Wie lange musst du Unterlagen aufbewahren?
Buchungsbelege, zum Beispiel Rechnungen, musst du acht Jahre aufbewahren. Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse zehn Jahre, Handels- und Geschäftsbriefe sechs Jahre. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist.
Die Fristen stehen in § 147 der Abgabenordnung (AO), in § 257 des Handelsgesetzbuchs (HGB) und, für Rechnungen, in § 14b des Umsatzsteuergesetzes (UStG). Dieser Beitrag nennt zu jeder Zahl die Fundstelle, zeigt, was du 2026 löschen darfst, und erklärt, was die E-Rechnung ändert. Stand: 27.10.2026.
Welche Aufbewahrungsfristen gelten in Deutschland?
| Unterlage | Frist | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanz | 10 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 1 und Abs. 3 AO, § 257 Abs. 1 Nr. 1 und Abs. 4 HGB |
| Buchungsbelege, zum Beispiel Rechnungen | 8 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 4 und Abs. 3 AO, § 257 Abs. 1 Nr. 4 und Abs. 4 HGB, für Rechnungen § 14b Abs. 1 UStG |
| Handels- und Geschäftsbriefe, empfangen und abgesandt | 6 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 2, 3 und Abs. 3 AO, § 257 Abs. 1 Nr. 2, 3 und Abs. 4 HGB |
| Sonstige Unterlagen, die für die Besteuerung bedeutsam sind | 6 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 5 und Abs. 3 AO |
| Quellen: § 147 AO, § 257 HGB und § 14b UStG im Wortlaut auf gesetze-im-internet.de, gelesen am 27.10.2026. Allgemeine Übersicht, keine Rechtsberatung. | ||
Wann die Frist beginnt: Sie beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist oder der Brief empfangen oder abgesandt wurde (§ 147 Abs. 4 AO, § 257 Abs. 5 HGB). Ein Beleg vom März 2026 ist danach bis Ende 2034 aufzubewahren.
Wann die Frist nicht abläuft: Sie läuft nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern bedeutsam sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (§ 147 Abs. 3 AO). Gelöscht wird erst, wenn beides abgelaufen ist.
Was sich 2025 geändert hat: Für Buchungsbelege gelten seit dem 1. Januar 2025 acht statt zehn Jahre. Die kürzere Frist gilt auch für Unterlagen, deren alte Frist am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war (Art. 97 § 19a EGAO, für Rechnungen § 27 Abs. 40 UStG). Für Banken, Versicherungen und Wertpapierinstitute bleiben es bei Buchungsbelegen zehn Jahre (§ 257 Abs. 4 HGB).
Lieferscheine: Lieferscheine, die keine Buchungsbelege sind, musst du nur bis zum Erhalt oder Versand der Rechnung aufbewahren (§ 147 Abs. 3 AO).
Elektronisch aufbewahren: Das ist erlaubt, wenn es den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht. Die Wiedergabe muss mit Briefen und Belegen bildlich übereinstimmen und während der ganzen Frist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar sein (§ 147 Abs. 2 AO, § 257 Abs. 3 HGB). Jahresabschlüsse und die Eröffnungsbilanz sind davon ausgenommen.
Stand: 27.10.2026. Sonderfälle klärst du mit deiner Steuerberatung.
Was kannst du im Jahr 2026 löschen?
Wann eine Frist endet, rechnest du so: Ende des Entstehungsjahres plus Aufbewahrungsdauer. Ein Dokument aus 2017 mit acht Jahren Frist ist am 31. Dezember 2025 abgelaufen und darf ab dem 1. Januar 2026 gelöscht werden. Wichtig ist nur das Jahr, nicht das genaue Datum. Bei Büchern und Jahresabschlüssen zählt das Jahr der letzten Eintragung beziehungsweise der Aufstellung (§ 147 Abs. 4 AO).
Im Jahr 2026 sind danach zur Löschung frei, sofern keine Ausnahme greift:
Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse und Lageberichte (zehn Jahre): aus dem Jahr 2015 und früher.
Buchungsbelege, zum Beispiel Rechnungen (acht Jahre): aus dem Jahr 2017 und früher.
Handels- und Geschäftsbriefe und sonstige steuerlich bedeutsame Unterlagen (sechs Jahre): aus dem Jahr 2019 und früher.
Jedes Jahr rückt diese Grenze um ein Jahr vor. Für Banken, Versicherungen und Wertpapierinstitute gelten bei Buchungsbelegen zehn Jahre, also nur Belege aus 2015 und früher.
