Elektronische Entgeltunterlagen ab 2027: Pflicht nach § 8 BVV und die Lösung mit agorum core

agorum® Compliance Was bedeutet die elektronische Entgeltunterlagen-Pflicht ab 2027?

Ab dem 1. Januar 2027 sind Entgeltunterlagen nach § 8 Beitragsverfahrensverordnung (BVV) in elektronischer Form zu führen und aufzubewahren. Die bisher mögliche Befreiung von der elektronischen Führung nach § 8 Abs. 3 Satz 2 BVV endet zum 31.12.2026 ersatzlos. Für neu entstehende Unterlagen sind Papiernachweise dann nicht mehr ausreichend.

Die rechtliche Grundlage wurde mit dem Siebten Gesetz zur Änderung des Vierten Buches Sozialgesetzbuch und anderer Gesetze vom 12.06.2020 geschaffen und durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) vom 23.10.2024 bestätigt. Die technischen Anforderungen, insbesondere die maschinelle Auswertbarkeit für die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) der Deutschen Rentenversicherung, ergeben sich aus den Gemeinsamen Grundsätzen nach § 9a BVV der Spitzenorganisationen der Sozialversicherung.

Für Arbeitgeber bedeutet das: Bis zum Stichtag müssen alle in § 8 Abs. 2 BVV aufgeführten Unterlagen elektronisch, revisionssicher und maschinell auswertbar vorgehalten werden. Eine hybride Ablage aus Papier und Datei für dieselbe Unterlagengruppe ist nicht zulässig.

Welche Anforderungen stellen § 8 BVV und § 9a BVV konkret?

§ 8 BVV beschreibt, welche Unterlagen elektronisch zu führen sind. § 9a BVV beschreibt, wie das technisch zu geschehen hat. Die Spitzenorganisationen der Sozialversicherung haben dazu bundeseinheitlich geltende Gemeinsame Grundsätze nach § 9a BVV erlassen, die seit dem 01.04.2022 in Kraft sind. Sie regeln Art und Umfang der Speicherung, die zulässigen Datensätze und das Verfahren für Entgeltunterlagen.

Daraus ergeben sich für Arbeitgeber im Wesentlichen vier technische Anforderungen:

• Elektronische Form: Jede neu entstehende Unterlage muss elektronisch vorliegen. Eingehende Papierdokumente sind zu digitalisieren.
• Maschinelle Auswertbarkeit: Strukturierte Daten müssen für die euBP automatisiert ausgewertet werden können. Reine Bildformate ohne Metadaten reichen nicht aus.
• Revisionssicherheit: Änderungen, Zugriffe und Löschungen sind lückenlos zu protokollieren. Die Anforderungen orientieren sich an den GoBD-Vorgaben.
• Aufbewahrungsfristen: Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen nach § 28f SGB IV in Verbindung mit § 147 AO sind über den gesamten Zeitraum technisch sicherzustellen.

Hinzu kommt eine Anforderung an die Signatur: Befristete Arbeitsverträge erfordern bei elektronischer Form eine qualifizierte elektronische Signatur (QES), unbefristete Verträge können auch mit einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur (FES) abgebildet werden. Wer bisher ausschließlich gescannt hat, läuft Gefahr, dass die Beweiskraft der Dokumente eingeschränkt ist.

Was bedeutet die euBP für Arbeitgeber in der Praxis?

Die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) der Deutschen Rentenversicherung ist das Verfahren, mit dem die Sozialversicherungsprüfung der Entgeltunterlagen umgesetzt wird. Das Verfahren wurde bereits 2023 verpflichtend für die Übermittlung von Abrechnungsdaten eingeführt. Ab dem 01.01.2027 ist sie der Standardweg für die Prüfung aller Entgeltunterlagen nach § 8 BVV.

In der Praxis bedeutet das: Bei einer Betriebsprüfung übermittelt der Arbeitgeber die geforderten Unterlagen nicht mehr in Aktenordnern, sondern als strukturierte elektronische Datensätze. Der Prüfdienst der DRV kann die Daten direkt im eigenen System auswerten. Was im Hintergrund unstrukturiert oder unvollständig abgelegt ist, wird hier sichtbar.

