Digitale Archivierung zählt zu den häufigsten Gründen, warum Unternehmen ein DMS/ECM einsetzen. Denn dort wird Wissen nicht nur archiviert, sondern für User nutzbar gemacht. Die Technik dahinter machts möglich: Kluge Ablagestrukturen, Texterkennung durch den ORC und Verschlagwortung ermöglichen, dass die Daten auch schnell gefunden werden. Die digitale Archivierung und Bereitstellung von Informationen ist die Kernfunktion des DMS/ECM agorum core, das wir Ihnen in diesem Beitrag anschaulich vorstellen.
Zunächst: Was sagt der Gesetzgeber?
Der Gesetzgeber hat in diversen Vorschriften wie GDPdU, GoB, GoBS etc. die Grundsätze der revisionssicheren Archivierung definiert. Die folgenden 10 Merksätze stammen vom VOI (Verband Organisations- und Informationssysteme):
- Jedes Dokument muss gemäß seiner gesetzlichen und betrieblichen Anforderungen aufbewahrt werden.
- Es darf kein Dokument auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen.
- Jedes Dokument muss unveränderbar archiviert werden.
- Alle ändernden Aktionen im elektronischen Archivsystem müssen nachvollziehbar protokolliert werden.
- Jedes Dokument muss eindeutig gefunden und reproduziert werden können.
- Jedes Dokument muss zeitnah wiedergefunden werden können.
- Jedes Dokument darf nur von berechtigten Benutzern eingesehen werden.
- Jedes Dokument darf erst nach seiner Aufbewahrungsfrist vernichtet werden.
- Die Anforderungen dieser Grundsätze müssen über technische Änderungen und Migrationen hinweg sichergestellt werden.
- Die Erfüllung dieser Merksätze muss Dritten dargestellt werden können.
(Quelle: VOI [VOI Verband Organisations- und Informationssysteme])
Digitale Archivierung, aber bitte mit System
Warum? Bei der digitalen Archivierung muss zwischen diesen beiden Arten unterschieden werden:
1. Reine Datenarchivierung
Bei der reinen Datenarchivierung werden die Informationen ganz simpel auf ein Speichermedium gezogen und “weggepackt”. Sucht ein Anwender innerhalb der Terabytes ein bestimmtes Dokument, muss er viel Zeit mitbringen. Stellen wir uns diese Vorgehensweise in einem Unternehmen vor, wo zum Beispiel ein neuer Mitarbeiter einen Prüfbericht aus dem Jahr 2018 sucht, dann wird klar, dass die reine Archivierung für Unternehmen keinen Sinn macht.
2. Daten archivieren und bereitstellen
So gehts richtig: Das DMS/ECM agorum core wird so konfiguriert, dass die Ablagestrukturen Ihren Unternehmensprozessen entsprechen. Sie können es sich wie ein Gerüst vorstellen, bei dem es unterschiedliche Etagen und Eingänge gibt. Sprich, auf welchem Stockwerk muss ein Prüfbericht abgelegt werden oder wo eine E-Mail. Bewerbungen nehmen einen anderen Eingang als Lieferscheine.
Für die Bereitstellung von Informationen müssen die Daten ausgelesen werden. Das passiert durch die OCR-Texterkennung. Hier durchlaufen die Daten eine Art Schleuse, die Inhalte scannt. Durchläuft zum Beispiel der Prüfbericht aus 2018 den OCR, weiß das System, wo er abgelegt werden muss. Der neue Mitarbeiter kann dann im DMS nach “Prüfbericht 2018” suchen und wird schnell fündig. Die OCR-Erkennung haben wir in diesem Beitrag ausführlich beschrieben.
