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Wie viele Informationen verschimmeln in Ihrem Archiv?
Die Akten, die Sie gesetzlich archivieren müssen, drucken Sie alle aus und heften Sie in Ordner? Die wertvollen Informationen daraus finden Sie dann allerdings nie wieder? Und am Ende sind Sie sich doch nicht sicher, ob alle Vorgaben erfüllt sind?
Vergessen Sie Ihre Informationen nicht im Keller, sondern nutzen Sie dieses Potential. Die gesetzlichen Auflagen erfüllen Sie ganz nebenbei.
Ihr Archiv ist mehr als eine Abstellkammer
Dank DSGVO und gesetzlichen Auflagen zur Revisionssicherheit sind Sie ständig damit beschäftigt, Ihre Dokumente ordnungsgemäß zu archivieren? Das kostet Sie nicht nur Zeit und Nerven, sondern nimmt im Aktenschrank auch jede Menge Platz weg. Den Schatz hinter den Ordnerdeckeln übersehen Sie einfach.
Wie klingt es, Dokumente in Zukunft unkompliziert und übersichtlich abzulegen? Ihre Akten sind mit wenigen Klicks am richtigen Ort und die kostbaren Informationen daraus können Sie ganz einfach nutzen. Wie von allein erfüllen Sie gleichzeitig alle gesetzlichen Richtlinien.
Sie archivieren einfach
Wir kennen Ihr Problem. Dokumente revisionssicher abzuspeichern stellte auch uns regelmäßig vor eine Herausforderung.
Um uns die Arbeit leichter zu machen, entwickelten wir das basic archive.
Sortieren Sie Ihre Dokumente per Drag & Drop in die automatisch erzeugte übersichtliche Ordnerstruktur ein. Den Dokumententyp und die passenden Metadaten können Sie über das erscheinende Auswahlfenster direkt eingeben. Mit diesem Vorgehen finden Sie Ihre Dokumente später nicht nur leichter, sondern schaffen zusätzlichen einen Mehrwert an Informationen.
Ihre persönliche Abfrage
Welche Metadaten für welchen Dokumententyp gespeichert werden, können Sie selbst bestimmen. Erfassen Sie genau die Informationen, die für Ihr Unternehmen wichtig sind. Ohne komplizierten Umweg können Sie Ihre persönlichen Templates erstellen. Nach einmaliger Konfiguration werden die erforderlichen Daten automatisch bei jedem neuen Dokument abgefragt.
Informationsvorsprung für Ihr Unternehmen
Damit die wertvollen Informationen aus Ihren archivierten Dokumenten nicht ungenutzt verstauben, arbeitet das basic archive eng mit dem information center zusammen. Mit der Stichwortsuche finden Sie immer genau die Informationen, die Sie gerade brauchen.
Um Ihnen die Suche zu erleichtern, sind bereits einige Filter auf die Funktionen des basic archive angepasst.
Wenn Sie auf dem neusten Stand bleiben wollen, lassen Sie sich über neue Dokumente jederzeit benachrichtigen. Zusätzlich können Sie für archivierte Dokumente eine Wiedervorlage einrichten. Schließen Sie zum Beispiel einen neuen Mobilfunkvertrag ab, werden Sie automatisch vor Ablauf der Kündigungsfrist daran erinnert.
Revisions- und DSGVO-sicher
Die Auflagen zur Revisionssicherheit halten Sie nebenbei auch noch ein. Mit einem Mausklick können Sie ihre Dokumente für den gewünschten Zeitraum auf revisionssicher setzen. Legen Sie also eine Rechnung im Archiv ab, können Sie diese für zehn Jahre als unlöschbar markieren. Bis zum Ende dieser Frist kann niemand das Dokument aus dem System entfernen. Nach Ablauf der zehn Jahre werden Sie daran erinnert, dass die Rechnung jetzt nicht mehr aufbewahrt werden muss.
Auch DSGVO-konformes Archivieren ist für Sie in Zukunft kein Problem mehr. Personenbezogene Daten markieren Sie und können diese automatisch löschen lassen, sobald sie nicht mehr benötigt werden.
Sie machen mehr aus Ihrem Archiv
Mit dem agorum core basic archive archivieren Sie schnell, einfach und revisionssicher. Sie lassen Ihre Informationen nicht mehr in der Abstellkammer verstauben, sondern holen das Beste für Ihr Unternehmen raus.
Dafür müssen Sie nicht einmal viel Geld in die Hand nehmen: das basic archive ist mit vollem Umfang bereits in der open-Version von agorum core enthalten.