Was bedeutet eigentlich "revisionssicher"?

Revisionssicherheit stellt sicher, dass digitale Dokumente und Daten so archiviert werden, dass sie vor Manipulation geschützt sind und den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. In Deutschland bilden unter anderem die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) die rechtliche Grundlage für die Revisionssicherheit. Diese besagen, dass aufbewahrungspflichtige Unterlagen im Original, unveränderbar, vollständig, jederzeit verfügbar und maschinell auswertbar gespeichert werden müssen.

Aktuelle Entwicklungen in agorum core: Mit der neuesten Version haben wir unser Digital Toolkit weiter optimiert, um deine Revisionssicherheit zu stärken. Zu den Highlights gehören:

• Optimierte Workflows: Unsere aktualisierte Workflow Engine ermöglicht es dir, Prozesse noch effizienter zu gestalten und individuell anzupassen.
• Erweiterter Format-Support: agorum core  unterstützt nun eine breitere Palette an Dokumentenformaten, was die Integration verschiedener Dateitypen erleichtert.
• Neue Plugins: Mit den neu eingeführten Plugins kannst du die Funktionalität deines Systems erweitern und besser an deine spezifischen Anforderungen anpassen.

Neben den technischen Anforderungen verlangt der Gesetzgeber eine Verfahrensdokumentation, die beschreibt, wie Dokumente revisionssicher archiviert werden. Klingt nach Bürokratie, ist aber essenziell – denn sie hält fest, wer, wann, wie und warum auf Dokumente zugreift und stellt sicher, dass alle Abläufe nachvollziehbar sind.

Was gehört rein? Ganz einfach:

• Erfassen, Empfangen, Digitalisieren – Wie gelangen Dokumente ins System?
• Indizieren, Verarbeiten, Wiederfinden, Ausgeben – Wie werden sie gespeichert und genutzt?
• Aufbewahren, Vernichten – Wie lange bleiben sie erhalten und was passiert danach?

Ein klar definierter Prozess minimiert Risiken und sorgt dafür, dass dein Unternehmen rechtlich auf der sicheren Seite ist. Noch unsicher? Die bitkom-Checkliste hilft dir bei der Erstellung deiner Verfahrensdokumentation und zeigt, worauf es nach GoBD ankommt.

Kurz gesagt: Alles, was für dein Unternehmen relevant ist. Gewerbetreibende in Deutschland sind verpflichtet, eine Vielzahl von Dokumenten revisionssicher aufzubewahren – unabhängig davon, ob digital oder auf Papier. Dazu gehören unter anderem:

• Inventare, Bilanzen, Geschäftsberichte
• Rechnungen, Verträge, Steuerunterlagen
• Geschäftskorrespondenz, Arbeitsanweisungen, relevante E-Mails
• Nicht erforderlich ist die Archivierung von Halbjahresbilanzen oder Angeboten, die nicht zum Auftrag geführt haben.

Wie lange?
Die Aufbewahrungsfristen betragen in Deutschland 6 oder 10 Jahre, je nach Dokumententyp. Innerhalb dieser Zeit müssen alle Unterlagen prüfungsbereit und unveränderbar sein – egal, ob sie auf internen Laufwerken, externen Medien oder in einer revisionssicheren Lösung wie agorum core gespeichert sind.

Die Antwort ist ein klares Ja – unter bestimmten Voraussetzungen. Schließlich digitalisierst du Dokumente nicht nur, um sie doppelt zu archivieren.

Damit die rein digitale Aufbewahrung steuer- und handelsrechtlich gültig ist, müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:

• Kein gesetzliches Original-Erfordernis – Manche Dokumente müssen im Original vorliegen, etwa notarielle Urkunden.
• Revisionssichere Archivierung – Dein System muss die Anforderungen an eine revisionssichere Ablage erfüllen, inklusive Verfahrensdokumentation.
• Originalgetreue Wiedergabe – Der Scan muss dem Original bildlich entsprechen.

Aber Achtung:
Was für Papierdokumente erlaubt ist, gilt nicht umgekehrt. Ein digital erzeugtes Dokument darf nicht ausgedruckt und das Original gelöscht werden. Wer das tut, verstößt gegen die Aufbewahrungspflichten – mit möglichen rechtlichen und steuerlichen Konsequenzen.

Viele Unternehmen bewahren aus Unsicherheit sowohl die digitale als auch die physische Version auf. Doch das ist meist unnötig. Dank des ersetzenden Scannens, basierend auf der BSI-Richtlinie TR-03130 (Resiscan), dürfen auch sensible und steuerrelevante Unterlagen nach dem Scannen sicher entsorgt werden.

Tipp: Digitalisiere nicht nur bestehende Papierdokumente, sondern reduziere aktiv die Menge an neuem Papier – das spart Platz, Zeit und Ressourcen!

Der Gesetzgeber schreibt zwar vor, wie elektronische Dokumente archiviert werden müssen, aber nicht womit. Jedes Unternehmen hat unterschiedliche IT-Strukturen – eine starre Vorgabe wäre also wenig praktikabel. In der Praxis hat sich jedoch eine Lösung bewährt: Dokumentenmanagement-Systeme (DMS).

Weil es nicht nur die gesetzlichen Anforderungen erfüllt, sondern deine gesamte Dokumentenverwaltung auf ein neues Level hebt. Mit einem DMS wie agorum core bekommst du weit mehr als nur eine revisionssichere Archivierung:

• Zentrale, einheitliche Ablage für alle Dokumente und E-Mails
• Automatisches Löschen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist
• Highspeed-Volltextsuche für sofortigen Zugriff auf jedes Dokument
• Gleichzeitige Bearbeitung von Dateien durch mehrere User
• Lückenlose Nachvollziehbarkeit dank Versionierung
• Automatisierte Workflows für mehr Effizienz
• Integration mit ERP, CMS und anderen Systemen
• Ein weiterer Vorteil: Sicherheit. Anders als Papierdokumente in einem Aktenschrank sind digitale Daten in einem DMS geschützt vor Diebstahl, Manipulation und Katastrophen wie Feuer oder Wasserschäden.

Mit agorum core hast du eine Lösung, die nicht nur GoBD-konforme Archivierung ermöglicht, sondern deine gesamte Unternehmensorganisation optimiert. Achte bei der Auswahl deines DMS darauf, dass es von unabhängiger Stelle geprüft ist und eine ordnungsgemäße Rechnungslegung nach GoBD unterstützt.

Wichtig: Auch das beste DMS nimmt dir die Verantwortung nicht ab – die Verfahrensdokumentation bleibt Pflicht. Aber mit agorum core hast du das perfekte Tool, um sie effizient und sicher umzusetzen.