Papierloses Büro in 5 Schritten

Ein papierloses Büro braucht einen langen Atem sowie strategisches und spezifisches Know-how. Die IT-Landschaft wird aus der Vogelperspektive analysiert und ausgewertet. Bei der Ausarbeitung des Software-Konzepts helfen dir diese fünf Punkte.

Unternehmensprozesse sind in jeder Firma anders, auch im selben Bereich wie dem Einkauf. Stelle diese Unternehmensprozesse als Workflows und Userstories dar. Geh dabei pragmatisch vor und frage dich, wo der Schuh am meisten drückt. Ist es die Vertragsverwaltung, das Projektmanagement, die Rechnungsverarbeitung oder die Personalakte? Suche dir den Bereich aus, in dem der Bedarf am größten ist. Beim Abbilden der Workflows und Userstories arbeitet die IT-Abteilung von Beginn an eng mit den Anwendern zusammen, zum Beispiel aus der Buchhaltung. Bei agorum begleiten dich erfahrene Projektleiter durch diesen Prozess.

Bisherige Papierdokumente müssen in die digitale Form gebracht werden, damit du sie nutzen kannst. Ob du auf herkömmlichen Geräten scannst oder mobil per App, spielt dafür keine Rolle. Die GoBD nennen Smartphones, Multifunktionsgeräte und Scan-Straßen ausdrücklich als mögliche Geräte (Randziffer (Rz.) 130). Die Daten sollen im digitalen Ablagesystem landen, später durchsuchbar sein und von außen zugänglich gemacht werden können, zum Beispiel für die Steuerberatung oder die Wirtschaftsprüfung. Du kannst diesen Schritt an einen Dienstleister auslagern oder selbst übernehmen.

Nach dem Scannen gelten klare Regeln. Das elektronische Dokument muss mit dem Original bildlich übereinstimmen (Rz. 130). Die weitere Bearbeitung erfolgt nur noch mit dem elektronischen Dokument (Rz. 139), und das Verfahren muss dokumentiert sein (Rz. 136). Danach dürfen Papierdokumente vernichtet werden, soweit sie nicht im Original aufzubewahren sind (Rz. 140). Mehr dazu im Beitrag Was bedeutet revisionssicher.

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) kann dir dabei Arbeit abnehmen. Mit integrierter OCR (Optical Character Recognition) werden die Textinhalte eines Dokuments erkannt, indexiert und durchsuchbar gemacht. Den erkannten Volltext bewahrst du nach Verifikation und Korrektur über die Dauer der Aufbewahrungsfrist auf (Rz. 130). Du kannst Dateien direkt aus dem DMS heraus bearbeiten oder versenden, und das DMS legt Dokumente gezielt dort ab, wo du sie haben möchtest, auf Wunsch vollautomatisch.

Das DMS archiviert und macht Dokumente auffindbar

Archivierung ist die Grundfunktion eines DMS. Beim Zugriff von unterschiedlichen Orten kommt es darauf an, dass Daten jederzeit verfügbar sind. Verschlagwortung, Suche und Filterung helfen dir, Dateien wiederzufinden, zum Beispiel einen Prüfbericht von vor fünf Jahren. Was revisionssicher heißt, erklärt der Beitrag Was bedeutet revisionssicher.

Das ist leichter gesagt als getan. Die Mitarbeitenden, die die Eingangspost entgegennehmen und verarbeiten, schauen vermutlich zunächst fragend. Es ist aber möglich, und wir beschreiben es am Beispiel Rechnungsprozess.

• Informiere deine Dienstleister, dass sie dir Rechnungen künftig digital zusenden.
• Schaffe die technischen Voraussetzungen für den Empfang von E-Rechnungen. Bei einem Empfang per E-Mail ist laut BMF kein gesondertes E-Mail-Postfach nur für E-Rechnungen erforderlich (Abschnitt 14.1 Abs. 5 UStAE, BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025).
• Etabliere und automatisiere einen Rechnungsworkflow bis zur Übergabe an die Buchhaltung.

Die drei Punkte sind schnell genannt und bedeuten Aufwand. Rechnungen kehren ständig wieder, deshalb wird ein einmal aufgesetzter Prozess oft genutzt. Die Vorteile haben wir in diesem Beitrag beschrieben. Die E-Rechnung gilt seit dem 1. Januar 2025 zwischen inländischen Unternehmern, für das Ausstellen mit Übergangsregeln bis zum 31. Dezember 2027 (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025). Was sich dadurch bei der Aufbewahrung ändert, steht im Ratgeber zu den Aufbewahrungsfristen.

Rechnungen sind nur ein Teil des Wegs zum papierlosen Büro. Dazu zählen auch die Belegverwaltung, das Projektmanagement und die Vertragsverwaltung. Ein System, das nur archiviert, bildet solche Abläufe nicht ab.

Bei der Auswahl der Software lohnt sich ein langfristiger Blick. Setze auf wenige Systeme statt auf viele Insellösungen, damit Kosten und Wartungsaufwand überschaubar bleiben.

agorum core pro ist die KI-Business-Plattform für datensouveräne Prozesse, strukturierte Informationen und revisionssichere Datenhaltung. Sie steht auf einer Open-Source-Basis, und deine Daten bleiben in deiner Infrastruktur. Wenn du wissen möchtest, welche deiner Prozesse sich zuerst umstellen lassen, vereinbare eine Online-Demo.