E-Mails sind heutzutage die wichtigste Kommunikationsform im Berufsalltag
Über zahlreiche Branchen hinweg. Laut einer repräsentativen Umfrage erhalten Berufstätige durchschnittlich 26 E-Mails pro Arbeitstag – Tendenz steigend. Umso wichtiger wird es, diese E-Mails auch langfristig und revisionssicher zu archivieren. Doch schon heute herrscht rund um das Thema der fachgerechten Aufbewahrung von E-Mails Nachholbedarf. Denn diese läuft in den wenigsten Unternehmen einheitlich oder konform mit den gesetzlichen Richtlinien. Während in einigen Unternehmen jeder Angestellte nach seinem eigenen Ermessen handelt und keinerlei Strukturen vorgegeben bekommt, drucken andere Betriebe jede E-Mail und heften sie ab. In beiden Fällen entstehen intransparente Prozesse, die zwangsläufig zu unwirtschaftlicher Mehrarbeit führen. Einen Gegenentwurf stellt die E-Mail-Archivierung via Software dar.
Was bedeutet E-Mail-Archivierung?
E-Mail-Archivierung beschreibt die digitale Archivierung von E-Mails. An die Stelle von uneinheitlichen Individualentscheidungen tritt eine Software, die die eingegangenen Mails langfristig systematisch speichert und jederzeit abrufbar macht. Dazu landet jede Mail im Archiv auf einem zentralen Server in entsprechend automatisiert zugeordneten Akten. Dabei beachtet eine E-Mail-Archivierung bestehende Verordnungen zum Datenschutz und gesetzliche Richtlinien. Ein wichtiges Detail, denn die Annahme, die Archivierung von E-Mails sei freiwillig, ist ein Irrglaube: Für Unternehmer und Gewerbetreibende ist die Anwendung einer E-Mail-Archivierung gesetzliche Vorschrift.
Gesetzliche Richtlinien: GoBD, HGB und AO
Anbei finden Sie die wichtigsten gesetzlichen Richtlinien und Anforderungen, die Sie im Rahmen Ihrer E-Mail-Archivierung erfüllen müssen. Generell gilt: Nur Abspeichern reicht nicht für eine revisionssichere Archivierung. Auch eine Verfahrensdokumentation und eine Abnahme durch einen Wirtschaftsprüfer sind entscheidende Bestandteile. Weiterführende Informationen finden Sie hier.
- HGB (Handelsgesetzbuch): Jede E-Mail, die Handelsgeschäfte umfasst und die steuerlich relevant ist, muss für fest vorgeschriebene Zeiträume aufbewahrt werden.
- AO (Abgabenordnung): Alle Handels- und Geschäftsbriefe sowie abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe müssen gesondert aufbewahrt werden. Das umfasst auch Inventarlisten.
- GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff): Jede Mail muss unveränderbar archiviert werden. Zudem darf nichts bei der Archivierung verloren gehen und die Mails müssen jederzeit auffindbar sein.
Unternehmen sollten die Einhaltung der E-Mail-Archivierung ernst nehmen. Bei groben Verstößen könnte gar eine Verletzung der Buchführungspflicht unterstellt werden. Diese kann in Deutschland mit bis zu zwei Jahren Haft oder einer Geldstrafe geahndet werden.
Weitere Sonderregeln aus der Praxis
Ein besonderes Augenmerk sollten Unternehmen bei einer E-Mail-Archivierung auf zwei Arten von Mails legen: private E-Mails von Mitarbeitern und Bewerbungsmails. Beide dürfen ausdrücklich nicht archiviert werden. Dies verstößt gegen verschiedene rechtliche Datenschutz-Richtlinien wie die DSGVO, die personenbezogene Daten wie beispielsweise Name und Adresse des Bewerbers schützenswert macht.
Welche Vorteile bietet die Archivierung von E-Mails?
Das Speichern jeder Mail im Archiv auf einem zentralen Server ist mehr als ein Backup. Wenn Sie E-Mails rechtssicher archivieren, entstehen für Ihr Unternehmen zahlreiche Vorteile, die Ihnen im täglichen Arbeiten weiterhelfen. Gerade durch die Kombination mit dem Dokumentenmanagementsystem und die Zuordnung der Daten zu digitalen Akten lassen sich ungeahnte Unternehmensbenefits etablieren.