Wann musst du länger aufbewahren?
Die Aufbewahrungsfrist läuft nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern bedeutsam sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (§ 147 Abs. 3 AO). Prüfe das, bevor du löscht. Bist du unsicher, frag deine Steuerberatung.
Was ändert die E-Rechnung bei der Aufbewahrung?
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ausstellen müssen sie Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr ab dem 1. Januar 2027, alle anderen ab dem 1. Januar 2028 (§ 27 Abs. 38 UStG).
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das sich automatisch verarbeiten lässt (§ 14 Abs. 1 UStG), zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD. Ein PDF, das du per E-Mail verschickst, genügt dafür nicht.
Für die Aufbewahrung heißt das: Aufzubewahren ist der strukturierte Datensatz, unverändert und acht Jahre lang (§ 14b UStG). Über die ganze Frist müssen Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit gewährleistet sein (§ 14 Abs. 3 UStG). Bei einer ZUGFeRD-Rechnung führt der strukturierte Teil, nicht das PDF-Bild.
Aufbewahrungsfrist und Verjährung: Wo liegt der Unterschied?
Die Aufbewahrungsfrist sagt, wie lange du ein Dokument behalten musst. Die Verjährung sagt, wie lange du eine Forderung noch durchsetzen kannst. Beides läuft unabhängig voneinander.
Für Forderungen aus Rechnungen gilt in der Regel die regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren (§ 195 BGB). Sie beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und du von den Umständen und vom Schuldner Kenntnis hattest oder ohne grobe Fahrlässigkeit hättest haben müssen (§ 199 Abs. 1 BGB). Ist eine Forderung 2026 entstanden und kennst du Schuldner und Umstände, verjährt sie mit Ablauf des 31. Dezember 2029. Die Rechnung selbst bewahrst du acht Jahre auf, bis Ende 2034.
Für andere Ansprüche gelten teils andere Fristen. Das klärst du im Einzelfall mit einer Rechtsberatung.
Wie hilft ein Dokumentenmanagementsystem?
Am einfachsten setzt du die Aufbewahrungspflicht mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) um. Ein DMS mit revisionssicherem Archiv kann am Dokumententyp erkennen, bis wann ein Dokument aufbewahrt werden muss. Ist das Fristende erreicht, lässt du das Dokument automatisch löschen oder dir zur Kontrolle anzeigen. Anschließend entscheidest du mit einem Klick, ob es im System bleibt oder entfernt wird.
Eine Möglichkeit bietet agorum core mit dem basic archive. Die Grundversion der Archivsoftware ist schon in der kostenlosen open-Version enthalten. Weitere Automatisierungsmöglichkeiten und die Prüfung der Software durch einen Wirtschaftsprüfer enthält die pro-Version. Gerne beraten wir dich dazu in einer unverbindlichen Online-Demo.
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FAQ Häufige Fragen zu Aufbewahrungsfristen
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Welche Unterlagen muss ich zehn Jahre aufbewahren?
Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte und die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen (§ 147 Abs. 1 Nr. 1 und Abs. 3 AO, § 257 Abs. 1 Nr. 1 und Abs. 4 HGB).
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Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?
Acht Jahre. Das gilt für eingegangene Rechnungen und für Doppel der ausgestellten Rechnungen (§ 14b Abs. 1 UStG). Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.
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Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist?
Mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist, der Brief empfangen oder abgesandt wurde oder der Abschluss aufgestellt wurde (§ 147 Abs. 4 AO, § 257 Abs. 5 HGB). Ein Beleg vom März 2026 ist danach bis Ende 2034 aufzubewahren, wenn die Frist acht Jahre beträgt.
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Was gilt für Lieferscheine?
Lieferscheine, die keine Buchungsbelege sind, musst du nur bis zum Erhalt oder Versand der Rechnung aufbewahren (§ 147 Abs. 3 AO). Dient ein Lieferschein als Buchungsbeleg, gilt die Frist für Buchungsbelege.
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Muss ich E-Rechnungen als Datensatz aufbewahren oder reicht das PDF?
Maßgeblich ist der strukturierte Datensatz. Er muss unverändert und über die ganze Frist von acht Jahren lesbar aufbewahrt werden (§ 14b UStG). Bei einer ZUGFeRD-Rechnung führt der strukturierte Teil, nicht das PDF-Bild.
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Gelten für Banken und Versicherungen andere Fristen?
Ja. Für Kreditinstitute, Versicherer und Wertpapierinstitute bleiben es bei Buchungsbelegen zehn Jahre (§ 257 Abs. 4 HGB).
