Suchen Sie eine effektive Lösung, um die Menge an Daten in Ihrem Unternehmen zu verwalten und zu organisieren? Digitale Archivierung ist die Antwort. Sie hilft Unternehmen, Informationen nicht nur zu archivieren, sondern auch für Benutzer zugänglich zu machen. Im Mittelpunkt dieser Technologie stehen intelligente Ablagestrukturen, Texterkennung durch OCR und Verschlagwortung. All diese Funktionen sorgen dafür, dass Daten schnell gefunden werden können. In diesem Beitrag stellen wir Ihnen das DMS/ECM agorum core vor: ein Instrument, das die digitale Archivierung und Bereitstellung von Informationen perfektioniert hat.

Der Gesetzgeber hat in diversen Vorschriften wie GDPdU, GoB, GoBS etc. die Grundsätze der revisionssicheren Archivierung definiert. Die folgenden 10 Merksätze stammen vom VOI (Verband Organisations- und Informationssysteme):

1. Jedes Dokument muss gemäß seiner gesetzlichen und betrieblichen Anforderungen aufbewahrt werden.
2. Es darf kein Dokument auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen.
3. Jedes Dokument muss unveränderbar archiviert werden.
4. Alle ändernden Aktionen im elektronischen Archivsystem müssen nachvollziehbar protokolliert werden.
5. Jedes Dokument muss eindeutig gefunden und reproduziert werden können.
6. Jedes Dokument muss zeitnah wiedergefunden werden können.
7. Jedes Dokument darf nur von berechtigten Benutzern eingesehen werden.
8. Jedes Dokument darf erst nach seiner Aufbewahrungsfrist vernichtet werden.
9. Die Anforderungen dieser Grundsätze müssen über technische Änderungen und Migrationen hinweg sichergestellt werden.
10. Die Erfüllung dieser Merksätze muss Dritten dargestellt werden können.

Quelle: VOI [Verband Organisations- und Informationssysteme)

Diese Merksätze sollten bei der Umsetzung der digitalen Archivierung in einem Unternehmen stets beachtet werden.

Die effektive Umsetzung der digitalen Archivierung ist ein zweiteiliger Prozess. Erstens die reine Daten­archivierung, bei der Informationen auf ein Speichermedium gezogen und "weggepackt" werden. Zweitens die Bereit­stellung der Daten, bei dem die abgespeicherten Informationen ausgelesen und zu­gänglich gemacht werden.

Bei der digitalen Archivierung muss zwischen diesen beiden Arten unter­schieden werden:

Bei der reinen Datenarchivierung werden die Informationen ganz simpel auf ein Speichermedium gezogen und "weggepackt". Sucht ein Anwender innerhalb der Terabytes ein bestimmtes Dokument, muss er viel Zeit mitbringen. Stellen wir uns diese Vorgehensweise in einem Unternehmen vor, in dem zum Beispiel ein neuer Mitarbeiter einen Prüfbericht aus dem Jahr 2018 sucht. Schnell wird klar, dass die reine Archivierung für Unternehmen keinen Sinn macht.

So gehts richtig: Das DMS/ECM agorum core wird so konfiguriert, dass die Ablagestrukturen Ihren Unternehmensprozessen entsprechen. Sie können es sich wie ein Gerüst vorstellen, bei dem es unterschiedliche Etagen und Eingänge gibt. Sprich, auf welchem Stockwerk muss ein Prüfbericht abgelegt werden oder wo eine E-Mail. Bewerbungen nehmen einen anderen Eingang als Lieferscheine.

Für die Bereitstellung von Informationen müssen die Daten ausgelesen werden. Das passiert durch die OCR-Texterkennung. Hier durchlaufen die Daten eine Art Schleuse, die Inhalte scannt. Durchläuft zum Beispiel der Prüfbericht aus 2018 die OCR-Texterkennung, weiß das System, wo er abgelegt werden muss. Der neue Mitarbeiter kann dann im DMS nach "Prüfbericht 2018" suchen und wird schnell fündig. Die OCR-Erkennung haben wir in diesem Beitrag ausführlich beschrieben.

Es gibt jedoch Ausnahmen bei der digitalen Archivierung, insbesondere im Umgang mit E-Mails.

Für E-Mails im Rahmen von Bewerbungsprozessen und private E-Mails von Mitarbeitern gelten spezielle Regeln. Private E-Mails von Mitarbeitern und solche, die Bewerbungsverfahren betreffen, dürfen beispielsweise nicht archiviert werden.

Das DMS/ECM agorum core bietet dabei eine sichere Lösung. Mit klaren Berechtigungsregeln und dem agorum core dataroom, in dem Unterlagen sicher verwaltet werden, bleiben Sie stets im Einklang mit den gesetzlichen Anforderungen.

Die digitale Archivierung ist ein wesentlicher Bestandteil eines jeden Unternehmens. Wenn sie korrekt umgesetzt wird, kann sie die Effizienz und Produktivität erheblich steigern. Mit dem richtigen System und einer klaren Strukturierung der Daten wird die Datenarchivierung und -bereitstellung zu einem nahtlosen Prozess. Bleiben Sie immer auf dem neuesten Stand und nutzen Sie die Vorteile der digitalen Archivierung für Ihr Unternehmen.

1. Private E-Mails von Mitarbeitern

Voller Stolz die Bilder von der Taufe an die Kollegin geschickt oder vielleicht weniger stolz den Steuerbescheid an den Ehemann. Wie E-Mails im System eines Unternehmens verarbeitet werden, regelt der Gesetzgeber ganz klar: Es dürfen keine privaten, personenbezogenen Daten verarbeitet und archiviert werden. Aber genau das passiert mit jedem Backup.

Deshalb sind Unternehmen gut beraten, wenn sie eine klare Linie fahren und es den Beschäftigten bereits im Arbeitsvertrag untersagen, private E-Mails zu senden und zu empfangen. Kommt es zu einem Streitfall, sind sie mit einer eindeutigen Regelung auf der sicheren Seite. Ganz wichtig, den Mitarbeitern sollte die Vorgehensweise mit Verweis auf die gesetzlichen Vorgaben erklärt werden, damit sie den Zusammenhang verstehen und es nicht als Schikane empfinden.

2. E-Mails, die Bewerbungsverfahren betreffen

Folgendes Szenario: Die Personalerin schickt per E-Mail Bewerbungs­unterlagen an den Kollegen aus dem Fachbereich. Der wiederum will sich mit einem weiteren Kollegen dazu abstimmen und schickt wiederum die Unterlagen via E-Mail an ihn. Vielleicht gibt es noch weitere Mitarbeiter, die per E-Mail dazu befragt werden. Defacto sind die sensiblen Bewerbungs­unterlagen in mehreren Postfächern und werden mit dem Backup gespeichert. Diese Vorgehensweise verstößt massiv gegen die gesetzlichen Vorgaben nach DSGVO, wonach personenbezogene Daten von Bewerbern wie beispiels­weise Name und Adresse nicht gespeichert werden dürfen. Bewerber haben, was ihre Daten angeht, ein "Recht auf Vergessenwerden".

Das DMS/ECM agorum core bietet mit seinen Funktionalitäten eine sichere Prozess­abbildung von Bewerbungen. Durch klare Berechtigungs­regeln und den agorum core dataroom, in dem Unterlagen wie in einem Tresor verwaltet werden, sind Unternehmen auf der gesetzes­konformen Seite.