E-Mail-Archivierung macht Prozesse schneller und transparenter
Findet Ihre E-Mail-Archivierung über ein ECM(Enterprise Content Management)-System statt, werden Prozesse in Ihrem Unternehmen nicht nur schneller, sondern auch transparenter. Statt ein ausgedrucktes E-Mail-Archiv zu durchwühlen oder unübersichtliche Mailordner Klick für Klick mühsam abzusuchen, ermöglicht eine Volltextindexierung die Suche nach Textstellen – auch wenn der Name der Mail unbekannt ist. Bei entsprechender Archivierung werden E-Mails zudem direkt den zugehörigen Kundenfächern zugeordnet. Somit lassen sich übersichtlich alle E-Mails eines Auftrags oder eines Kunden auf einen Blick anzeigen. Ziel ist es, dass Sie sich dank der eingesetzten Software zudem nicht länger mit der Erstellung vom Mailarchiv beschäftigen. Dieses erstellt die Software automatisch im Rahmen des täglichen Arbeitens.
Compliance dank Berechtigungsstrukturen
Berge von ausgedruckten Mails und uneinheitliche Ordnerstrukturen im eigenen Posteingang sind Gift für den unternehmenseigenen Datenschutz und die Compliance. Wählt ein Unternehmen jedoch eine geeignete Software für die E-Mail-Archivierung, wird der Umgang mit jeder Mail einheitlich und rechtskonform. Denn es ist ein Irrglaube, dass E-Mails, die von allen auf einem Unternehmensserver abgelegt werden, auch von allen eingesehen werden können. Berechtigungsstrukturen erlauben nur den Zugriff von Kollegen, die dafür auch autorisiert sind. Die E-Mail-Archivierung konform mit der GoBD wird durch Software entscheidend begünstigt. Mailfächer sind zudem nicht plötzlich voll und fordern Löschung – stattdessen lässt sich jede Mail zeitlich unbegrenzt aufheben. Darüber hinaus ist das Einstellen von Aufbewahrungsfristen möglich. So behält Ihr Unternehmen nur Dokumente, die auch noch relevant für die Wirtschaftsprüfung sind. Verfällt die Frist, löscht sich die Mail automatisch.
Entlastung von Endgeräten
Mit zunehmenden E-Mails und E-Mail-Anhängen wird der Speicherplatz auf Endgeräten von Angestellten knapp. Verstärkt wird dieses Problem je nach Typ des Geräts, etwa bei Surfaces oder Laptops mit geringer Festplattenkapazität. Mit einer E-Mail-Archivierung muss diese Datenmenge nicht länger auf der Festplatte des Geräts gespeichert werden. Greift das ECM-System auf einen zentralen Server zu, ist ein lokales Speichern von Rechnungen und anderen Daten nicht länger nötig. Die Entlastung der Endgeräte schafft nicht nur mehr Überblick, auch die Bearbeitungszeiten jedes einzelnen Arbeitsschrittes werden durch die leerere Festplatte beschleunigt. Statt sich durch die improvisierte Ordnerstruktur zu klicken und auf das Laden der Dateien zu warten, werden Ladezeiten im übersichtlichen zentralen Archiv verringert.
Ortsunabhängiger Zugriff wird erleichtert
Die zentrale Archivierung von E-Mails begünstigt das ortsunabhängige Arbeiten jedes Unternehmens. Denn nicht die eigentliche Arbeit ist für Homeoffice und Co. die große Hürde. Vielmehr ist es die Anforderung, auf alle für den Arbeitsauftrag benötigten Daten für die tägliche Arbeit Zugriff zu haben. Da jede Mail und jeder Anhang an einem zentralen Ort abgelegt ist, gehören Szenarios, in denen Dokumente nicht verfügbar sind, der Vergangenheit an. Verstärkt wird dieser Vorteil durch eine E-Mail-Archivierung in der Cloud: Alle E-Mails, für die der Nutzer die Zugriffsberechtigung hat, können beispielsweise über das Handy bequem von unterwegs aufgerufen werden – egal ob zeitkritisches Tagesgeschäft oder die Recherche einer fünf Jahre alten Rechnung. Fahrten ins Büro für das Durchsuchen von Aktenschränken oder das mühsame Anfragen bei Kollegen wegen einer bestimmten Datei ist mit einer zentralen E-Mail-Archivierung nicht mehr nötig.
Workflows bilden Unternehmensprozesse ab
Mit der Einstellung bestimmter Archivierungsabläufe endet der Benefit nicht am eigenen Schreibtisch. Im Gegenteil: Über erstellte Workflows lässt sich die eigene Unternehmenslogik mit Eingangspost in den digitalen Raum übertragen. Nach ihrer Archivierung soll eine geschäftsrelevante Rechnung zur Sicherheit der Buchhaltung vorgelegt werden? Inventurlisten werden zur Kontrolle an den Einkauf übermittelt, wenn sie archiviert werden? Jeglicher Arbeitsprozess lässt sich mit einer intelligenten E-Mail-Archivierung via ECM-Software digital abbilden und umsetzen. Laufwege, Medienbrüche und uneinheitliche Prozesse, an die zwingende Rückfragen gekoppelt sind, entfallen. Stattdessen wandert die E-Mail fast wie von allein durch den vordefinierten Workflow.
