In diesem Blogbeitrag zeige ich Ihnen, wie Sie die App Scanbot, verfügbar für iPhone, iPad und Android, zusammen mit dem Dokumentenmanagementsystem agorum core verwenden.

Darüber hinaus zeige ich Ihnen am Beispiel einer Rechnung, wie die komplette automatische Verarbeitung nach dem Scan funktioniert: vom vollautomatischen Auslesen der Metadaten und Rechnungspositionen bis hin zur Freigabe der Rechnung und Übergabe an ein Warenwirtschaftssystem.

1. Zuallererst verbinde ich den Scanbot mit agorum core über das in agorum core integrierte WebDAV-Protokoll. Dazu wechsle ich in die Einstellungen des Scanbots und wähle "Cloud-Dienste > WebDAV". Im obigen Beispiel lautet der Eintrag "demo.agorum".
2. Ich gebe die Zugangsdaten zu agorum core ein.
3. Den Dokumentenbereich von agorum core finde ich unter der Freigabe "dms". Gibt es dort beispielsweise ein Verzeichnis "Scaneingang" direkt im Bereich "Dateien" von agorum core, so lautet die WebDAV-Adresse: https://ihr-server/webdav/dms/Scaneingang
4. Ich gebe den Benutzernamen und das Passwort eines Benutzers ein, der Schreibrechte für dieses Verzeichnis besitzt.
5. Ich aktiviere im Scanbot den automatischen Upload in das Scanziel, damit ein gescanntes Dokument automatisch direkt im DMS landet.

Im nächsten Schritt kennzeichne ich den Scaneingangs-Ordner in agorum core als "Aktiven Ordner", sodass darin eingehende Dokumente automatisch durch docform verarbeitet werden.

• Dazu öffne ich "Aktive Ordner" über die Startseite von agorum core.
• Dort richte ich eine neue "docform - Verarbeiten"-Konfiguration ein und benenne diese entsprechend.
• Bei "Basisordner" wähle ich den zuvor eingerichteten Scaneingangs-Ordner aus, mit dem Scanbot verbunden wurde.
• Bei "Eingabedaten" wähle ich "Nur OCR", sodass eine OCR-Erkennung durch den Server auf jeden Fall durchgeführt wird.
• Ich speichere die Konfiguration.

Oft werden wir gefragt: Wo speichert der Scanbot seine Daten? In unserem Fall haben wir Scanbot mit agorum core über den integrierten Fileserver (via WebDAV) gekoppelt. Wenn dies nicht der Fall ist, werden die gescannten Daten im Ordner “Eigene Dateien” abgelegt, sortiert in Unterordnern nach Scandatum.

Dabei arbeitet docform mit einem sehr flexiblen Definitionsmodell, bei dem die gesuchten Informationen nicht exakt an den definierten Stellen liegen müssen. Für das Beispiel mit der Rechnungsnummer sucht das System in dem grün definierten Bereich nach dem Wort "Rechnungsnr." und liest dann relativ dazu die Rechnungsnummer aus. Dabei wird mit einer Fuzzy-Logik vorgegangen, sodass das Wort "Rechnungsnr." nur ähnlich geschrieben sein muss.

Somit funktioniert die Erkennung auch, wenn ein Dokument verschoben oder gescannt wird oder der Lieferant die Rechnungsinformationen geringfügig umformatiert.

docform ist dabei auch in der Lage, wiederholende Informationen in Listenform auszulesen wie beispielsweise die einzelnen Positionen einer Rechnung. Dabei wird automatisch ein Muster ermittelt, dass sich in den einzelnen Positionen wiederholt. In diesem Beispiel ist es die Artikelnummer.

Bei einem Klick auf "OK" ist das Training abgeschlossen. Ab sofort werden Rechnungen dieses Lieferanten vollautomatisch erkannt und erfasst – so einfach geht das!

• Dabei wird das Dokument in docform im Status "Audit" dargestellt. Auf der rechten Seite sehe ich alle erkannten Metadaten, im unteren Bereich hingegen alle Positionen. Klicke ich auf eine Position, so wird diese direkt im gescannten Dokument hervorgehoben.
• An dieser Stelle könnte ich auch eine Kontierung der einzelnen Positionen durchführen. Das kann sogar so konfiguriert werden, dass die Kostenstellen direkt aus einer Datenbank gelesen und angeboten werden.
• Auch eine vollautomatische Validierung der Rechnungsinformationen kann erfolgen. Beispielsweise ein Abgleich mit einer Bestellung im ERP oder die Prüfung der Summe der einzelnen Positionen mit dem Nettowert der Rechnung und vieles andere mehr. Somit müssen Rechnungen nie wieder von Hand nachgerechnet werden.

Nun ist das Dokument gescannt, gespeichert sowie vollständig erfasst und geprüft worden. Was passiert danach? An dieser Stelle möchte ich kurz anreißen, welche Aktionen im Anschluss zum Beispiel folgen könnten:

1. Mithilfe des agorum core fileworkflows kann das Dokument automatisch umbenannt und revisionssicher abgelegt werden. Dabei können die erkannten Metadaten genutzt werden, um die Benennung und Ablage zu definieren.
2. Es können Freigabeprozesse angestoßen werden, zum Beispiel ein mehrstufiger Rechnungsfreigabe-Workflow.
3. Die erfassten Informationen können an ein anderes System übergeben werden, zum Beispiel an DATEV, allgemein als ZUGFeRD, als CSV- oder auch als XML-Datei – inklusive der Positionsdaten und Kontierungsinformationen.
4. Es können automatische Skripte aufgerufen werden, um automatisierte Prozesse anzustoßen.

Es sind weitere Aktionen möglich, fragen Sie gerne bei uns nach!

Sie sehen, wie einfach Scanbot mit dem DMS agorum core verbunden werden und wie mächtig die darauffolgende automatisierte Verarbeitung stattfinden kann.

Ist alles einmal eingerichtet, muss der Benutzer nur noch das Dokument scannen. Alles Weitere passiert vollautomatisch im Hintergrund. Mehr Best Practice Themen finden Sie hier.