Die Konsequenzen für Unternehmen, die unvorbereitet sind:

• Bei fehlender oder nicht prüfungsfähiger elektronischer Ablage kann ein Verzögerungsgeld verhängt werden.
• Nachforderungen entstehen, weil sich Sachverhalte nicht zweifelsfrei aus den vorgelegten Unterlagen ableiten lassen.
• Der Prüfungszeitraum verlängert sich, was bei größeren Belegschaften erheblich Personalkapazität bindet.

Wer das Fundament für die euBP rechtzeitig aufbaut, prüft nicht jedes Mal aufs Neue, ob er prüfungsfähig ist. Er ist es einfach.

agorum® Lösungsansatz Wie lässt sich die Pflicht mit agorum core pro umsetzen?

agorum core pro ist eine Plattform für Dokumentenmanagement und revisionssichere Datenhaltung mit offenen Schnittstellen zu vorhandenen Systemen. Sie wird ausdrücklich nicht als fertige Standardlösung für Entgeltunterlagen ausgeliefert. Ihre Stärke liegt darin, dass sich die in § 8 BVV und in den Gemeinsamen Grundsätzen nach § 9a BVV beschriebenen Anforderungen individuell konfigurieren lassen, abgestimmt auf die konkrete Aktenstruktur, die Berechtigungslogik und die Prozesse des Unternehmens.

Mögliche Bausteine für die Umsetzung der Pflicht zur elektronischen Entgeltakte:

• Digitale Aktenstruktur: Für jede Mitarbeitende und jeden Mitarbeitenden lässt sich eine digitale Personalakte aufbauen, in der Verträge, Lohnabrechnungen, SV-Nachweise und Bescheide strukturiert abgelegt werden.
• Revisionssichere Archivierung: Mit den Modulen Archiv | Basis und Archiv | Basis DSGVO lässt sich eine GoBD-konforme Speicherung abbilden, einschließlich Audit-Trail und Aufbewahrungsfristen.
• Workflow für Freigaben: Über Workflow | Freigabe und Workflow | Aufgaben lassen sich Genehmigungsprozesse für Verträge, Bescheinigungen und Abrechnungen strukturiert digital abbilden.
• Schnittstellen zu Payroll- und ERP-Systemen: Über die offenen Schnittstellen lassen sich DATEV, SAP HCM, LOGA und ähnliche Systeme anbinden, ohne dass eine Datenmigration erforderlich ist.
• Elektronische Signatur: Über die Integration inSign lassen sich qualifizierte und fortgeschrittene elektronische Signaturen direkt in die Dokumentenprozesse einbinden.

Wichtig ist: Welche dieser Bausteine in welcher Tiefe kombiniert werden, hängt vom Unternehmen ab. Das Spektrum reicht von der schlanken Personalakte bis zur vollständig automatisierten Entgeltakte mit Anbindung an euBP-Verfahren. Die Plattform bleibt dabei vollständig updatefähig. Was heute investiert wird, bleibt morgen nutzbar.

Welche Möglichkeiten bieten ALBERT | AI und NORA | 360° im HR-Kontext?

Die elektronische Pflicht nach § 8 BVV erfüllt nur den Mindestrahmen. Die Möglichkeiten, die sich daraus für die Personalarbeit ergeben, gehen weiter. ALBERT | AI und NORA | 360° sind die zwei Hebel, mit denen aus einer revisionssicheren Ablage eine produktive Wissensbasis wird.

Mögliche, konfigurierbare Einsatzszenarien (keine fertigen Standardlösungen):

• Antworten auf Personalfragen in Sekunden: Fragen wie „Welche Mitarbeitenden haben einen befristeten Vertrag, der in den nächsten drei Monaten ausläuft?" oder „Welche SV-Nachweise fehlen aktuell zu Werkstudenten?" lassen sich mit ALBERT | AI direkt im Berechtigungskontext der anfragenden Person beantworten.
• Automatische Klassifizierung: Eingehende Dokumente wie Krankenkassenbescheinigungen, Bescheide oder Verträge können von KI-Agenten klassifiziert, mit Metadaten versehen und der richtigen Akte zugeordnet werden.
• Vorbereitung der euBP: Vor einer Betriebsprüfung lassen sich vollständige Datenpakete für einen Mitarbeiter oder einen Zeitraum strukturiert zusammenstellen, inklusive Quellenangabe zu jeder einzelnen Unterlage.
• Kontextverknüpfung: NORA | 360° verbindet innerhalb von agorum core pro, was zusammengehört: Mitarbeitende, Vertrag, Abrechnung, Bescheide, offene Aufgaben. Damit ALBERT | AI nicht nur Dokumente findet, sondern Zusammenhänge versteht.
• Fristenüberwachung: Aufbewahrungsfristen, Vertragsenden oder Wiedervorlagen können automatisiert überwacht werden.