Ausnahmen bestätigen die Regel
Bei der digitalen Archivierung gelten die oben beschriebenen 10 Grundsätze. Aber keine Regel ohne Ausnahme. Das trifft vor allem für die Kommunikation via E-Mail zu, genauer für E-Mails im Rahmen von Bewerbungsprozessen und private E-Mails von Mitarbeitern. Hier müssen folgende Punkte beachtet werden:
Welche E-Mails dürfen nicht archiviert werden?
1. Private E-Mails von Mitarbeitern
Voller Stolz die Bilder von der Taufe an die Kollegin geschickt oder vielleicht weniger stolz den Steuerbescheid an den Ehemann. Wie E-Mails im System eines Unternehmens verarbeitet werden, regelt der Gesetzgeber ganz klar: Es dürfen keine privaten, personenbezogenen Daten verarbeitet und archiviert werden. Aber genau das passiert mit jedem Back-up. Deshalb sind Unternehmen gut beraten, wenn sie eine klare Linie fahren und es den Beschäftigten bereits im Arbeitsvertrag untersagen, private E-Mails zu senden und zu empfangen. Kommt es zu einem Streitfall, sind sie mit einer eindeutigen Regelung auf der sicheren Seite. Ganz wichtig, den Mitarbeitern sollte die Vorgehensweise mit Verweis auf die gesetzlichen Vorgaben erklärt werden, damit sie den Zusammenhang verstehen und es nicht als Schikane empfinden.
2. E-Mails, die Bewerbungsverfahren betreffen
Folgendes Szenario: Die Personalerin schickt per E-Mail Bewerbungsunterlagen an den Kollegen aus dem Fachbereich. Der wiederum will sich mit einem weiteren Kollegen dazu abstimmen und schickt wiederum die Unterlagen via E-Mail an ihn. Vielleicht gibt es noch weitere Mitarbeiter, die per E-Mail dazu befragt werden. Defacto sind die sensiblen Bewerbungsunterlagen in mehreren Postfächern und werden mit dem Back-up gespeichert. Diese Vorgehensweise verstößt massiv gegen die gesetzlichen Vorgaben nach DSGVO, wonach personenbezogene Daten von Bewerbern wie beispielsweise Name und Adresse nicht gespeichert werden dürfen. Bewerber haben, was ihre Daten angeht, ein “Recht auf Vergessenwerden”.
Das DMS/ECM agorum core bietet mit seinen Funktionalitäten eine sichere Prozessabbildung von Bewerbungen. Durch klare Berechtigungsregeln und den agorum core dataroom, wo Unterlagen wie in einem Tresor verwaltet werden, sind Unternehmen auf der gesetzeskonformen Seite.
2 Dinge liegen uns noch am Herzen
Für die revisionssichere Archivierung reicht ein DMS/ECM nicht aus. Zusätzlich ist eine Verfahrensdokumentation sowie die Abnahme durch einen Wirtschaftsprüfer erforderlich. Diese Bürokratie scheuen viele, aber sie bleibt leider keinem Unternehmen erspart. Ausführlich haben wir diesen Prozess in diesem Beitrag beschrieben.
Back-up: Im gleichen Atemzug muss auch das Back-up genannt werden. Die beste Datenbank nützt im Ernstfall nichts, wenn kein redundantes Sicherheitskonzept installiert ist. Lesen Sie hierzu unseren Beitrag mit unserem Geschäftsführer Oliver Schulze.
Wir beraten Sie gerne
Unser DMS archiviert bei vielen unserer Kunden wie zum Beispiel Patentanwaltskanzleien oder Banken hoch sensible Daten. Genauso geschätzt wird aber die schnelle Bereitstellung. Damit alle immer das finden, wonach sie suchen.
Sie sind herzlich eingelden
Unternehmen, die für das Thema “Digitale Archivierung” eine professionelle Lösung suchen, sind herzlich zu einer Online-Demo eingeladen. Unsere Experten zeigen Ihnen, welche Möglichkeiten unser System bietet – zugeschnitten auf Ihre Anforderungen. Wir freuen uns über Ihre Anfrage. Hier.
