Laut Bitkom arbeitet (Stand Dezember 2020) jeder vierte deutsche Arbeitnehmer im Home Office. Das sind mehr als 10 Millionen Mitarbeiter in Unternehmen. Arbeitsmodelle wie Home Office und mobiles Arbeiten sind in der Masse angekommen. Der Kampf Home Office vs. Büro geht mit klarer Tendenz Richtung Arbeitsplatz zuhause. Die Performance bleibt gewahrt und das Arbeiten im Home Office hat ungeahnte Vorteile. Die zu überwindenden Hürden schrecken einige Unternehmen unnötigerweise ab, da sie meist niedriger sind als anfangs angenommen. Ein passendes Home Office Programm, die nötige Ausstattung am Heimarbeitsplatz und ein unternehmensinterner Digitalisierungsbeauftragter sind Grundvoraussetzungen für einen reibungslosen Umstieg. Im Folgenden klären wir unter anderem darüber auf, welche Vorteile digitale Arbeitslösungen bieten und welche Software sich für das Home Office eignet.

Inhaltsübersicht

Was ist ein digitaler Arbeitsplatz?

Klären wir zunächst auf, was ein digitaler Arbeitsplatz oder auch Digital Workplace ist. Der Digital Workplace ist nach Definition ein Arbeitsplatz, der entsprechende Programme oder Plattformen nutzt, um den Mitarbeitern die benötigten Funktionen für digitale Prozesse zu bieten. Ob der Arbeitsplatz zuhause oder im Büro ist, spielt dabei inhaltlich keine Rolle. Elementar ist die Home-Office Software, die kollaboratives Arbeiten mit den Kollegen, Videokonferenzen und Zugriff auf den Unternehmensserver oder die Firmencloud ermöglicht. Trotzdem gewinnt der Digital Workplace vor allem in Zeiten des Homeoffice an Bedeutung. Vorbei sind die Zeiten, in denen der Mitarbeiter morgens in sein Auto steigt, um zur Firma zu fahren. Stattdessen loggt er sich bequem zuhause an seinem Computer ein und kann sofort mit der Arbeit beginnen. Eine Software ermöglicht ihm hierbei den Zugriff auf das benötigte Arbeitsmaterial – auch von zuhause aus.
Homeoffice Unternehmen

Welche Vorteile bietet Homeoffice

Viele Unternehmen entschieden sich erst im Jahr 2020 für die Einführung von digitalen Arbeitsplätzen. Das liegt vorwiegend daran, dass der Nutzen sich oftmals erst nach der Integration in die bestehenden Prozesse zeigt. Dennoch birgt das Home Office viele Vorteile für Arbeitgeber und -nehmer.

Digitale Transformation mit Homeoffice Tools

Besonders im Homeoffice zählt gutes Dokumentenmanagement zu den Voraussetzungen für einen sauberen Ablauf. Spezielle Software für das Homeoffice, wie ein Dokumentenmanagementsystem (kurz DMS), ermöglicht es dem Team, mithilfe von Tools effizienter miteinander zu kollaborieren. Für eine optimale Organisation verbindet eine Software das Büro kurzerhand mit dem Heimrechner. Die Notwendigkeit einer Homeoffice-Lösung gibt Unternehmen eine gute Gelegenheit, um sich digital zu transformieren und stark für die Zukunft aufzustellen. Auch zum Wohle der Mitarbeiter.

Ein digitaler Arbeitsplatz fördert die Gesundheit

Neben der Arbeitszufriedenheit wird auch die Gesundheit der Mitarbeiter gefördert, wie eine Studie der DAK zeigt. Ein digitaler Arbeitsplatz hilft so dabei, das Stresserleben der Arbeitnehmer um bis zu 29 Prozent zu senken. Die Mehrheit der Befragten fühlt sich nach Angaben zu keinem Zeitpunkt oder nur kaum unter Druck gesetzt.

Bessere Work-Life-Balance durch Arbeiten im Homeoffice

Familie und Beruf lassen sich im Homeoffice leichter miteinander vereinbaren. Dinge, die im Büro nicht möglich sind, sind es im Homeoffice. Beispielsweise könnte ein Mitarbeiter seine Mittagspause mit der Familie verbringen und ist nach Feierabend sofort zuhause. Ein nicht zu unterschätzender Faktor, wenn es darum geht, qualifizierte Fachkräfte zu finden oder bestehende Mitarbeiter zu halten.

Mobile Working für eine nachhaltige Arbeitsweise

Weiterhin steigert Homeoffice die Nachhaltigkeit: Der Weg mit dem Auto zum Büro entfällt. Auch Papier, Druckertinte und anderes Material werden durch die digitale Lösung abgelöst. Während diese Änderungen minimal erscheinen, wirken sie sich in der Gesamtheit stark auf die Ökologie aus.

