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In 3 Schritten erfolgreich ein Dokumentenmanagement-System einführen

Dokumentenmanagement einführen agorum core

Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) einführen heißt bei agorum Software: 1. Online-Demo, 2. Workshop, 3. Agile Umsetzung. Vorab sprechen Sie mit unseren Kundenberatern und schildern, wonach Sie suchen. Wir hören ganz genau zu. Danach stellen wir Ihnen vor, wie diese Aufgabenstellung über unser DMS agorum core abgebildet werden kann. Die Umsetzung erfolgt nach der agilen Methode. Diese drei Schritte beschreiben wir in diesem Beitrag.

Dokumentenmanagement einführen: Alle guten Dinge sind 3

Die Vorgehensweise hat sich bewährt, und der Ablauf ist wie folgt: Interessenten sprechen zuerst mit unseren technischen Kundenberatern und schildern ihnen, was genau ihr Anliegen ist. Häufige Themen sind zum Beispiel digitalisierte Rechnungsprozesse, Vertragsverwaltung, Personalakten oder die revisionssichere Archivierung. Unsere Kollegen fragen auch, ob branchenspezifische Anbindungen erforderlich sind. Das kommt zum Beispiel bei Unternehmen aus der Mineralölbranche, dem Bauwesen oder bei Patentanwaltskanzleien zum Tragen, um nur wenige zu nennen. All diese Informationen bilden die Grundlage für die nachfolgende Online-Demo. Los geht´s.

1. Online-Demo

Im Rahmen einer Online-Demo gehen wir genau auf Ihre Aufgabenstellungen ein. Unsere DMS-Experten zeigen Ihnen live und in Farbe, wie die Lösung in unserem DMS agorum core aussehen könnte. Ihre Fragen werden direkt beantwortet, und wir nehmen uns bis zu zwei Stunden Zeit für Sie. Sollten danach immer noch Themen offen sein, vereinbaren wir einen Folgetermin.

Wir empfehlen, dass alle relevanten Mitarbeiter an der Online-Demo teilnehmen. Also Anwender aus der IT- Abteilung genauso wie zum Beispiel aus der Fachabteilung oder der Buchhaltung. Im Idealfall sind auch Entscheider und / oder die Geschäftsführung dabei.

Nach der Online-Demo haben wir erste Parameter, um eine Kostenschätzung über die Lizenzen oder die Nutzung in der Cloud geben zu können. Um die Aufwände für die Dienstleistungen beziffern zu können, müssen wir gemeinsam mit Ihnen in die tiefere Ausarbeitung gehen. Das Ganze findet in einem gemeinsam Workshop statt, in dem wir Userstories und Workflows im Detail ausarbeiten.

2. Workshop

In einem kostenpflichtigen Workshop erarbeiten wir gemeinsam mit Ihnen die Workflows und Userstories. Damit wir gut vorbereitet in den Termin gehen können, benötigen wir Ihre Mithilfe. Dafür haben wir einen Workshop-Vorbereitungskurs konzipiert, der Sie Schritt für Schritt durch die Themen führt. Die Ergebnisse können Sie ganz komfortabel online an uns übermitteln. Diese bilden auch die Grundlage für die Vorbereitungen unserer Projektleiter.

Indra Cloet
Indra Cloet | Projektleiterin agorum Software
Vorbereitung ist die halbe Miete

Ein Workshop dauert meist einen Tag und erfordert sowohl von unseren Kunden als auch von uns eine gute Vorbereitung. Wir setzen uns intensiv mit Ihren Prozessen im Unternehmen auseinander.

3. Agile Umsetzung

Damit wir und Sie uns auf sich ändernde Anforderungen einstellen können, arbeiten wir nach der agilen Methode. Sie ist in der Softwareentwicklung heute weit verbreitet. Das bedeutet, das große Ziel, z. B. der digitale Rechnungseingang wird in ganz viele kleine Sequenzen, sogenannten Sprints eingeteilt. Diese werden programmiert und von Keyusern in ihrem Unternehmen getestet. Deren Feedback fließt in die Entwicklung ein, und dadurch entsteht Software, die genau den Prozessen in Ihrem Unternehmen entspricht. Dieser Prozess wiederholt sich so lange, bis das große Ziel erreicht ist.

Das Testen von Software will gelernt sein, und vor allem Keyuser, die nicht aus der IT-Abteilung sind, empfehlen wir die vorbereitende Keyuser-Schulung. Hier lernen diese, was es alles zu beachten gilt und wie die Tests optimal durchgeführt werden.

In diesem Blogbeitrag haben wir sowohl die agile Umsetzung als auch strategische Aspekte in die Tiefe beschrieben.

Lernen Sie das Dokumentenmanagement-System agorum core kennen

Unternehmen, die die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems planen, sind herzlich zu einer Online-Demo eingeladen. In der Software stecken über 20 Jahre Erfahrung und Entwicklung, und sie basiert auf Open-Source-Technologie. Für Sie als Kunde bedeutet das digitale Unabhängigkeit. Wir freuen uns über Ihre Anfrage. Unsere Kundenberater setzen sich schnellst möglich mit Ihnen in Verbindung.

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