Ihr Archiv ist mehr als eine Abstellkammer

Nutzen Sie das ganze Potenzial der Informationen Ihrer archivierten Dokumente. Die gesetzlichen Vorgaben zur Revisionssicherheit erfüllen Sie ganz nebenbei.

basic archive

Auf Knopfdruck revisionssicher archivieren

Ablage per Drag & Drop

Sortieren Sie Ihre Dokumente per Drag & Drop in die automatisch erzeugte Ordnerstruktur ein oder konfigurieren Sie automatische Prozesse für die Ablage. Den Dokumententyp und die passenden Metadaten können Sie über das erscheinende Auswahlfenster direkt eingeben. Mit diesem Vorgehen finden Sie Ihre Dokumente später nicht nur leichter, sondern schaffen zusätzlich einen Mehrwert an Informationen.

Individualisierte Abfrage

Welche Metadaten für welchen Dokumententyp gespeichert werden, können Sie selbst bestimmen. Erfassen Sie genau die Informationen, die für Ihr Unternehmen wichtig sind. Ohne komplizierten Umweg können Sie Ihre persönlichen Templates erstellen. Nach einmaliger Konfiguration werden die erforderlichen Daten automatisch bei jedem neuen Dokument abgefragt. Außerdem erben neu abgelegte Dateien Metadaten von dem Verzeichnis, in dem sie abgelegt sind. 

Schneller Zugriff auf Ihr Archiv

Damit die wertvollen Informationen aus Ihren archivierten Dokumenten nicht ungenutzt verstauben, sind alle Dateien per Stichwortsuche auf Knopfdruck auffindbar. Um Ihnen die Suche zu erleichtern, können Sie die Ergebnisse mit verschiedenen Filtern nach Kunden, Datum oder weiteren Eigenschaften sortieren. 

Zusätzlich können Sie für archivierte Dokumente eine Wiedervorlage einrichten. Schließen Sie zum Beispiel einen neuen Mobilfunkvertrag ab, werden Sie automatisch vor Ablauf der Kündigungsfrist daran erinnert.

Revisions- und DSGVO-sicher

Gesetzliche Auflagen setzen Sie quasi nebenbei um. Mit einem Mausklick markieren Sie ihre Dokumente für den gewünschten Zeitraum als revisionssicher. Bis zum Ende der festgelegten Aufbewahrungsfrist kann niemand die Datei aus dem System entfernen. Nach Ablauf der Frist werden Sie daran erinnert, dass das Dokument jetzt nicht mehr gespeichert werden muss.

Auch DSGVO-konformes Archivieren ist für Sie in Zukunft kein Problem mehr. Personenbezogene Daten markieren Sie und lassen diese automatisch löschen, sobald sie nicht mehr benötigt werden.

Sie machen mehr aus Ihrem Archiv

Mit dem agorum core basic archive archivieren Sie schnell, einfach und revisionssicher. Sie lassen Ihre Informationen nicht mehr in der Abstellkammer verstauben, sondern holen das Beste für Ihr Unternehmen raus.

Dafür müssen Sie nicht einmal viel Geld in die Hand nehmen: das basic archive ist mit vollem Umfang bereits in der open-Version von agorum core enthalten.