Homeoffice macht wettbewerbsfähig

Das Homeoffice birgt viele Vorteile für Arbeitgeber und -nehmer. Doch wie sieht es ohne das fortschrittliche Konzept aus? Der offensichtlichste Nachteil ohne Homeoffice Lösungen zeigt sich in Krisensituationen. Kann das Unternehmen nicht schnell reagieren, riskiert es, Arbeitskraft und Relevanz am Markt zu verlieren. Deshalb ist die präventive Einführung von Homeoffice Tools ratsam. Ein weiterer Aspekt ist die Attraktivität des Homeoffice-Angebots für neue Mitarbeiter. Um deren Ansprüche zu erfüllen, reichen eine Klimaanlage im Büro oder ein Wasserspender nicht aus. Dem Arbeitsplatz der Zukunft darf es nicht an Flexibilität fehlen. Das ist nicht nur schädlich für die Suche nach neuen Arbeitnehmern, sondern wirkt sich auch auf potenzielle Kunden aus. Diese erwarten einen Mehrwert, den ein veraltetes Konzept schlichtweg nicht erfüllen kann. Langfristig hat das negative Folgen für die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens. Darüber hinaus eröffnet das Homeoffice auch Chancen in puncto Recruiting: Neue Mitarbeiter, die nicht im Einzugsgebiet eines Unternehmens wohnen, lassen sich adressieren. Durch Homeoffice steht Firmen demnach eine größere Auswahl qualifizierter Mitarbeiter zur Verfügung.

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Homeoffice in bestehende Arbeitsprozesse eingliedern

Sind Unternehmen vom digitalen Arbeitsplatz überzeugt, ist der erste Schritt, dem Team die Kommunikation mithilfe von Software zu ermöglichen. Aber wie können die benötigten Tools in bestehende Prozesse integriert werden? Primär sollte ein Digitalisierungsbeauftragter ernannt werden, der als Experte in der Beratung zu digitalen Maßnahmen zur Verfügung steht. Erfahrung und Expertise dienen im Anschluss nicht nur zur Suche nach den passenden Tools. In erster Linie soll der Beauftragte beratend, als Draht zu den Mitarbeitern, fungieren. Abklärende Gespräche mit ihm helfen dabei, anfängliche Fehlerquellen zu erkennen und in der Folge zu vermeiden. Im Anschluss kann die entsprechende Software in das System implementiert werden. Danach liegt es am Digitalisierungsbeauftragten, die Mitarbeiter mit dem neuen Konzept vertraut zu machen. Schulungen oder spezielle Meetings beseitigen letzte Zweifel und bereiten auf das Homeoffice vor. Anschließend geht es um die richtige Ausstattung. Ein langsamer Laptop etwa schafft Frust. Außerdem mangelt es vielen privaten Rechnern an Sicherheit. Um dafür zu sorgen, dass die Performance nicht schwindet und die Unternehmensdaten gesichert sind, ist eine entsprechende Technik notwendig.

Einen Überblick über wichtige Komponenten im Homeoffice verschafft die folgende Liste.

  • Technik: Ob Laptop oder Rechner, Leistungsstärke und Sicherheitsoptionen sind ein Muss.
  • Monitor(e): Vor allem mit zwei Bildschirmen lassen sich viele Arbeitsprozesse effizienter bearbeiten.
  • Kopfhörer/Headset: Besonders in Meetings soll die volle Aufmerksamkeit den Kollegen gelten. Ein gutes Headset hilft dabei, Ablenkungen zu vermeiden.
  • Büromöbel: Nicht jeder besitzt einen guten Bürostuhl oder -tisch. Ergonomie ist für die Gesundheit der Mitarbeiter ein wichtiger Faktor, auch im Homeoffice.
  • Intuitive Software: Die richtige Verwaltungssoftware bildet den Grundstein und Weiterbildungen für den Umgang ermöglichen produktives Arbeiten. Hierbei ist auch die Sicherheit der Daten ein essenzieller Aspekt.
  • Internet: Eine stabile Internetleitung ist vonnöten.

Mobiles Arbeiten vs. Homeoffice

Homeoffice und mobiles Arbeiten stehen meist im selben Kontext – schließlich beschreiben beide einen digitalen Arbeitsplatz. Der begriffliche Unterschied der Ansätze mobiles Arbeiten und Homeoffice ist jedoch nicht willkürlich:

Der Begriff Mobile Working steht für ortsunabhängiges Arbeiten, Homeoffice für das Arbeiten an einem festgelegten Platz. Während Homeoffice also normalerweise mit einem festen Desktop-PC oder einem Laptop funktioniert, erfordert ein Mobile Office zwingend flexible Technik. In beiden Fällen sind diese Geräte vom Arbeitgeber zu stellen. Per Definition funktioniert mobiles Arbeiten also nicht nur zuhause, sondern auch in der Bahn oder in einem Café. Das Arbeiten ohne festen Arbeitsplatz ermöglicht es Mitarbeitern, zu jeder Zeit auf das System zuzugreifen und überflüssige Warteperioden effektiv ausnutzen. Zum Beispiel indem sie eine wichtige Mail verschicken oder einem Projekt den letzten Schliff verpassen. Gleichzeitig eröffnet es die Möglichkeit, die mobile Arbeit bei Sonnenschein auf der Terrasse oder bei einem Kaffee vom nächstgelegenen Barista zu verrichten. Die Performance bleibt bestehen und die Arbeitszufriedenheit steigt. Dabei muss jedoch die Sicherheit der Unternehmensdaten gewährleistet sein, was sich an einem öffentlichen Ort schwieriger gestaltet als im eigenen Heim. Für diesen Zweck ist es fundamental, ein Programm mit den entsprechenden Sicherheitsoptionen zu nutzen.

