agorum core DMS Use Case Digitaler Rechnungseingang

Effiziente und papierlose Rechnungsverarbeitung

Der digitale Rechnungseingang ermöglicht es Unternehmen, Rechnungen elektronisch zu empfangen, zu verarbeiten und revisionssicher zu archivieren. Dies reduziert nicht nur den Papierverbrauch, sondern beschleunigt auch den gesamten Rechnungsprozess erheblich.

Deine Vorteile fehlerfrei. kostensenkend. revisionssicher.

Mit dem digitalen Rechnungseingang von agorum core empfängst, verarbeitest und archivierst du Rechnungen komplett elektronisch – effizient, fehlerfrei und revisionssicher. So reduzierst du Papierverbrauch, senkst Kosten und beschleunigst den gesamten Rechnungsprozess.

fehlerfrei

Fehlerreduktion: Durch die Digitalisierung werden Fehlerquellen, die bei manuellen Eingaben entstehen können, deutlich reduziert.
kostensenkend

Kostenersparnis: Weniger Papierverbrauch und effizientere Arbeitsabläufe führen zu einer spürbaren Senkung der Betriebskosten.
revisionssicher

Revisionssicherheit: Digitale Archivierung stellt sicher, dass alle Dokumente gemäß gesetzlicher Vorgaben gespeichert und bei Bedarf schnell auffindbar sind.
nachhaltig

Nachhaltigkeit: Der Verzicht auf Papier schont Ressourcen und unterstützt umweltfreundliche Unternehmenspraktiken.
zeitsparend

Zeitersparnis: Automatisierte Prozesse minimieren manuelle Eingriffe und beschleunigen die Bearbeitung von Rechnungen.

Die Funktionsweise des digitalen Rechnungseingangs

Der digitale Rechnungseingang umfasst mehrere Schritte:

Elektronischer Empfang: Rechnungen werden direkt in elektronischer Form empfangen, sei es per E-Mail, über ein Webportal oder durch den Import von Dateien.
Automatisierte Erfassung: Mithilfe von OCR-Technologie (Optical Character Recognition) werden relevante Daten aus den Rechnungen ausgelesen und in das System übernommen.
Prüfung und Freigabe: Automatisierte Workflows leiten die Rechnungen zur Prüfung und Freigabe an die zuständigen Mitarbeiter weiter.
Archivierung: Nach der Freigabe werden die Rechnungen revisionssicher im digitalen Archiv gespeichert und sind jederzeit für Audits oder Nachfragen verfügbar.

Integration in bestehende Systeme

Eine nahtlose Integration des digitalen Rechnungseingangs in bestehende ERP- oder Buchhaltungssysteme ist essenziell. Systeme wie agorum core bieten hierfür flexible Schnittstellen, die eine einfache Anbindung ermöglichen und so den Informationsfluss im Unternehmen optimieren.

Die Umstellung auf einen digitalen Rechnungseingang bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile: von der Effizienzsteigerung über Kostensenkungen bis hin zur Unterstützung nachhaltiger Praktiken. In einer zunehmend digitalen Welt ist dies ein entscheidender Schritt, um wettbewerbsfähig zu bleiben und interne Prozesse zu optimieren.