Was bedeutet eigentlich "revisionssicher"?

Ob eine Ablage revisionssicher ist, beurteilst du an fünf Merkmalen. Sie ergeben sich aus den GoBD.

• Das Original bleibt erhalten. Elektronisch entstandene oder eingegangene Unterlagen sind in dieser Form aufzubewahren und dürfen nicht ausschließlich ausgedruckt aufbewahrt werden (GoBD Rz. 119). Eingehende elektronische Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden (Rz. 131). Eine Umwandlung in ein anderes Format ist nur unter den Voraussetzungen der Rz. 135 zulässig. Entweder werden beide Versionen archiviert, oder die umgewandelte Fassung genügt, wenn nichts verändert wird, keine aufbewahrungspflichtigen Informationen verloren gehen, die verlustfreie Umwandlung dokumentiert ist und die maschinelle Auswertbarkeit erhalten bleibt.
• Nichts geht verloren. Du musst dein System gegen Verlust sichern, zum Beispiel gegen Unauffindbarkeit, Vernichtung, Untergang und Diebstahl, und gegen unberechtigte Eingaben und Veränderungen schützen (Rz. 103). Können Daten wegen unzureichenden Schutzes nicht mehr vorgelegt werden, ist die Buchführung formell nicht mehr ordnungsmäßig (Rz. 104).
• Niemand kann nachträglich ändern. Eine Buchung oder Aufzeichnung darf nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist (§ 146 Abs. 4 AO, GoBD Rz. 107). Die Unveränderbarkeit kann über Hardware, Software oder Organisation gewährleistet werden. Die Ablage in einem Dateisystem erfüllt sie regelmäßig nicht, solange keine zusätzlichen Maßnahmen hinzukommen (Rz. 110).
• Jede Änderung ist nachvollziehbar. Spätere Änderungen müssen so erfolgen, dass sowohl der ursprüngliche Inhalt als auch die Tatsache der Änderung erkennbar bleiben (Rz. 111). Als Mittel nennen die GoBD unter anderem automatische Protokollierung, Historisierung und Versionierung (Rz. 110).
• Alles bleibt lesbar. Aufbewahrte Unterlagen müssen während der gesamten Frist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar sein (§ 147 Abs. 2 AO). Digitalisierte Unterlagen müssen am Bildschirm lesbar sein, ein Ausdruck auf Papier genügt nicht (Rz. 157).

Revisionssicherheit stellt sicher, dass digitale Dokumente und Daten so archiviert werden, dass sie vor Manipulation geschützt sind und den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Die Grundlage bilden §§ 146 und 147 AO. Welche Anforderungen die Finanzverwaltung an elektronische Unterlagen stellt, steht in den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Das ist ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 28. November 2019, zuletzt geändert am 14. Juli 2025 (GoBD im Wortlaut).

Ob eine Software diese Anforderungen erfüllt, lässt sich durch einen Wirtschaftsprüfer nach dem vom Institut der Wirtschaftsprüfer entwickelten Prüfungsstandard IDW PS 880 prüfen. agorum core pro hat ein unabhängiger Wirtschaftsprüfer danach geprüft. Was der Prüfbericht abdeckt, steht auf der Seite GoBD-Prüfbericht.

Neben den technischen Anforderungen verlangen die GoBD eine Verfahrensdokumentation. Für jedes DV-System muss eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des DV-Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind. Sie muss für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachprüfbar sein (Rz. 151). Das steht im BMF-Schreiben, nicht im Gesetz.

Fehlt sie oder ist sie ungenügend, liegt nach Rz. 155 kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vor, der zum Verwerfen der Buchführung führen kann, soweit die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt sind.

Was gehört rein? Die Verfahrensdokumentation beschreibt den Prozess von der Entstehung der Informationen über die Indizierung, Verarbeitung und Speicherung, das eindeutige Wiederfinden und die maschinelle Auswertbarkeit bis zur Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und zur Reproduktion (Rz. 152). In der Regel besteht sie aus vier Teilen (Rz. 153).

• allgemeine Beschreibung
• Anwenderdokumentation
• technische Systemdokumentation
• Betriebsdokumentation

Änderungen der Verfahrensdokumentation müssen historisch nachvollziehbar sein. Dem genügt es, wenn sie versioniert sind und eine nachvollziehbare Änderungshistorie vorliegt (Rz. 154).

Welche Unterlagen du aufbewahren musst, regelt § 147 Abs. 1 AO. Dazu gehören

• Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte und die Eröffnungsbilanz
• die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen
• empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe und Wiedergaben der abgesandten
• Buchungsbelege, zum Beispiel Rechnungen
• sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind

Halbjahresabschlüsse nennt § 147 Abs. 1 AO nicht. Nach Angabe der IHK Karlsruhe (Stand Dezember 2025) ist auch Korrespondenz, die nicht zum Abschluss eines Geschäfts geführt hat, zum Beispiel nicht erfolgreiche Angebote, kein Handelsbrief.

Wie lange?
Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte und die Eröffnungsbilanz bewahrst du 10 Jahre auf, Buchungsbelege 8 Jahre, Handels- und Geschäftsbriefe und sonstige Unterlagen 6 Jahre (§ 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB). Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO). Alle Fristen mit Fundstellen und Beispielen findest du im Ratgeber Aufbewahrungsfristen 2026. Innerhalb dieser Zeit müssen alle Unterlagen prüfungsbereit und unveränderbar sein. Das gilt unabhängig vom Speicherort, auf internen Laufwerken, externen Medien oder in einer revisionssicheren Lösung wie agorum core.