Auch hier gilt: Jedes Szenario ist ein möglicher Anwendungsfall, kein Out-of-the-Box-Modul. Welche dieser Möglichkeiten Sinn ergibt, welche Daten erschlossen werden und welche Berechtigungen greifen, wird im Projekt mit dem Unternehmen abgestimmt. Das ist die Stärke der Plattform: individuell konfigurierbar bei voller Updatefähigkeit.

Wie sehen konfigurierbare Beispiele für den Alltag aus?

Die folgenden Beispiele zeigen, wie eine elektronische Entgeltakte auf Basis von agorum core pro in der Praxis aussehen kann. Sie sind keine festen Standardprozesse, sondern beschreiben den Möglichkeitsraum, der sich konfigurieren lässt.

Beispiel 1: Eingangsverarbeitung von Bescheiden

• Ein Bescheid einer Krankenkasse trifft per E-Mail oder als Brief im Posteingang ein.
• ALBERT | AI klassifiziert das Dokument, ordnet es der Personalakte der betroffenen Mitarbeitenden zu und legt es revisionssicher ab.
• Ein Workflow informiert die zuständige Sachbearbeitung und setzt eine Wiedervorlage für die Fristprüfung.

Beispiel 2: Vorbereitung einer Betriebsprüfung

• Die DRV kündigt eine Prüfung für den Zeitraum 2023 bis 2025 an.
• Über NORA | 360° werden alle Entgeltunterlagen im geforderten Zeitraum zusammengeführt: Lohnkonten, Verträge, Bescheide, SV-Nachweise.
• Die zuständige Sachbearbeitung erhält eine vollständige Übersicht und kann die euBP-Datensätze direkt zur Verfügung stellen.

Beispiel 3: Auslaufender befristeter Vertrag

• Über die Workflow | Aufgaben-Funktion wird drei Monate vor Vertragsende automatisch eine Aufgabe an HR und an die Führungskraft erzeugt.
• Ein neuer Vertrag kann über Dokument | Docform aus einer Vorlage generiert werden.
• Die qualifizierte elektronische Signatur erfolgt über die Integration inSign, das signierte Dokument wird automatisch revisionssicher in der Personalakte abgelegt.

Alle drei Beispiele sind konfigurierbar, nicht vorgefertigt. Welcher Workflow konkret entsteht, hängt von der bestehenden HR-Organisation, von den Payroll-Systemen und von den Compliance-Vorgaben des Unternehmens ab.

Was sind die nächsten Schritte für Arbeitgeber?

Bis zum 01.01.2027 bleibt für eine saubere Umstellung weniger Zeit, als der Kalender suggeriert. Eine digitale Entgeltakte ist kein Plug-and-Play-Produkt. Sie ist ein Projekt mit HR, IT, Datenschutz, Betriebsrat und gegebenenfalls externen Dienstleistern.

Drei konkrete Schritte, die heute schon umsetzbar sind:

• Reifegradanalyse durchführen: Welche Unterlagen aus § 8 Abs. 2 BVV liegen heute bereits elektronisch vor, welche nicht?
• Befreiungsstatus prüfen: Besteht aktuell eine Befreiung nach § 8 Abs. 3 Satz 2 BVV? Diese läuft zwingend am 31.12.2026 aus.
• Plattformentscheidung treffen: Datenfundament, KI-Ansatz und Integrationen vom Ende her denken. Was heute investiert wird, muss morgen noch tragen.

Wer hier in der Planung schon das Fundament richtig setzt, baut nicht zweimal. Wer es überspringt, baut zweimal.