Ein weiterer Unterschied, der Homeoffice und mobiles Arbeiten trennt, sind die Einsatzmöglichkeiten. Während Homeoffice stationär abläuft, kann sich ein mobiler Arbeitsplatz zusätzliche Lösungen durch Apps auf Tablets und Smartphones zunutze machen. Das gibt der Möglichkeit, remote zu arbeiten, eine große Bedeutung, wenn es darum geht, die Kollegen zu vernetzen. Beispielsweise können Homeoffice Tools eine Chat-Option beinhalten, die für arbeitsbedingte Zwischenfragen genutzt werden kann. Somit bleibt auch unterwegs der Kontakt innerhalb der verschiedenen Teams bestehen.

Die größten Vorteile des Konzepts „mobiles Arbeiten“:

„Vorteile mobiles Arbeiten“

  • Freiheit beim Arbeiten – an der frischen Luft oder in Bahn und Café
  • schneller Zugriff auch unterwegs
  • in der Regel geringere Kosten für die Ausstattung
  • Arbeitgeber ist nicht für die Sicherheit der privaten Gegenstände haftbar

Welches Home Office Programm ist das beste?

Ob mobiles Arbeiten oder Home Office – alles baut auf der geeigneten Software auf. Es ist gar nicht so einfach, sich bei den bestehenden Lösungen für die richtige zu entscheiden. Generell lassen sich die Software-Arten in drei unterschiedliche Modelle einordnen. Man unterscheidet zwischen

  • Insellösungen
  • individuellen Speziallösungen
  • All-in-one-Lösungen

Insellösungen wirken auf den ersten Blick wie kompetente Systeme. Viele einzelne Tools und Programme sind für die unterschiedlichen Prozesse wie Projektmanagement und Filesharing mit Kollegen zuständig. Diese stellen sich jedoch schnell als Hindernis für das kollaborative Arbeiten heraus. Fehlende Schnittstellen und Medienbrüche gehören dabei zu den wiederkehrenden Ärgernissen. Zusätzlich entstehen durch die mehrfachen Up- und Downloads etliche Versionen des gleichen Dokuments auf unterschiedlichen lokalen Festplatten. Oder ein Kollege arbeitet irrtümlich an einer veralteten Ausgabe des Dokuments. Zusätzlich zu den unzähligen Fehlerquellen steigt infolgedessen die Speicherauslastung und es bilden sich akute Sicherheitsrisiken.

Eine weitere Variante sind speziell entwickelte Einzellösungen. Die Programme werden von Experten genau auf die Bedürfnisse des individuellen Unternehmens zugeschnitten. Obwohl dieser Ansatz die Anforderungen bestmöglich erfüllen soll, zeigen sich seine Schwächen im Home Office unmittelbar: Die oftmals komplexe und kontraintuitive Bedienoberfläche ist über Videochats nur kompliziert zu vermitteln. Das macht es besonders schwierig, neue Mitarbeiter in die Software einzuarbeiten. Gleichzeitig sind diese Programme nur schwer zu erweitern und nahezu unmöglich zu aktualisieren.

Das dritte Modell sind sogenannte All-in-one-Lösungen: standardisierte Enterprise-Content-Management(ECM)-Systeme, die für eine schnelle Abhilfe bei allen Prozessen sorgen sollen. Sie verknüpfen alle Arbeitsprozesse und Tools schlüssig miteinander und stellen die Arbeitsschritte an Dokumenten nachvollziehbar dar, um die kollaborative Arbeit zu fördern. Die jeweiligen Dateien legt ein ECM selbstständig im geeigneten Ordner ab. So verhindert es den Datenstau auf spezifischen Rechnern und trägt zu einer einfacheren Navigation durch die Ordnerstruktur bei.

Das Open-Source-ECM agorum core z. B. kann Teamchats, Filesharing, Workflows, Post- und Rechnungseingang sowie Freigaben in einem zentralen System abbilden. Der User bleibt providerunabhängig und kann das Programm über die Cloud oder on premise nutzen. Deutsche Rechenzentren sorgen in diesem Fall für eine erstklassige Verbindungsqualität und Sicherheit konform mit dem Datenschutz. Darüber hinaus ist die Nutzung nicht auf das Homeoffice oder Büro begrenzt. Mit der App agorum boost kann auch mobiles Arbeiten realisiert werden: Unabhängig vom Standort können Mitarbeiter sämtliche Projekte bearbeiten und sich mithilfe der Chat-Funktion mit den Kollegen absprechen. Diese Voraussetzungen machen agorum core zur perfekten Grundlage für Homeoffice und mobiles Arbeiten.

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