Kundenfächer erleichtern Vertretungen und Einarbeitungen
Durch die Zuordnung von E-Mails zu den passenden Kunden und Projekten entsteht nicht nur ein besserer Überblick und eine bessere Compliance, auch die Projektübergabe wird leichter. Kollegen mit entsprechender Berechtigung können jede Mail zu einem bestimmten Kunden einsehen und sind auskunftsfähig. Ein großer Vorteil gegenüber der Vielzahl von persönlichen Postfächern, in denen der Kollege nur das mitbekommt, wofür er auch CC gesetzt wurde. Eine besondere Erleichterung ist das im Fall von Urlaubsvertretungen und Einarbeitungen, da auch Projekte abseits des eigenen Arbeitens einsehbar und nachvollziehbar werden. Zudem kommt es nicht zu fehlenden Informationen, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt – eine Situation, in der per E-Mail getroffene Absprachen viel Geld kosten können. Rückfragen an die im Urlaub befindlichen Kollegen und Informationslücken, weil Mitarbeiter nicht mehr im Unternehmen sind, gehören der Vergangenheit an.
Welche Nachteile entstehen ohne E-Mail-Archivierung?
Setzt ein Unternehmen auf das Ausdrucken von E-Mails oder die Eigenverantwortung der Mitarbeiter für das jeweilige Postfach, entsteht im Unternehmen nach und nach Chaos. Je länger kein einheitlicher Prozess geschaffen ist, desto schwieriger und langwieriger wird die Recherche jeder einzelnen Auskunft zu jeder per Mail eingegangenen Rechnung. Auch regelmäßig eingehende Dateien wie Lieferscheine oder Inventurlisten werden immer unübersichtlichere und zeitaufwendigere Stolpersteine des täglichen Arbeitens. Denn statt wirtschaftlich mit den Informationen der Dokumente zu arbeiten, muss mühsam das richtige Dokument aus dem eigenen Postfach oder dem Aktenschrank gesucht werden. Besonders schwierig wird es, wenn dann eine dieser Mails gelöscht oder ein ausgedrucktes Dokument nicht mehr auffindbar ist. Die Erfüllung der GoBD ist dann fraglich. Darüber hinaus erschwert eine fehlende E-Mail-Archivierung zahlreiche Aspekte des täglichen Umgangs im Unternehmen: Obwohl mehrere Mitarbeiter an einem Kunden arbeiten, entstehen Informationslücken, sobald die Mail nicht an alle Beteiligten des Projekts verschickt wurde. Ohne E-Mail-Archivierung kann in vielen Fällen nicht auf das permanente CC verzichtet werden: Der Mitarbeiter erhält dutzende Mails am Tag, auch wenn ihn diese im Moment gar nicht interessieren. Auch Urlaubsübergaben und andere Vertretungen werden unnötig verkompliziert. Darüber hinaus wird wertvoller Speicherplatz auf den Arbeitsgeräten der Mitarbeiter für Daten verschwendet, die nur situativ genutzt werden müssen – zulasten der generellen Performance der Technik. Der wichtigste Nachteil ist jedoch die fehlende Rechtskonformität. Im Gegensatz zu vielen Behauptungen im Netz sind Unternehmen immer dazu verpflichtet, geschäftsrelevante E-Mails im elektronischen Original aufzubewahren. Was wie ein kleiner Formfehler klingt, kostet je nach Schwere des Vergehens viel Geld. Die Verletzung der Buchführungspflicht ist kein Kavaliersdelikt.
Was muss ich bei der Wahl der Software für eine E-Mail-Archivierung beachten?
Eine E-Mail-Archivierung entfaltet erst dann all ihre Vorteile, wenn sie an entsprechende DMS- oder ECM-Software gekoppelt ist. Reine Archivierungssoftware lässt schnell Mehrarbeit entstehen, ohne im täglichen Arbeiten Vorteile zu schaffen. Mit einer ECM-basierten Lösung findet die Archivierung nicht nur automatisch statt, auch Features wie Volltextsuche, Berechtigungsstrukturen, Kundenordner und weitere Features stehen für das tägliche Management von E-Mails zur Verfügung. So auch bei einer E-Mail-Archivierung mit agorum core. Die Open-Source-basierte All-in-one-Plattform ermöglicht es Unternehmen nicht nur das E-Mail-Archiv als Nebenprodukt des täglichen Arbeitens automatisch zu erstellen, sondern bietet auch zahlreiche andere Vorteile eines ECM-Systems: Ortsunabhängiges und papierloses Arbeiten, ein digitaler Posteingang und eine Volltextindexierung sind nur drei von vielen Unterstützungen. Außerdem ergänzen andere Produkte wie agorum boost das Portfolio, das den Zugriff auf eine E-Mail-Archivierung in der Cloud mühelos und ortsunabhängig möglich macht.
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