Ja, unter Voraussetzungen. Nach der bildlichen Erfassung dürfen Papierdokumente vernichtet werden, soweit sie nicht nach außersteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften im Original aufzubewahren sind (GoBD Rz. 140). Dafür müssen folgende Bedingungen erfüllt sein.

• Kein Original-Erfordernis. Dokumente, die nach einer Vorschrift im Original aufzubewahren sind, darfst du nicht vernichten (Rz. 140). Ob das auf ein Dokument zutrifft, klärst du im Einzelfall.
• Bildliche Übereinstimmung. Die elektronische Wiedergabe muss mit dem Original bildlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht wird (Rz. 130, § 147 Abs. 2 Nr. 1 AO). Hat die Farbe Beweisfunktion, ist eine vollständige Farbwiedergabe erforderlich (Rz. 137).
• Dokumentiertes Verfahren. Das Erfassen muss dokumentiert sein, zum Beispiel durch eine Organisationsanweisung. Sie regelt, wer erfassen darf, wann erfasst wird, welches Schriftgut erfasst wird und wie die Qualitätskontrolle auf Lesbarkeit und Vollständigkeit abläuft (Rz. 136).
• Nur noch mit dem elektronischen Dokument arbeiten. Nach dem Erfassen darf die weitere Bearbeitung nur mit dem elektronischen Dokument erfolgen (Rz. 139).
• Revisionssichere Archivierung. Bildlich erfasste Papierbelege müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist unveränderbar erhalten bleiben (Rz. 119).

Umgekehrt gilt das nicht.
Was für Papierdokumente erlaubt ist, gilt nicht für elektronische Dokumente. Elektronisch entstandene oder eingegangene Unterlagen dürfen nicht mehr ausschließlich in ausgedruckter Form aufbewahrt werden und dürfen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden (Rz. 119). Eine Ausnahme nennen die GoBD für elektronisch erstellte und in Papierform abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe. Sie nur in Papierform aufzubewahren, ist unter Zumutbarkeitsgesichtspunkten nicht zu beanstanden (Rz. 119).

Wer die Voraussetzungen erfüllt, darf das Papier also nach dem Scannen vernichten. Du musst aber selbst entscheiden, ob Dokumente, deren Beweiskraft in elektronischer Form nicht erhalten bleibt, zusätzlich im Original aufbewahrt werden sollen (Rz. 140). Wie du so scannst, dass der Beweiswert des Scans dem des Originals möglichst nahekommt, beschreibt die BSI-Richtlinie TR-03138 (TR-RESISCAN) in der Version 1.5. Ob das ersetzende Scannen zulässig ist, regelt sie nach eigener Aussage nicht. Das prüfst du anhand der einschlägigen Rechtsvorschriften.

Digitalisiere nicht nur bestehende Papierdokumente und reduziere aktiv die Menge an neuem Papier. Das spart Platz, Zeit und Ressourcen.

Die GoBD legen fest, was eine elektronische Archivierung leisten muss, aber nicht, mit welcher Technik. Die Unveränderbarkeit kann hardwaremäßig, softwaremäßig oder organisatorisch gewährleistet werden (Rz. 110). Jedes Unternehmen hat unterschiedliche IT-Strukturen. Eine starre Vorgabe wäre also wenig praktikabel. Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) ist dafür eine Möglichkeit.

Ein DMS legt Dokumente zentral ab und steuert den Zugriff über Rechte. Mit agorum core pro kommen weitere Funktionen dazu.

• Arbeiten wie gewohnt über das Laufwerk, revisionssicher, versioniert und per OCR durchsuchbar
• Workflows für Freigaben und Aufgaben
• Anbindungen zum Beispiel an Microsoft 365, DATEV und inSign
• Löschen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist, abhängig vom Dokumententyp
• Protokollierung von Zugriffen und Änderungen

agorum core pro ist die KI-Business-Plattform für datensouveräne Prozesse, strukturierte Informationen und revisionssichere Datenhaltung. Achte bei der Auswahl deines DMS darauf, dass es von unabhängiger Stelle geprüft ist und eine ordnungsgemäße Rechnungslegung nach GoBD unterstützt.

Auch das beste DMS nimmt dir die Verantwortung nicht ab. Die Verfahrensdokumentation bleibt nach den GoBD erforderlich (Rz. 151).

Revisionssicherheit entsteht aus Software, Verfahrensdokumentation und Organisation (GoBD Randziffer 110 und 151). Welche Anforderungen im Einzelnen gelten und wie eine Software sie erfüllt, steht im Beitrag Revisionssichere Archivierung.

Wie lange du welche Unterlagen aufbewahren musst, klärt der Beitrag Aufbewahrungsfristen.

Stand 28.10.2026. Quellen sind §§ 146, 147 AO, § 257 HGB, GoBD (BMF-Schreiben vom 28. November 2019 mit den Änderungen vom 11. März 2024 und 14. Juli 2025), BSI TR-03138 Version 1.5 und IHK Karlsruhe (Stand Dezember 2025), im Wortlaut gelesen am 28.10.2026. Allgemeine Übersicht, keine Rechtsberatung.