Ihnen mehr als „nur“ papierloses Arbeiten. Stattdessen bekommen Sie eine Menge nützlicher Tools und Funktionen, die Ihnen lästige Prozesse abnehmen und die täglichen Aufgaben erleichtern.

Einfache Suche mit Metadaten

Ihre Dokumente werden nicht nur gespeichert, sondern mit zusätzlichen Informationen aufgewertet. Durch den gezielten Einsatz von Metadaten finden Sie wichtige Dokumente schneller und unkomplizierter. Eine OCR-Engine scannt beim Eingang alle Dokumente und indiziert deren Inhalt. Das ermöglicht Ihnen eine Volltextsuche, bei der Sie auch bei unbekanntem Dateinamen die richtigen Informationen finden.

Ortsunabhängiger Zugriff

Dabei spielt Ihr Aufenthaltsort keine Rolle, alle Daten sind jederzeit von überall aus erreichbar. In Zeiten von Home Office und flexiblem Arbeitsplatz ein unverzichtbares Feature. 

Neben Rechtssicherheit und Automatisierungsmöglichkeiten machen Ihnen diese Vorteile die Arbeit leichter und effizienter.

Rechtssicherheit auf Knopfdruck

Nicht jeder sollte in Ihrem Unternehmen Zugriff auf alle Dokumente haben. Zum einen schützen Sie Ihre vertrauliche Informationen, zum anderen erlaubt die Rechtslage das nicht. Personenbezogene Daten über Ihre Mitarbeiter dürfen nur von bestimmten Personen im Unternehmen eingesehen werden. Um das in Ihrem DMS umzusetzen, bietet sich eine sinnvolle Berechtigungsstruktur an. Auf diese Weise können Sie bestimmen, welche Mitarbeiter Zugriff auf welche Ordner und Dokumente bekommen. 

Daten auf Knopfdruck DSGVO-konform speichern

Nach DSGVO müssen Sie innerhalb eines Monats in der Lage sein, über die Daten Auskunft zu geben, die Sie über eine bestimmte Person gespeichert haben. Das gilt auch für Dokumente in Ihrem Archiv. Ein Dokumentenmanagementsystem unterstützt Sie dabei und ermöglicht eine Markierung und einfache Löschung der nach DSGVO relevanten Daten. 

Revisionssichere Archivierung

Neben dem Datenschutz ist für Ihr Unternehmen auch die GoBD relevant. Betriebliche Belege müssen von Ihnen für einen gewissen Zeitraum archiviert werden – und das unveränderbar. Damit Sie die Aufbewahrungsfristen problemlos erfüllen, bietet Ihnen ein DMS ein integriertes Archiv an. Per Mausklick können Sie die entsprechenden Dokumente als revisionssicher markieren und machen es damit unmöglich, dass jemand die Daten ändert oder löscht.

Digital Workplace mit Kontextchats

Meistens arbeiten Sie nicht alleine. Damit Sie bei Ihren Projekten nicht den Überblick verlieren, unterstützt Sie ein modernes DMS mit einem umfangreichen Dashboard. Welcher Kollege hat wann was erledigt? Wann wurde das Dokument zuletzt bearbeitet? Darüber bekommen Sie auf Knopfdruck Auskunft.  

Versionierung aller Dokumente

Verwirrung vermeiden Sie mit einer Versionierung Ihrer Dokumente. Neben der aktuellen Fassung eines Dokuments speichert das DMS auch die Historie. So geht nichts Wichtiges verloren und Sie können alte Versionen jederzeit wiederherstellen. 

Kommunikation im richtigen Kontext

Social Collaboration muss für Sie keine Schwierigkeit sein: Fortschrittliche DMS Software bietet integrierte Chat-Plattformen. Kommunizieren Sie direkt am entsprechenden Dokument, damit alle Beteiligten immer im richtigen Kontext sind. Dabei ist es egal, ob Sie eine Kundenmail, Exceltabelle oder Auftragsbestätigung besprechen möchten, die Nachrichten „kleben“ immer an der richtigen Stelle. 

Einfacher Datenaustausch

Ihr Dokumentenmanagement sollte kein isoliertes System sein. Je einfacher Sie Daten zwischen Ihren Anwendungen austauschen können und je besser die Programme zusammenarbeiten, desto leichter wird die Arbeit für Sie. Es gilt: Umso weniger Schnittstellen Sie einsetzen müssen, umso geringer ist Ihr Verwaltungsaufwand. Im Idealfall bündelt Ihr System bereits eine Vielzahl an Funktionen.

Ihr DMS als Laufwerk

Am einfachsten funktioniert die Zusammenarbeit mit anderen Systemen dann, wenn sich das DMS wie ein Fileserver verhalten kann. Wie bei einem Laufwerk können Sie Dokumente abspeichern, verschieben und löschen. Das ermöglicht die Zusammenarbeit mit allen Programmen, die auch mit einem herkömmlichen Fileserver arbeiten können. Schnittstellensoftware ist damit überflüssig.

Sie wollen genau wissen, wie viele Schnittstellen Sie mit einem zentralen System sparen können? Mit unserem Schnittstellenrechner können Sie das für Ihr Unternehmen ausrechnen.

Sicheres Filesharing mit Externen

Nicht nur innerhalb Ihres Unternehmens ist es wichtig, dass Dokumente einfach ausgetauscht werden können. Damit Ihre Daten auch beim Filesharing mit externen Personen sicher sind, können Sie diese von Ihrem eigenen Server aus teilen. Wer darauf zugreifen darf, legen Sie im Voraus fest. 

Um das Risiko eines Angriffs auf Ihr DMS zu minimieren, können Sie die entsprechenden Daten auf einen zweiten Server synchronisieren. Das hält unerwünschte externe User von Ihrem Produktivsystem fern. 

Volle Kontrolle - Open Source DMS

Anbieter für DMS-Systeme gibt es genug. Eine häufig unterschätze Möglichkeit sind Open Source Lösungen. Der große Vorteil dabei: Sie haben die maximale Kontrolle darüber, was mit Ihren Daten im System passiert. Jederzeit haben Sie Zugriff auf den Quellcode und können Backdoors oder Datenlecks sofort erkennen. Offener Standards sei Dank bleiben Sie dabei auch vom Hersteller unabhängig. Es besteht keine Gefahr, dass verwendete Protokolle oder Formate nicht weitergeführt werden.

Datenexport immer möglich

Außerdem kommen Sie jederzeit wieder an Ihre Daten. Sollten Sie Ihre Dokumente eines Tages doch in einem anderen System ablegen wollen, ist der Export kein Problem. Sie müssen nicht mit hohen Folgekosten oder einem sehr aufwändigen Transferprozess rechnen. Bedenken Sie also bei der Auswahl Ihres DMS Open Source Anbieter.

Machen Sie Ihre Arbeit noch besser

Dokumentenverwaltung, Volltextsuche, Social Collaboration, Versionierung und mehr: Das alles können Sie in einem zentralen Dokumentenmanagementsystem umsetzen. Damit sparen Sie vielleicht keine 50 Meilen am Tag – aber verkürzen Ihre digitalen Wege.

Jetzt Informationen anfordern, wie Sie mit einem DMS das ganze Potential Ihres Unternehmens ausschöpfen können.

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