Eine festgeschriebene Definition für die Akte gibt es nicht. Fakt ist jedoch, dass vom Arbeitgeber nur Informationen erfasst werden dürfen, die in direktem Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis stehen.

In der Regel sind das der Personalfragebogen, der Arbeitsvertrag, Belege über Gehaltsveränderungen oder das Urlaubskonto. Je nach Unternehmen können weitere Dokumente dazukommen. Weitere Informationen hierzu bietet das Gabler Wirtschaftslexikon.

Die DSGVO spricht den betroffenen Personen eine ganze Reihe an Rechten zu, die du auch für die Personalakte gewährleisten musst:

• Recht auf Information & Auskunft (Art. 13, 14 DSGVO & Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO) und Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Grundsatz der Integrität und Vertraulichkeit (Art. 5 Abs. 1 lit. f. DSGVO)
• Grundsatz der Speicherbegrenzung (Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO)
• Grundsatz der Datenminimierung (Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO)

Eine geeignete digitale Lösung gibt dir für jede dieser Anforderungen das richtige Werkzeug an die Hand. Dabei gilt allerdings immer: Eine Software alleine kann nie ausreichenden Datenschutz- und Rechtskonformität gewährleisten. Lass deine internen Abläufe deshalb unbedingt von deinem Datenschutzbeauftragten prüfen.

Um die Vorgaben des Gesetzgebers umzusetzen und dabei gleichzeitig einen Mehrwert für die eigenen Mitarbeiter zu schaffen, bist du nicht auf eine zusätzliche Softwarelösung angewiesen. Stattdessen integrierst du die Funktionen einfach in deine gewohnte Arbeitsoberfläche, zum Beispiel dein DMS. Das klingt im ersten Moment wenig spektakulär, bringt jedoch eine ganze Reihe an Vorteilen mit sich.

Personenbezogene Daten sind auch innerhalb der Unternehmensgrenzen vertraulich zu behandeln. Deshalb dürfen nicht alle Mitarbeiter freien Zugriff auf die gespeicherten Dokumente bekommen.
Dein DMS verfügt in der Regel bereits über eine umfassende Berechtigungsstruktur, die du für die Personalakten erweitern kannst. Damit lassen sich auch komplexe Zugriffsregelungen digital abbilden.   

Eine grundsätzliche Regelung zur Aufbewahrungsfrist von Personalakten gibt es nicht. Bei steuerlich relevanten Informationen gelten die Vorschriften der GoBD, andere Dokumente musst du nach einer bestimmten Zeit sogar löschen. Das kann der Fall sein, wenn du beispielsweise einen Bewerber ablehnst. Lebenslauf und Zeugnisse musst du dann innerhalb einer festgelegten Frist aus deinem System entfernen.

Das im DMS bereits vorhandene "Verfallsdatum" von Dokumenten kannst du in beiden Fällen nutzen, um betroffene Daten automatisch zum richtigen Zeitpunkt zu löschen.

Welche Pflichten ab dem 01.01.2027 für elektronische Entgeltunterlagen gelten, erklärt ein eigener Beitrag.

Ins DMS integriert stehen die Informationen der Personalakte berechtigten Personen auf Knopfdruck zur Verfügung. Ermöglicht wird das durch die unternehmensweite Stichwortsuche, die mit dynamischen Filtern speziell auf personenbezogene Daten angepasst werden kann.

Damit erleichterst du nicht nur die Arbeit der Personalabteilung. Sollte ein Mitarbeiter sein Recht auf Auskunft wahrnehmen, stellst du alle relevanten Informationen in kurzer Zeit für den Datenexport zusammen.